勤怠入力1〜3日→1時間未満、シフト作成はその日に完了。大規模特養・創生園 青葉のシンクロシフト導入事例

シフト作成を平均1～2日からその日のうちに短縮。
「AIが作ったから」が職場の公平感と職員意識を変えた創生園 青葉のシンクロシフト導入事例

当日取材にご協力いただいた創生園 青葉の皆様。
写真左から2人目：施設長の川上様、3人目：主任の岩本様、4人目：副主任の遊馬様。※役職はいずれも取材時点のものです。

施設概要——創生園 青葉は220床・11フロア、大規模ユニット型特養

220床・11フロア・職員160名を支える施設体制

――本日はお時間をいただきありがとうございます。まず、施設の概要と特徴について教えていただけますか。

川上様：本施設はユニット型の特別養護老人ホームで、横浜市内に220床を構えています。1フロアに2ユニット・最大20室の構成で、全11フロア・4棟から成っています。

短期入所生活介護（ショートステイ）のフロアも1フロア・2ユニットで併設しており、ご自宅で生活されている方の短期利用を受け入れています。地域の居宅ケアマネジャーとのコミュニケーションを大切にしながら、地域に根ざした施設運営を目指しています。

職員数は全職種合わせて160名ほどです。介護職だけで正社員が約90名、パートが約20名の計110名が在籍しています。専門職に加えて、洗濯担当、送迎ドライバー、介護補助など多様な職種が施設を支えています。なかなか人の配置が難しくなっている昨今ですが、ミャンマー・ベトナム・フィリピンの特定技能職員、総勢28名（取材時点）の方々の力添えを借りながら運営しています。

グループ全体で取り組むDX化の現在地

――DX化にも積極的に取り組まれているとのことですが、現在の状況を教えていただけますか。

川上様：創生会グループ全体でDX化を推進しており、介護ソフトは首都圏のほぼ全施設に導入し、請求から日々の記録まで網羅する形で運用しています。

勤怠管理も、元々は紙の出勤簿にハンコを押して管理していたのですが、今は出退勤管理システムに切り替えました。シンクロシフトで作成したシフトをそのままインポートできる連携体制も構築済みで、業務全体の効率化を図っています。

そのほか、自動議事録ソフトも活用しており、グループ全体としてDXに力を注いでいるところです。

導入前の課題——属人化・膨大な手入力・紙管理の限界

紙とエクセルで11フロアのシフトを管理。煩雑さと属人化が課題に

――シンクロシフト導入前のシフト管理の状況を教えていただけますか。

岩本様：以前は、各フロアのリーダーが職員から希望を紙で集め、エクセルで作成したシフトを紙で配布する流れでした。

シフトの作成は毎月20日ごろから始めて、25日前後には完成させて配布していたのですが、その段階になって「実はここも休みたいです」と希望が出てきて、作り直しが発生することが度々ありました。

エクセル上でポチポチやりながら修正する、まさにパズルのような作業でしたね。修正が完了したら紙に印刷して配布し直す形だったので、変更が出るたびに手間がかかり、管理がとても煩雑でした。月の途中での勤怠変更なども全て紙で対応していました。

各フロアのリーダーが1人で2ユニット・約10名分のシフトを作成していましたが、作り方はリーダーによって全く異なっていました。シフトを作るのが上手い人もいれば苦手な人もいる。そうした差を管理側で把握できていない状況でした。属人化が進みすぎていたというのも、大きな問題だったかなと思っています。

希望休の管理も、つらかったことの一つでした。希望休がどうしても被ってしまったとき、職員に希望休の変更について相談しに行くんですが、「理由があるんです」と言われて、なかなか相談がまとまらなくて。あと、いろいろ配慮して作ったシフトに対して、連休や連勤について要望が出ることも多くて。事情があってそうなっているんですが、なかなかそこを説明しきれないのが大変でした。

月次の勤怠入力が1～3日かかることも。100名分を1人で手打ちする大変さ

――管理側として、特に大変だったことはどのような点でしたか。

岩本様：一番きつかったのは、勤怠システムへの手入力です。約100名分のデータを私が1人で打ち込んでいたので、集中してやっても丸1日費やしてしまうような作業でした。

電話応対など他の業務が入ると、2～3日かかることもありました。しかも、入力をやり終えたと思ったら「ごめんなさい、作り直しました」と言われて、入力を一からやり直すこともありました。これは本当に大変でした。

確認作業のズレがシフト展開の遅れに。職員の休日まで巻き込むことも

――確認作業や情報共有の面で、苦労されていたことはありましたか。

岩本様：完成したシフトを私がチェックして、夜勤が抜けていたり、配置が薄かったりする箇所をリーダーに指摘して作り直しを依頼するのですが、私とリーダーのシフトが合わないタイミングがあると、確認のやり取りができずに完成がどんどんずれていく、という問題もありました。

