シフト作成時間を1週間→ほぼ0時間に短縮｜日本介護センター様の業務改善事例【medicaシフト活用】

「シフトのことを忘れられる」ほどの変化を実現！
シフト作成時間を1週間からほぼ0時間に短縮した
株式会社日本介護センターのmedicaシフト活用事例

当日取材にご協力いただいた株式会社日本介護センターの皆様。

訪問介護から有料老人ホームまで――日本介護センターの事業概要

――本日はお時間をいただきありがとうございます。まず最初に、御社の会社概要や事業内容について、お聞かせいただけますでしょうか？

後藤様：
弊社、株式会社日本介護センターは、主に訪問介護を軸として事業を展開しています。居宅介護支援事業所、認知症対応型の通所介護、ショートステイ、グループホームなどを運営しており、この施設（メディケアホームかなう川口）のようなホスピス型の住宅型有料老人ホームも2施設運営しています。訪問介護、訪問看護はそれぞれ併設していて、多岐にわたる事業形態になります。

シフト作成に1週間、修正にさらに数日――管理者を疲弊させた課題

「このシフトはきついです」スタッフからの声に心が疲弊

――medicaシフトを導入される前、シフト作成でどのような課題を感じていらっしゃいましたか?

後藤様：
medicaシフトを導入したのは、この事業所（メディケアホームかなう川口）が始まる前で、デイサービスやショートステイのシフトが最初でした。それまでは、介護業界の一般的な課題ともいえると思いますが、作成者である管理者の工数が大きく、シフト作成にかなり時間がかかっていました。

また、作成して公表した後も、スタッフから「このシフトはちょっときつい」とか、「この人とこの人は嫌だ」といった声が出ることもあったりと、せっかく管理者が頑張ってシフトを作っても、後から修正が発生して心が疲弊してしまう。そこをなんとかしてあげたいと思っていました。

管理者の負担を減らして、従業員教育や、売上を上げるための活動、営業活動などに専念できる環境を作ってあげたい。それが導入を検討した一番の理由ですね。

シフト作成に1週間、修正対応にさらに数日。精神的にも大きな負担

――具体的には、シフト作成にどのくらいの時間がかかっていたのでしょうか?

大宮路様：
1日では終わりません。1週間ぐらいはかかっていましたね。

――それだけの時間をかけてシフトを作って展開しても、さらに修正するのに数日かかるという感じだったんですね。

大宮路様：
そうですね。

「現場の考え方に沿ったフロー」が決め手――medicaシフト導入の経緯

親会社の新サービス検討がmedicaシフト導入のきっかけに

――導入検討のきっかけについて、シンクロシフトをお知りになった経緯も含めてお聞かせいただけますか?

後藤様：
弊社の親会社であるfor a careerが、介護施設向けの採用支援サービス「メディカ」を展開しているのですが、シフトと採用は親和性が高いということで、新たにシフト管理支援のサービスを検討することになりました。

シフトは管理者だけでなく、経営者層から見ても、今本当に人員が足りているのか、あるいは余分に抱えすぎていないかといった指標にもなるんですね。

シフトを経営指標という面でも分かりやすくして、より良い人材配置をメディカとして全国各地の事業所にサービス提供できるのではないか、付加価値を与えられるのではないかと考えたのがきっかけです。

ただ、シフト作成のシステムを一から開発するのは難しく、既存のサービスを探していたところ、御社のシンクロシフトを見つけて、私からお問い合わせしたのが始まりです。

――それはWebサイトからのお問い合わせだったのでしょうか？

後藤様：
そうです。検索して見つけました。そこからまずは日本介護センターで使ってみようということで、商品説明や使い方の説明を受けたのが最初ですね。

他社比較でシンクロシフトを選んだ理由――「より現場の考え方に沿ったフロー」

――他社のサービスとも比較はされていたのでしょうか？

後藤様：
はい、比較しました。その中で、シンクロシフトに決めた一番の要因は、商品説明や開発の経緯をお聞きした時に、「より現場の考え方に沿ったフローでシフトを作成できる」と感じたことです。

シフトを作成する人が頭の中で思い描くであろうフロー、例えば、まず夜勤を埋めて、そこから希望休の反映や人員配置、日勤帯、遅番などを決めて、最後に人数や相性の調整を行う、といった流れの通りに作られているなと感じました。

