【シンクロシフト導入事例】ケアサポート株式会社様

シフト作成時間を数時間から45分に短縮。AIによる公平なシフト作成で、職員の不満も軽減。
【ケアサポート株式会社のシンクロシフト導入事例】

当日取材にご協力いただいたケアサポート株式会社の皆様。
写真右から：今回お話を伺ったケアサポートつるみ 拠点長・山岸様、デジタル推進課の今井様、同課の大谷様、総務人事部の今井様。

シフト作成に2～3日かかることも。細かな調整と属人化が課題に

――本日はお時間をいただきありがとうございます。まず最初に、導入前に感じていた課題や導入のきっかけについて教えていただけますか。

山岸様: リーダーとして事業所のシフトを作成していた際、職員の管理や細かい修正が多く、シフト作成に多くの時間がかかっている、と感じていました。そのため、この時間を削減できれば、もっと他の業務や利用者へのサービス提供に時間を充てられるのに、という思いがあったんです。

ケアサポート内でDXプロジェクトのメンバーに推薦された時に、こうしたシフト作成の課題に取り組んでみたいと思ったのがきっかけです。

――主にシフト作成と修正に時間がかかっていたとのことですが、どういった理由があったのでしょうか。

山岸様: シフトを作るにあたっては、職員の勤務状況や労働条件、職員同士の組み合わせなど、考慮すべき点が多くありました。フロアの変更が発生するケースもあります。

また、ショートステイ、デイサービスでは送迎で運転手が必要といった事情もありました。しかし中には、運転ができない職員もいます。

車の配置によって必要な職員、組み合わせが変わってくるため、細かな微調整が必要だった点が、シフト作成が大変だった理由にあげられます。

――なるほど。そういった悩みは他の施設でも多いと思います。シフト作成はどのくらいの工数がかかっていたのでしょうか。

山岸様: シフトは1回で完成するというわけではありません。作成した後に、職員から「ここでお休みを取りたいです」という希望が出たり、夜勤の職員だとダブルワーク先のシフトがまだ出ていないから「もうちょっと待ってください」と言われたりします。

その場合、数日後にその職員のシフトが決まってから、また手修正をする必要があります。シフト確定までのトータルの期間でいうと2～3日かかることも多く、シフト作成の時間を短縮することができれば、と考えていました。

操作の分かりやすさが決め手。「シンクロシフト」導入を決定

――シンクロシフトをお知りになったきっかけについて教えていただけますか。

山岸様: DXプロジェクトのメンバーになり、やはりシフト作成時間の削減に取り組みたいと考えました。

その中で、自動でシフトを作成できるサービスを提供している会社をいくつかピックアップしたのですが、シンクロシフトは、初期設定を含めた手順が分かりやすく、ステップを踏んで組めるようになっていました。

これなら操作が苦手な職員がいても導入しやすいのではないか、と思ったのがシンクロシフトを選んだきっかけです。

――その後、実際にトライアルで試していただいて、使い勝手はいかがでしたか。

山岸様: そうですね。トライアルを開始し、手順を踏んで進めていく中でも、なかなか慣れない操作でもあり時間はかかりました。また、最初の頃は「あれ、うまくいかないな」ということもありましたが、初期設定を含めて少しずつ自分たちの希望というか、理想に近いシフトを組んでいけるようになってきました。

そうして実際に使ってみて、シンクロシフトが使えそうだという目処がついたので、導入拠点を増やしていきました。

――現在の導入状況について教えていただけますか。

山岸様: 今は神奈川エリアの6拠点と千葉のエリアで導入をして、来年の1月から埼玉の事業所、拠点に展開をしていく形で進めています。

シフト作成時間の短縮と公平性の実現。リーダーの精神的負担も軽減

――シンクロシフトの導入後、シフト作成時間の変化はいかがでしたか。

山岸様: 拠点によっては、先ほどお話した以外にもいろいろな組み合わせがあるのですが、そうした状況の中でも、シフト作成時間が短縮できるようになってきた、という声も出てきています。