遊馬様：私は現場のリーダー側なのですが、岩本主任にシフトを確認してもらいたいとしても、お互いの勤務が合わないと確認がどんどんずれていってしまって。そして月末が近くなってしまうと、シフト展開を間に合わせるために休みの日でも電話で確認しながら作り直して提出しに行く、ということをしていましたが、それでも間に合わないこともありました。

さらに、フロア職員への配布の際も、勤務が合わない職員がいると、翌月の勤務開始までに配布が間に合わないケースがあります。その場合には、その職員の休日にも電話をして「今から写真を送るので確認してください」と伝えなければいけなくて。そういったときは職員の休日まで巻き込んでしまうので、本当に大変でした。

岩本様：他に大変だったのは、フロアに掲示しているA3の紙に赤ペンで添削されているものを確認しに、各フロアを自分の足で回って変更を把握していたことです。まさに「足で稼いでいた」という感じです（笑）。11フロアあるので、それだけでも相当な時間でしたね。

導入前のシフト作成時間——リーダーによって最大5日の差

――導入前、シフト作成にはどのくらいの時間がかかっていたのでしょうか。

岩本様：私は1時間半ほどでできていました。ただ、夜勤帯の落ち着いた時間を使って作っていたため、完成度は高くはなかったです。抜けが多くて後から修正が必要になることも多くて。

遊馬様：私も夜勤中にシフトを作ることが多かったのですが、2～3時間くらいで提出前の状態まで持っていけました。ただ、やはり抜けは多かったです。そのため、再提出をするのですが、印刷して提出して差し戻されて修正して、というやり取りを繰り返すうちに、1ヶ月で10枚ほど用紙を無駄にしていました。作り直すたびに印刷が必要だったので、紙も時間も使っていました。

岩本様：一方で、職員によっては5日ぐらいかかる人もいました。何パターンも作って悩んで、最終的に提出されたシフトの修正を指摘したら、「じゃあこのパターンでお願いします」という風に違うシフトを出してくるような。私と遊馬はまず作ってから調整するタイプだったので早かったんですが、事前にじっくり組み立ててから作るリーダーもいて、そうなるとかなり時間がかかっていましたね。

導入プロセス——先行検証から全フロア定着まで、4ヶ月の進め方

まずはマニュアルなしで触ってみる。現場の疑問を想定してから展開へ

――導入が決まってから、最初に取り組まれたことを教えていただけますか。

岩本様：施設長から「シフト自動作成システムが入るよ」という話があったとき、どんなシステムなのかを理解したいと考えました。そこで、アカウントを1つもらって、まず自分でマニュアルも見ずにとにかく触ってみることにしました。「こういう悩みが現場から来るだろうな」という手応えを自分なりに確かめてから、改めてマニュアルを読んで理解を深めていきました。

私たちは独特なフローで作っていたので、システムのフローとは異なる部分もあったんですが、意外とわかりましたね。こんな感じかなっていうところをポチポチやってみながら覚えていきました。

研修→リーダー会議→試験運用——3段階で全フロアに浸透

――全フロアへの展開はどのように進められたのでしょうか。

岩本様：まず遊馬副主任のフロアで先行導入させてもらいました。そして、実際に運用を始めてから、シンクロシフトの研修にシフトを作成するリーダー全員を出席させました。その後のリーダー会議でも、実際に操作しながら「こういう形でできますよ」というのを目で見てイメージしてもらったという流れでした。

川上様：毎月リーダー・副主任・主任が集まる会議を行っているんですが、その会議を活用して、導入の意図も含めて共有を続けました。まず岩本主任がシンクロシフトを触って理解を深めて、遊馬副主任に落とし込んで、そこから全体に波及させていく、という流れで進めました。2人が先に吟味して材料を揃えてから展開してくれたので、全体に広がりやすかったのだと思います。

岩本様：その後、「自動でも手動でもどちらでもいい」という試験期間を約2ヶ月設けて、その間に出てきた悩みや相談に一つひとつ対応しながら定着させていきました。完全に切り替わったのは、約4ヶ月後でしたね。

導入時に苦労したこと——説得・操作への抵抗・定着までの時間

――導入にあたって苦労された点はありましたか。

岩本様：一番大変だったのは、現場の理解を得ることです。長年手書きでシフトを作ってきた職員が多かったので、「自分たちが配慮してきた部分を、機械がちゃんと反映してくれるのか」という不安が強くありました。あとは、パソコンで新しい操作を覚えることへの抵抗感ですね。そして実際に、操作に慣れるまでに時間がかかったという、この3つが苦労した点でした。