そのため、シンクロシフトを使えば現場の肌感覚というか、実際に現場のシフト管理者が作るシフトに近づくものが出来上がるのではないかと考えました。

他社のツールですと、プログラムの仕様通りにユーザー側が思考を当てはめていく作り方になる感じがしました。細かい調整は可能ではありますが、ユーザー側がシステムに合わせる部分が大きいのかなと。最終的に求めるシフトにしていくためには、プログラムを書き換えないといけない、そんなような印象でした。

導入するのであれば、より現場の考え方に沿ったフローで作成できる方が良いのではないか。それに合致するのがシンクロシフトだったんです。これが判断材料になりました。

1週間かかっていたシフト作成が「ほぼ0時間」に――medicaシフト導入後の劇的な変化

シフト作成はメディカ経由の運用で、現場は「要望を出すだけ」

――御社の運用方法は、一般的なシフト管理システムの使い方とは少し違うと伺いましたが？

後藤様：
はい、そうなんです。日本介護センター側では、実はシンクロシフトを直接使っていません。

私がテストユーザーとして試した後、トライアル時点からメディカに入ってもらい、メディカの担当者にレクチャーを受けてもらいました。

そして、まずは弊社のデイサービスのシフトを作ってもらうことから始めました。以降はメディカでシフトを一括で作成してもらい、それを展開しているという運用です。

メディカとのやり取りは「備考欄入力」と「要望の伝達」だけ

――現場での実際の運用について、教えていただけますか？

大宮路様：
メディカとのやり取りは、すごく楽です。ツールの中に問い合わせ欄があって、それに従って職員ごとの備考欄に一人ひとりのコメントを入れていく形です。

例えば、備考欄に「この人は夜勤が何回でもできます」とか「管理者だから日勤のみにしてください」といった情報を入れます。より細かい情報を入れるほど、うまくシフトが振り分けられるので、このやり取りは割と頻繁に行っています。

その後、「この方は日勤のみで作ってもらえませんか」とか「この方は夜勤なしでお願いします」といった細かい要望をやり取りして、出来上がったものを確認するだけ。私たちが実際にシステムを操作することは全くありません。だから、すごく楽です。

出来上がったシフトを確認していて、「この人は休みが少ないね」とか「ここ夜勤じゃなかった、希望が間違ってた」といったことがあれば、また問い合わせをして変更をしてもらいます。

シフトは全て「予定」として作成してもらっていますので、後から急な休みなどが発生したら、その部分だけこちらで変更する形です。でも、自分でシフトを作り直すことを考えれば、全然楽ですね。

1週間→ほぼゼロ――シフト作成時間の劇的な短縮

――導入前後で具体的にどのくらい時間が削減されたのでしょうか？

大宮路様：
もう「減った」というより「触らなくて良くなった」という感じですね。勤務表を見る時間も少なくなりましたし、確認するだけで終わります。

渡辺様：
スタッフからの休み希望を聞いて、メディカ側にそれを伝えるだけです。

大宮路様：
以前のように、シフトを気にかける必要がなくなったので、気持ちがとても楽です。1週間かかっていたのが、ゼロに近い状態ですから。スタッフから希望を出してもらって、その希望を更新して新しいシフトを作ってもらう運用ですから、長い時でも30分もかかっていないと思います。

渡辺様：
スタッフには「いついつまでに休み希望を提出してください」と伝えるだけで、上がってきたものをメディカのシフト担当の方に報告するだけです。自分で考えることはもうしていません。本当にゼロに近いと感じていますね。

「シフトのことを忘れられる」――精神的負担からの解放

シフト作成の残業がゼロに――本来業務に集中できる環境へ

――シフト作成にかかっていた時間が大幅に削減されたということですが、創出された時間をどのように活用されていますか？

大宮路様：
自動で作成されて上がってくるまでは他の作業ができるので、シフトのことは忘れています。今までシフト作りにかかっていた時間で、利用者さんに目を向けることができますし、別の集計作業ができたりするようになりました。本当にありがたいです。

また、残業もなくなりました。シフトを作るための残業がなくなったんです。

――以前は残業してシフトを作っていたんですか？

大宮路様：
はい。やはり業務中はなかなかシフト作りができないので…残業して作らないと出来上がらない状況でした。今はその残業もなくなって、本来注力すべき業務に専念できる環境が整いました。