例えば、以前は作成から修正まで含めると数時間かかっていたものが、45分程度でできるようになったという例もあります。

現場からこうした声も一定数出てきていて、シンクロシフトの導入効果が少しずつ表れているかなという印象です。

――シフト作成に関して、導入後にリーダーの負担感や変化についてお声はありますか。

山岸様: 正直なことを言うと、一番最初の設定では様々な組み合わせも考える必要があり、時間がかかったかな、というのが正直なところです。

ただ、導入してからは職員の入退社も含めて管理がしやすくなりましたし、自動でシフトを組めるという点で工数の削減につながっています。実際、導入した拠点からもそういった声が少しずつ出てきています。

やはり新しいシステムは、慣れていく期間が必要だなというのが今のところの印象です。

――シフトの公平性や納得感については、いかがでしょうか。

山岸様: 今までシフトを手で作っていたときは、職員の組み合わせへの不満だったり、「5連勤が嫌だ」といったような、そういう声も実際にありました。シフト作成者はそうした職員からの声に対応することも多く、大変さはあったと感じます。

しかし、シンクロシフトを導入した後は、シフト作成が効率的にできるようになってきたこと、そしてAIがシフトを組むため、人の感情が入らずに公平な組み方になっている、という点を職員に伝えたりもできます。

そのため、シフト作成者の精神的な負担の軽減につながっていると感じています。

若手リーダーの協力で乗り越えた導入期

――導入にあたって苦労した点があれば教えてください。

山岸様: 導入で苦労した点でいうと、やはりシステムの操作に慣れてもらうことです。

当社ではDXに取り組み始めて2年ほど経ちますが、新しいシステムやツールに意欲的に取り組む職員もいる一方で、苦手意識のある職員もいます。

そうした中で、いかにしてDXや今回導入したツールの目標を共有し、「こういう風にしていくのが理想だよね」という意識を統一していくか、そして、操作に慣れていくか、というところが大変でした。

スムーズに導入するため、現場のリーダーとも話し合いながら、アプリの導入を進めたり、操作が苦手な職員に対しては、希望休の申請の仕方を一緒に1から行うこともありました。

アプリを使うこと自体が嫌になってしまうと大変なので、そこは一緒にやって操作に慣れていく、といった形でサポートしながら進めていきました。

――導入にあたり、若手リーダーはどのような役割を果たしてくれたのでしょうか。

山岸様: 現場の若手リーダーがシステム導入のメリットや効果を理解してくれて、導入を積極的に進めてくれたことは大きかったです。実際にスタッフから希望休を出してもらい、シフトを組むのは現場のリーダーですから。

彼らが「理想のシフトに近づけるには、設定をどうしたらいいのか」などを相談し合い、カスタマーサポートの方と打ち合わせをしながら主体的に進めてくれました。

「サポートからこういう回答が来たよ」と自分たちで実際に設定を変更してシフトに反映させたりと、積極的に取り組んでくれました。

とにかくチャレンジ精神というか、「やってみよう」という形で新しいシステムに取り組んでくれたのが大きかったです。

丁寧なカスタマーサポートが、導入をスムーズに

――導入にあたってカスタマーサポートもご活用いただいたと思いますが、対応の中で印象に残ったことがあれば教えてください。

山岸様: 導入にあたって、分かりにくい質問というか、「これってどうしたらいいんだっけ」みたいな漠然とした質問をさせていただいたこともありますが、「こういうことでしょうか？」とこちらの意図を解釈してくださり、「こういうパターンがありますよ」と、色々な方法を提示していただきました。

「こういうのはどうですか」「こういうのはありますか」と尋ねた時も、「検討してみます」という形でサポートしてくださり、やり取りがすごく細かく、こちらの悩みを解決するための手段をいろいろ講じてくださったのが印象的です。

