シフト作成時間を最大4日削減。属人化していたシフト管理から脱却した株式会社MCのシンクロシフト導入事例

シフト作成時間を最大4日削減。属人化を解消し、引き継ぎやすいシフト管理体制へ。株式会社MCのシンクロシフト導入事例

当日取材にご協力いただいた株式会社MCの皆様。
写真左から、事務局の小菅様、介護課課長の山口様、獅子田様。

施設概要——神経難病・人工呼吸器対応の有料老人ホームを2施設運営

ALS患者など医療依存度の高い入居者を支える専門施設

——まず、御社の事業内容についてお聞かせください。

小菅様：弊社は2つの有料老人ホーム、「サポートハウスみさとヴィラ」と「サポートハウスみさとノイエ」を運営しています。2015年に「みさとヴィラ」が開設し、2020年に「みさとノイエ」を開設しました。

「みさとヴィラ」には訪問介護と訪問看護の事業所を併設しており、「みさとノイエ」には訪問看護事業所を併設しています。

また、現在は三郷駅の駅前に居宅介護支援事業所を移して運営しております。「WELLNESS BASE（ウェルネスベース）」と名称も一新し、そちらでは、地域住民に広く開かれた場所として、介護の相談などを受け入れる事業も昨年末から始めたところです。

——施設の特徴についてもお聞かせいただけますか。

小菅様：神経難病の方を主な対象とした施設です。そのため、入居者の多くがALSなどの疾患をお持ちで、人工呼吸器を装着されている方が非常に多いというのが特徴になります。

導入前の課題——シフト管理の負担を軽減するため、自動作成ソフトの導入を検討

シフト作成に最大1週間——その負担の大きさが、他の業務を圧迫

——シンクロシフト導入前に感じていた課題について伺えますか。

山口様：以前は別の施設で早番・遅番・夜勤のあるシフトを組んでいた経験がありましたが、すべて一から手作業で組んでおり、職員の都合も考慮しながらの作成はとても大変だったことを覚えています。

現在の施設は日勤と夜勤の2区分ですが、それでもバランスを考えながらシフトを組むのは大変です。偏りのないシフトに整えようとすると、微調整を含めて最短でも5日はかかっていました。

シフト作成は現場に入りながらの作業になるので、一度中断して戻ると「どこまでやったか」がわからなくなることも多く、ひどい時は1週間ずっとシフトとにらめっこしている状態でした。

——微調整というのは、具体的にどのようなものですか。

山口様：希望休は期日までに提出してもらっていましたが、実際にシフトを組んでみると連続勤務が増えてしまっていたり、夜勤の回数に偏りが出てしまったりすることがあります。それを均等にするための調整に、どうしても時間がかかっていました。

——獅子田様はいかがでしょうか。医療依存度の高い入居者様が多いご施設かと思いますが、スタッフの配置やシフト作成の引き継ぎで苦労された点はありますか。

獅子田様：ありがたいことに、当施設は勤続年数が長いスタッフがほとんどなので、資格や経験による配置ではあまり苦労しませんでした。誰が勤務に入っても問題ない体制はできています。

ただ、スタッフ一人ひとりの事情、たとえば「5日間連続勤務でも構わないから連休が欲しい」といった個々の希望を汲み取りながら組むのは簡単ではありません。

前任者はそうした事情をすべて把握して、考慮した上でシフトを組んでいましたが、引き継いだ時、私にはその情報がなかったので、システムに任せられるということで、公平感のある決め方ができるのはありがたいなって思います。

——シフト作成にはどのくらいの時間がかかっていたのでしょうか。

山口様：現場に入りながらの作業なので、事務作業だけに集中するというわけにはいかなくて。中断して戻ると「何をどこまで修正したか」がわからなくなり、一から頭で考え直すことになります。

まとまった時間が取れない中での作業だったので、結果的に1週間近くかかってしまうこともありました。

獅子田様：トータルで5〜6時間は費やしていたと思います。持ち帰りはせず、仕事の合間に進めていましたが、合計するとかなりの時間になりますね。

負担を次の担当者に引き継がせたくない——導入検討を本格化させた背景

——導入を本格的に検討するきっかけについて、もう少し詳しくお聞かせください。

小菅様：ちょうど年度切り替えのタイミングで、シフトを担当する課長が一気に入れ替わることになりました。以前からシフト作成に非常に時間がかかっているという声は聞いていましたし、作成のノウハウが属人化・ブラックボックス化しているという課題もありました。