青葉はリーダー陣の年齢層が高めで、30～40代以上が多いんですが、やはりベテランの方ほど今までのやり方への慣れもあって、抵抗感は強かった感じがあります。

遊馬様：一方で、若い職員は吸収が早くて。ちょうど私がサブリーダーになったばかりの職員にシフト作成を教えていた時期とシンクロシフトの導入時期が重なったんですが、その職員は1～2回教えたら次の次からは自分で作れるようになりました。

岩本様：月1回のリーダー会議で3ヶ月ほどプロジェクターを使って操作を見せ続けたことで、少しずつ現場に浸透していったと思います。

フローも変わった——「感性」から「誰でも説明できる手順」へ

――導入後、シフト作成の進め方自体に変化はありましたか。

岩本様：変わりましたね。以前はイベント・研修・委員会などの日程を先に入力していたんですが、今は希望休を先に入力する順序に変えています。以前は感性でやっていたところがあって、自分でもなかなか言語化しにくかったんですが、今は「この順番でやる」という形が明確になったので、誰にでも説明しやすくなりました。

遊馬様：手書きの頃は、自分のシフトの作り方や考え方と、教えていたサブリーダーの職員の作り方や考え方が結構違っていて。そのまま手書きでシフトを作り続けていたら、きっとお互いにストレスになっていたと思います。シンクロシフトで共通のフローができたことで、そういった部分がなくなっていったように感じます。

カスタマーサポート——悩んだときにすぐ対応してもらえた

――カスタマーサポートを活用された場面はありましたか。

岩本様：2回ほどお世話になりました。1回目は勤怠管理システムへのインポート作業で、先月まで問題なくできていたのにエラーが出てしまって。すぐに連絡したところ、迅速に対応していただいて助かりました。

2回目は、自動作成後に公休数の表記がおかしいな、と思ったケースです。何度確認してもその原因がわからなくて。連絡したら丁寧に原因を調べて説明してくださって、すぐに修正していただきました。

本当に悩んだ時にすぐに対応していただけたので、すごく助かったかなという印象です。

導入後の改善効果——作成時間の短縮、公平感の向上、職員意識の変化

シフト作成が平均1～2日からその日のうちに完了。ミスも減少

――導入後、シフト作成時間にはどのような変化がありましたか。

遊馬様：今は希望休の入力漏れがないか確認して打ち込んで、シフトの自動作成をスタートするまで、大体10分くらいでできています。しかも、途中で利用者様に呼ばれても、パソコンがシフトを作り続けてくれているので「あれ、どこまでやったっけ？」となることがなくなりました。

以前は夜勤中にまとまった時間を確保してシフトを作っていましたが、今は業務の合間の短い時間でも作成できています。

岩本様：以前は平均で1～2日、人によっては5日ぐらいかかっていたシフト作成が、今はリーダーが作り始めたらその日のうちに出てくるイメージになっています。シフトが早く完成するので、私のほうでも早めに確認・承認ができて、公開タイミングが全体的に前倒しになりました。

他のリーダーからも「簡単に何パターンも作れるから助かった」「ポチッとすぐ作ってくれるので楽だ」という声が出ています。あと、夜勤の漏れがなくなったと。一覧化されているので、漏れがあればすぐわかるんです。手修正もたまにありますが、紙ベースで作っていた頃と比べればだいぶ少なくなりましたね。そういったミスがなくなったことで、全体的に作業時間が短くなっていると感じます。

1～3日かかっていた勤怠管理の入力作業が1時間未満に

――勤怠管理の工数削減についても教えていただけますか。

岩本様：私にとって一番楽になったのがこれでした。勤怠管理システムに約100名分のデータを全部手打ちしていたのが、シンクロシフトと連携したインポート機能で解決したんです。以前は集中しても丸1日、他の対応が入ると2～3日かかることもありましたが、今は1時間かかりません。

しかも以前は、やり終えた後に「作り直しました」と言われて一からやり直すこともありました。そのストレスが完全になくなったのは本当に大きかったです。

「AIが作ったから」が生んだ公平感。直前の要望が減り、管理側も楽に

――シフトの公平性への影響はいかがでしたか。

岩本様：「AIが作ったからごめんね」と説明できるようになったことで、管理側としてはとても楽になりました。それに希望休の取得率が出るので、「この前取ったから今回は他の人に回そう」という話もしやすくなって。職員側もAIが作ったものだという認識が定着してきたことで、直前の要望がだいぶ減りましたね。

川上様：導入前は「AIが作ったから」が言い訳になるのかなと、正直疑問でした。でも実際に使ってみると、「それはしょうがないね」という認識が職員に広がって、だったら希望休を早めに出しておこう、という思考に変わっていく——そういった変化を見ていて、「言い訳にちゃんとなったな」と改めて感じました。