――時間的な変化に加えて、精神的な面でも変化はありましたか？

大宮路様：
気持ち的に、シフトを考えないでいいというのが一番大きいですね！

シフトを作る側には、やはり責任がありますので。例えば、シフトを出した時に確認ミスがあり、スタッフから「間違っていますけど…」と言われてまた手直しとなると、一からやり直しです。そこからまた2、3日、下手すると1週間後になることもあって…ずっとずれていって月末の31日に出すことになってしまうことも多々ありました。

でも今はメディカ側からシフトが出されたらすぐに掲示ができます。予定の25日ぐらいには出せるようになっています。

「私たち作ってないから」――シフトに対してのスタッフからの不満も激減

――シフトに対するスタッフの方々の反応に、何か変化はありましたか？

大宮路様：
不満が出ることは、以前に比べてかなり減りましたね。もし何か言われても、「私たち作ってないから」と言えるんです。

自動で作成されているので、不満を言われても「それはそう言われてもね」と言えるのが、本当に精神的に楽になっています。

渡辺様：
私はあまり不満を聞いたことがないですね。「こういうもの」と受け入れていただいている感じです。

複数案から「選べる」柔軟性――medicaシフトのメリット

――medicaシフトならではのメリットについて、教えていただけますか？

大宮路様：
メディカに依頼すると、第4案など複数案を作ってもらえるので、選べるんです。シフトを選んで「これで出そう」とできるのが、すごくありがたいですね。

選べるってすごいと思います。当然ですけど、今まで選ぶどころではなかったですからね。1つのシフトに1週間かかることもあったくらいですから。苦労して作ったシフトが使えなかったら、「もう作りたくない」となってしまってました（笑）

――今だと、普通に4案ぐらい出てくるんですか？

大宮路様：
はい。例えば「この方は日勤だけ」「この方は早番だけ」「この方は夜勤だけ」といったバージョンを依頼すると、それぞれを提示してくれます。

――複数のシフトを作るのは、確かにご自身では難しいですよね。

大宮路様：
絶対に作れません、自分たちでは。メディカに依頼すると色々なシフトが出来上がってくるので、「どれがよいか」というところは、管理者と話し合って決めて出すという形です。

シフトの表記方法によって効果が変わる――medicaシフト運用で得た気づき

――現在、medicaシフトの導入状況はいかがですか？

後藤様：
施設に関してはすべて導入が完了しています。

――導入施設において、改善効果は実感されていますか？

後藤様：
はい。大きな効果を実感しています。ただ、運用の中で気づいたんですが、シフトの表記方法によって効果が変わってくるんです。

例えば、デイやショートステイでは、シフトに役割まで追加していました。「今日はリーダー担当」とか「今日は入浴介助担当」とか。そうすると、勤務状態だけのシフトと比べて、途端に考えることが増えて、やり取りに時間が必要になってしまうんです。

そこで、新しく開設した「メディケアホームかなう」では、最初から役割表記をあえてしないシフトにしました。そうしたら、本当にほぼゼロです。劇的に効果が変わると感じています。

大宮路様：
ゼロですね。本当にありがたいです。

シフト作成で悩む事業者へ――「丸投げ」という選択肢

――最後に、同じようにシフト作成で悩んでいる事業者にメッセージをいただけますか？

ツール利用か丸投げか――コストと効果のバランス

後藤様：
シフト作成の工数を削減するには、シフト作成をツールを使って行うか、丸投げするといった方法があります。うちは今、ほぼ丸投げ状態です。その方が、現場の負担が一番軽いと思います。

確かにmedicaシフトを使う分、シンクロシフトを単体で使うよりはコストがかかるかもしれません。でも、丸投げしている分、気持ち的に余裕ができて、現場への教育や営業活動といったプラスの方向に時間を使えます。そこはやはり考えていただきたいポイントかなと思います。

シフト運用を見直す覚悟が成功の鍵

後藤様：
メディカもそうですし、シンクロシフトもそうだと思いますが、シフトにどこまで表記するかによって、工数削減の効果が全然違ってくるかなと思います。

今、現場で使っているシフトに慣れているからこだわりたい、そのままの使い方をしたい、という気持ちはあるかもしれません。でも、工数削減効果を考えるなら、今まで使ってきたシフトを変えるぐらいの気持ちでいた方が、より効果を発揮しやすいと思います。

例えば、白板で役割を管理しても良いと思いますし、出来上がったシフトに後からペンを入れて、リーダーは赤といったように示しても良いと思います。シフトを作るときに全部を表そうとすると工数がかかってしまって、結局、管理者の負担はなくならないと思います。