この負担をそのまま次の担当者に引き継いでも仕方がないと考え、このタイミングでシフト自動作成ツールを導入しようと上長に上申し、企画を始めました。

——前任のシフト担当者は、どのくらいの期間担当されていたのでしょうか。

山口様：前任者は約5年です。

獅子田様：同じく、5〜6年程度です。

小菅様：これだけ長く一人で担当していると、ノウハウがすべてその人の頭の中にある状態です。それを一から新しい担当者に伝えていくのはなかなか大変ですし、同じ負担をまた背負わせることへの懸念もありました。

導入検討のきっかけと比較——介護事業者が開発したシステムならではの設定のしやすさが決め手に

複数ツールを試して気づいた「夜勤設定の壁」

——シンクロシフト以外にも、検討されたツールはあったのでしょうか。

小菅様：上申して社長の承認を得てから、何社かのツールを選定してトライアルを行いました。ただ、夜勤の設定自体はできるものの、夜勤回数の均一化が難しいツールばかりで、実際の運用には厳しいなという印象でした。

——シンクロシフトをお知りになったきっかけをお聞かせいただけますか。

小菅様：最初の1〜2か月ほどは別のツールを試していたのですが、なかなか合うものが見つからなくて。そんな時、別件で取引のあった企業の担当者にシフト自動作成ツールについて相談したところ、シンクロシフトを紹介していただきました。そこからすぐにトライアルを始めました。

他社では必要だった細かな設定が不要

——シンクロシフトの印象はいかがでしたか。

小菅様：他のツールと比べて、設定がとてもシンプルだなと感じました。勤務区分の設定は1画面でマル・バツをつけるだけですし、スキル設定なども1画面で完結します。UIがわかりやすくて馴染みやすいので、トライアルの段階でほぼ設定が終わってしまうくらいでした。

——設定のしやすさ以外に、導入の決め手となったポイントはありますか。

小菅様：シンクロシフトは介護事業者が開発したシステムということもあって、夜勤の考え方がしっかり反映されている印象です。他のツールだと、夜勤明けの休みを別に設定しなければならないなど、どうしても設定項目が増えてしまいます。

シンクロシフトではそうした設定が不要で、夜勤のバランスや回数を均等にしてくれるところも、他のツールと比べてしっかりしていると感じました。

専任の担当者を置けない環境や、ITにあまり詳しくないスタッフが多い環境でも導入しやすいソフトだと感じています。医療法人や介護施設にとっては、使いやすいソフトなんじゃないかなと思います。

「楽になるなら」の声に後押しされた、スムーズな導入プロセス

ICT推進の下地が支えた、「楽になるなら」という歓迎の声

——「システムを導入します」という話を聞いた時、お二人はどのような印象でしたか。

山口様：率直に「あ、そういうのがあるんですね」という驚きがありました。AIでシフトを作る時代なんだなって。それで楽になるのであれば助かるなと思いました。以前から導入の検討が進められていることは知っていたので、それが現実になるんだなと。

獅子田様：本当に率直に「考えなくていいんだな」と思いました。早く導入してほしいと伝えた記憶があります。

——現場のスタッフの方々の受け止め方はいかがでしたか。

小菅様：今回は4部署に導入したのですが、どの部署からも「楽になるなら」という声の方が強くて、こちらとしても心配なく進められました。

一昨年頃に全スタッフへスマホを1台ずつ配布するなど、以前からICTの推進には取り組んでいましたので、最初は戸惑いもあったようですが、徐々に「あ、また新しいことやるのね」くらいの温度感になっていて。その下地があったので、今回のシンクロシフト導入もスムーズに進みました。

——導入はどのような流れで進められたのでしょうか。

小菅様：トライアルで出来上がったシフトを各課長に見せて、「これなら使えそうですか」と確認しました。また、各課長に実際に試してもらって、「大丈夫そう・使えそう」という反応をいただけたので、導入を進めました。