どういった質問を投げても丁寧にサポートしていただけたので、導入もスムーズに進められたのかなと思います。

属人化を防ぎ、誰でも一定のクオリティでシフトが組める体制へ

――今後、各拠点への導入を進めていく中で、どのような状態を目標とされていますか？

山岸様: シンクロシフトを導入することで、リーダーに限らず、どの職員でも一定のクオリティでシフトが組めるようになることを目指したいです。そして、各事業所のリーダーの工数を削減することも大きな目的ですので、今後、さらに工数削減を実現できたらと思っています。その結果として、リーダーがより介護サービスに集中できる成果が出てくれば良いですね。

ケアサポートとしてはシフトの展開もアプリを通して行い、会社全体でデジタルに触れる機会を作っていければと考えています。また、シフト管理によって適正な人員配置と人件費のコントロールをして、労働生産性を上げられることを目指しています。

そうしたことを実現するためにも、まずはしっかりとマニュアルを整備しながら、他の拠点への導入を進めていくというのが現在の目標です。

――どの職員でも一定のクオリティでシフト作成ができるように、という意図には属人化を防ぐということも含まれていますか。

山岸様: そうですね。これまでずっと、シフト作成はリーダーだけができる業務、みたいになってしまっていたところがありますので。職員ごとの労働条件はもちろんありますが、リーダーだけでなく他の職員でもシフトが組めたり調整ができる仕組みになれば、引き継ぎもしやすくなるのではないかと考えています。

シフト作成が誰か特定の人の業務ではなく、分担できる仕組みを目指していきたいです。

シフト管理の悩みがあるなら、まずチャレンジしてみてほしい

――最後に、同じようにシフト作成で悩んでいる事業者の方へ、導入を検討する際のアドバイスをお願いします。

山岸様: シンクロシフトのサポートチームは悩みに親身に相談に乗ってくださり、少しずつ自分たちの課題、事業所のシフト作成における悩みを解決していくことができました。

シフト作りが大変、負担だと感じている事業者も多いと思います。現場の人員不足といった課題もあるとは思いますが、DXの取り組みの中で、シンクロシフトのようなシステムを導入していくことで、課題解決をしていくことができると思います。

それに、シフト作成がシステムでできるようになると、担当者の精神的なストレス軽減にもつながっていくと思います。

導入にあたっては、リーダーたちが「とにかくやってみよう」と取り組んでくれた部分も大きいので、何事もチャレンジ精神が必要なのかなと思います。

迷っていたらまずチャレンジしてみるのがよいのではないでしょうか。実際にシステムを自分たちの施設で試してみることで、導入後のイメージも湧きやすくなると思います。

――シフト管理でお悩みの施設にとって、大変参考になるお話でした。山岸様、本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

編集後記

「この時間を削減できれば、もっと利用者へのサービス提供に時間を充てられるのではないか」

取材の冒頭で語られた山岸様のこの言葉に、介護現場で働く多くの方が共感されるのではないでしょうか。

シフト作成という管理業務に時間を取られ、本来注力すべきケアの質向上に十分な時間を使えない。これは、多くの介護施設が直面している共通の課題です。

ケアサポート様では、シンクロシフトの導入により、数時間かかっていたシフト作成が45分程度に短縮されるケースも現れるなど、現場レベルでの具体的な効果が出始めています。

また、AIによる公平なシフト作成によって職員からの不満が減少し、リーダーの精神的な負担軽減にもつながっています。

システム操作に不安を感じる職員がいる中、若手リーダーが積極的に取り組み、カスタマーサポートと連携しながら理想のシフトに近づけていった導入プロセスは、多くの施設にとって参考になるでしょう。

シフト作成の負担を軽減し、本来の介護に集中できる環境づくり。あなたの施設でも、第一歩を踏み出してみませんか。

▼シンクロシフトの詳細・トライアルのお申し込みはこちら
https://synchroseries.jp/

【編集部より】本取材について

	ケアサポート株式会社
	設立	2002年
	従業員数	社員 1,429名 （正職員404名・非常勤1,025名） 2025年10月現在
	URL	https://www.care-support.biz/

この記事の執筆者	シフトライフ編集部 介護業界で働く方向けに、少しでも日々の業務に役立つ情報を提供したい、と情報発信をしています。