――シフト作成の改良をきっかけに、運用も変えてみることで、改善効果が見込めるということでしょうか？

後藤様:
そうですね、はい。実際「かなう」ではシフト管理の時間コストがほぼゼロ、管理者の精神的な負担も激減することができました。

――なるほど、同じ課題を抱える多くの介護事業者の方々にとって、大変参考になる事例だと思います。本日は貴重なお話をありがとうございました。

編集後記

取材を通じて最も印象的だったのは、大宮路様が語られた「シフトのことを忘れられる」という言葉でした。

1週間かかることもあったシフト作成の工数が「ほぼゼロ」になったという削減効果以上に、「シフトを考えないでよくなったのが一番」という言葉が心に残りました。この言葉からは、精神的な負担の軽減が、管理者にとってどれほど大きな変化だったかが感じ取れます。

確認ミスが原因の手直しや、スタッフからの変更依頼に対応するため、月末まで続くことも多かったという修正作業。シフト作成は毎月の業務です。だからこそ、シフト管理を担当する管理者の心が疲弊しやすいといえます。

medicaシフトの導入により、そうした日常的なストレスから解放され、本来やりたかった利用者ケアやスタッフ教育などに時間を使えるようになった。それこそが、シフト作成代行サービスの価値なのだと感じました。

また、後藤様が語られた「今まで使ってきたシフト運用を変えるぐらいの気持ちでいた方が、より効果を発揮しやすい」というアドバイスも印象的でした。慣れ親しんだやり方を変える勇気が、劇的な改善につながる。その実例を目の当たりにした取材となりました。

同じようにシフト作成で悩む介護事業者の皆様にとって、この事例が一つの道しるべになれば幸いです。

【編集部より】本取材について

本記事は、介護施設におけるシフト管理業務の改善事例として、株式会社日本介護センター様への取材をもとに作成しました。

同社では、当社（株式会社サインキューブ）が開発したシフト管理システム「シンクロシフト」の技術を活用したシフト作成代行サービス「medicaシフト」を導入されています。

シンクロシフトは、介護業界の複雑なシフト管理業務を効率化するために、介護事業者自身が開発したシフト管理システムです。シフト作成者が実際にシフトを作成するときの思考プロセスに沿って設計されており、現場が作るような自然なシフトを自動生成することが特徴です。

medicaシフトは、このシンクロシフトの技術を活用し、専任担当者がシフト作成業務を代行するサービスです。
（シフト作成代行のみならず、加算取得モレ防止、人員配置の課題特定なども提供されます）

同社では、medicaシフトの導入により、約1週間かかっていたシフト作成を「ほぼ0時間」に短縮。管理者が「シフトのことを忘れられる」状態を実現し、シフト作成のための残業もゼロになりました。さらに、スタッフからの不満も激減するという、想定以上の効果が得られています。

今回の取材では、シンクロシフトを選んだ理由「より現場の考え方に沿ったフローで作成できる」という点や、medicaシフトの具体的な運用方法、そして「今まで使ってきたシフト運用を変えるぐらいの気持ちでいた方が効果を発揮しやすい」という導入成功のポイントまで、詳しくお話を伺いました。

シフト作成で悩む介護事業者の皆様にとって、参考となる実践知が詰まった貴重なインタビューとなりました。

株式会社日本介護センター様、そして後藤様、大宮路様、渡辺様、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

【本記事に関連するサービス・企業情報】

▼medicaシフトについて詳しく知りたい方はこちら
https://cyxen.co.jp/service/medica-shift

▼株式会社日本介護センターについて
https://nkc.securesite.jp/nkchp/top/

▼メディケアホームかなうについて
https://nkc.securesite.jp/kanow/lp/

▼シンクロシフトについて詳しく知りたい方はこちら
https://synchroseries.jp/

※シフト作成に課題を抱えている介護事業者は、ぜひmedicaシフトやシンクロシフトのサービス詳細をご覧ください。

	株式会社 日本介護センター
	設立	平成8年7月30日
	従業員数	常勤：147名 非常勤：328名 令和6年3月末現在
	URL	https://nkc.securesite.jp/nkchp/top/

この記事の執筆者	シフトライフ編集部 介護業界で働く方向けに、少しでも日々の業務に役立つ情報を提供したい、と情報発信をしています。