金額感もあらかじめ想定していた範囲内だったので、すんなり導入が決まりました。

希望休のアプリ申請も、周知を重ねることで現場スタッフに自然と定着

——スタッフの方がスムーズに使えるようになるまで、どのくらいかかりましたか。

山口様：受け入れ自体は早かったんですが、希望休の申請が二段階の操作になっていて、最初はそれに気づいていないスタッフが多かったんです。それで「申請出したんですけど」「届いてないよ」というやり取りがしばらくありました。

でもアナウンスを続けたら、最近は言わなくても「確認した方がいいですよね」と声がかかるくらいになっています。導入や操作などについて「困ります」「わかりません」という声はスタッフからは出なかったですね。

——管理者側の操作としては、難しくはなかったですか。

山口様：最初は難しいところもありましたが、小菅さんに教わりながら進めました。基本は自動でやってくれるので、新しい入職者の設定や勤務形態の変更など、普段あまり触らないところをその都度確認しながら対応しています。

——初期設定はいかがでしたか。

小菅様：他のツールに比べれば簡単だったなという印象がありますね。個人設定も1画面で完結しますし、UIがわかりやすくて馴染みやすいという印象です。

導入後の改善効果——シフト作成時間を最大4日削減

時間的な削減効果と「焦りから解放された」精神的な変化

——シフト作成時間はどのくらい削減されましたか。

山口様：最初のうちは正直、自分で作ったシフトとシンクロシフトが出したシフトを照らし合わせて、「こういう考え方もあるんだ」と参考にしながら手直ししていた時期もありました。

でも、その時と今を比べると、以前は最短でも1週間近くかかっていたのが、微調整を含めても3日程度まで減っています。4日間は削れたかなと。それだけでも業務への影響は大きいですね。

獅子田様：私もシフト作成時間は半分程度に減りました。

——精神的な面での変化はありましたか。

山口様：自分の中では「早く作らなきゃ」という焦りが正直ありました。早く出さないとスタッフの皆さんもご家庭の事情がありますし、「シフトを早く知りたい」という声が現場から上がっていましたから。かといって希望休の締め切りを早めるわけにもいかなくて。

シンクロシフトを導入してからは、シフトを作らなきゃという精神的な負担が一つ減って、別のことができるようになりました。

——実際の運用の中で、調整が必要な場面はありますか。

獅子田様：どうしても希望休や有給の日にちによっては、夜勤の回数が設定通りにならないことがあるので、そこは私の方で微調整しています。ただ、以前と比べれば負担は大幅に減っていますね。

AIが作ったから、と言える——公平性がもたらしたスタッフの納得感

——シフトの公平性や透明性について、スタッフの方から声はありますか。

獅子田様：システムが決めてくれることで、公平感が生まれていると思います。前任者は各スタッフの事情を全部把握した上で組んでいましたが、私にはそれがなかったので、システムに任せて決められるのはありがたいですね。

スタッフが納得しにくいシフトになった時も、「しょうがないよね、私じゃなくてシステムが作ったんだし」「そっか」という感じで。責任転嫁ではないんですけど、納得してもらいやすいですね。不公平感に関する声は一切聞かないです。偏りがあるなと思ったら、もう一度生成し直すこともできますし。

山口様：スタッフからは特に大きな反応はないんですが、不満も出ていないです。「そういうシステムがあるんですか」という形で認知が広がって、「山口さんも考えなくていいんですね」という声はありましたね。

創出された時間で、コア業務へ集中できる環境へ

——シフト作成時間が削減されたことで、どのような変化がありましたか。

山口様：以前はシフト作成を優先して他の業務を後回しにしていたんですが、それがなくなったことで、月末にできることが増えました。現場に入りながら別の業務もこなせるようになって、自分の中でTODOリストをこなせる量が増えたなと感じています。タスク整理がしやすくなりましたね。

それと、シフトを早めに展開できるようになったことで、お子さんのいるご家庭のスタッフから「助かります」という声も実際にいただいています。スタッフにとっても、来月の予定が早くわかるだけで安心感が違うんだなと感じています。

——獅子田様はいかがでしょうか。

獅子田様：私の業務時間が減ることで、主任の業務をサポートしたり、副主任の業務を私が担えるようになりました。今日のように人員が埋まらない日には、私自身が訪問に出ることもできています。そうした動きができるようになったのも、シフト作成の負担が減ったおかげかなと思います。

運営側から見た導入評価と、導入しなかった場合のリスク

——運営の観点から、導入の効果をどのように評価されていますか。

小菅様：ずっとシフト作成に時間がかかっているという管理者の声を聞いていたので、そこが削減できたというのは大きな一歩だと思っています。それぞれ他の業務もありますので、具体的に何時間残業が減ったかというところにはまだ結びついていないかもしれませんが、精神的な大きな負担を一つ取り除けたという点では、非常に有用だったんじゃないかなと思います。

——導入を検討される中で、感じていたリスクはありましたか。

小菅様：今後も従業員がどんどん増えていく環境がありますので、その中で手作業でシフトを作り続けるのは、いずれ不可能になっていくんじゃないかなとずっと考えていました。シフト作成に時間を取られることで残業が増えてしまうリスクもありましたし、前任者もシフト作成からなかなか解放されないという問題もありました。

引き継ぎの難しさも大きかったですね。一からまた手で作り上げるのかというプレッシャーと、時間的な負担は相当なものだったと思います。

今後の展望と導入を振り返って——「シフトを考えなくていい環境」をスタンダードに

——今後の展望についてお聞かせください。

小菅様：今後新しい施設ができた場合にもシンクロシフトを導入していく方針です。基本的には、管理者がシフトを作る業務をあまり考えなくていい環境、それをスタンダードにしていきたいなと思っています。

シフト作成は、時間がかかる割に本来の業務とは関係ない時間だと思っているんです。引き継ぎにしても、マンツーマンで前任者が新しい人に教える必要がありましたし、そこに管理者の時間を費やしてほしくないなと。もっとコア業務の方に集中してほしいという思いがありますね。

——獅子田様は、導入を振り返っていかがでしょうか。

獅子田様：導入して数か月経ちましたが、ポジションが変わった時に「誰でもシフト作成ができる体制作り」が大切だと思っているので、その点で導入して良かったなと思っています。

——山口様はいかがでしょうか。

山口様：一番は時間効率が良くなったことですね。4日間削れるだけで業務に大きく差が出ますし、そこが一番のポイントだと思います。

私自身、以前は早番・遅番・夜勤のある施設でシフトを組んでいた経験があるというお話をしましたが、作るのは本当に大変で。早遅夜勤をこなすだけでも体への負担が大きく、体調を崩しやすくなる方もいますから、それも考慮しながら組むのはかなり大変だと思うんです。

それをAIがやってくれるのであれば、相当楽になるだろうなと思いますし、早番・遅番・夜勤のある施設では特に喜ばれるソフトなんじゃないかなと感じています。

※編集部補足：シンクロシフトは独自のAIアルゴリズムにより、心身負荷の少ないシフトを自動作成します。

——質問は以上となります。本日はお忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。

一同：ありがとうございました。

編集後記

「管理者がシフトを考えなくていい環境を、スタンダードにしていきたい」——小菅様のこの言葉が、取材を通じて強く印象に残りました。

シフト作成は、本来の業務ではないにもかかわらず、管理者の時間と精神的エネルギーを大きく奪う業務です。山口様が「タスク整理がしやすくなった」と語られたように、シフト作成の負担が減ることで、管理者は本来向き合うべき業務に集中できるようになります。

管理者は組織の要です。その限られた時間をどこに使うのか——今回の取材を通じて、シフト管理の在り方を見直すことの意味を改めて感じました。

シフト作成の負担軽減や、属人化の解消により、誰でも引き継げる体制を実現したいとお考えの事業者様は、ぜひシンクロシフトの導入をご検討ください。

▼シンクロシフトの詳細・トライアルのお申し込みはこちら
https://synchroseries.jp/

なお、本記事の役職・数値・状況は2026年2月に実施した取材時点の情報に基づいています。

	株式会社MC
	設立	2014年
	URL	https://mc-misato.com/

この記事の執筆者	Shift Life編集部 介護現場での実務経験を持つライターと、介護報酬・制度に精通した編集スタッフが連携し、現場で役立つ情報をお届けしています。 制度・加算に関する情報は、厚生労働省・自治体などの公的機関が発行する一次情報を優先的に参照し、掲載前にファクトチェックを実施しています。