早めの希望休申請が定着——職員の意識まで変わった

――職員の希望休申請に変化はありましたか。

遊馬様：私が担当していたフロアでは、「休み希望ノート」というノートを作っていて、職員がいつ・どんな理由で休みたいかをそこに書いてもらっていました。ただ、私が事務所でシフトを作っている際にノートを事務所に忘れてしまうことがあって、「どこに希望休を書いたらいいかわからない」という相談がフロア職員から来ることが度々ありました。

また、自分が休みに入ってしまうと、希望休が重なった職員への相談対応ができないため、「対応が遅れてギリギリになってしまった」と言われることも多かったです。長期休暇も前の月になってから「しばらく休みます」と言われることがよくありました。

それが今は、2〜3ヶ月前には「ちょっと長期で休みたいんですけど、シフトの調整をお願いしてもいいですか？」と相談が来るようになりました。スマホからいつでも申請できるようになったことで、「思い立ったらすぐ希望休の申請を入れられる」という声も職員から出ています。

岩本様：他の職員の希望休が見えなくなったことで、逆に早めにリーダーに相談してくれるようにもなりました。以前は紙に書かれた他の人の希望休を見て「あ、ここ被ってる」と後から動いていたのが、見えなくなったぶん、早め早めに動いてくれるようになったんです。そこもメリットかなと思っています。

「ノルマに追われていた月末」からの解放と、生まれた時間の使い方

「ノルマに追われる感覚」からの解放

――シフト作成に対する精神的な負担はどのように変わりましたか。

岩本様：勤怠入力がなくなったことと、希望休の被りに関する職員との交渉がなくなったことで、精神的にだいぶ楽になりました。以前は「早くシフトを出さないといけない」というノルマに追われながら、他の業務もこなしていたんですよね。そのノルマに追われなくなったのが一番大きいと感じています。

遊馬様：私は気分が乗った時にバーッと作る派だったんですが、今は「押せば作れる」という感覚があるので、精神的にとても楽になりましたね。

正直に言うと、「いつでも作れるから」と思うと後回しにしてしまうこともあって（笑）。でもそれ込みでも、ヘルプに呼ばれてフロアに行っても、シフトはパソコンが作り続けてくれているので、「さっきどこまで考えてたっけ？」というストレスが全くなくなりました。

月末最終日に慌ててシフトを出すということもなくなりましたし、職員の休日に連絡して「申し訳ないな」と思いながら電話することもなくなりました。

生まれた時間が、利用者へのケアに変わった

――シフト作成の工数が減ったことで、業務にどのような変化がありましたか。

遊馬様：以前は修正のたびに印刷して事務所まで持っていき、「確認をお願いします」とやり取りを繰り返していたので、1ヶ月で10枚ほど用紙を無駄にしていました。今はシステム上で修正した後に「訂正したので確認をお願いします」と連絡するだけで済むようになりました。

そういった手間がなくなったことで、その分の時間と気持ちの余裕ができたと思います。実際、その時間を使って、他部署の方々に困ったことを相談しに行ったり、利用者様と一緒にトランプをしたりする機会が増えました。

岩本様：私も、勤怠入力に費やしていた時間がそのまま他の業務に使えるようになりました。その分の時間が丸ごと空くというのは、やはり大きいですね。もしシンクロシフトを導入していなかったらと思うと、ちょっとゾッとします。

現場から一言——使って初めて見えてきたこと

――同じようにシフト管理で悩んでいる事業者・管理者の方へメッセージをいただけますか。

岩本様：最初に自動作成の話があった時、正直「別に困っていないし」と思っていたんです。今までの業務でやってきていたので。でも実際に導入してみると、「今まで当たり前でやっていたことが、本当は負担だったんだな」というのが見えてきました。

シンクロシフトを導入したことで空いた時間ができて、それによって他のことができるというメリットはとても大きかったです。

今困っていないという方にも、一つの選択肢として試してみていただけると、きっと見えてくるものがあると思います。率直にそう感じています。

遊馬様：一度使ってみていただけたら、すごく有意義な時間の使い方ができるようになると思います。シフト作成にかかっていた手間が減ったぶん、利用者様との時間に充てられるようになりました。ぜひ一度使ってみていただきたいなと思いますね。

今後の展望——全職種への展開と、グループ全体への波及を目指して

――最後に、今後の展望についてお聞かせいただけますか。

川上様：まずは介護部門での活用を土台に、全職種への展開を目指していきたいと考えています。展開できれば事務員さんが手打ちでポチポチやっている勤怠管理の作業もなくなるはずです。大半を占める介護部門がインポートで済んでいることで、すでに全体的な勤怠管理の効率化にも貢献できている。そういったウィンウィンの状況がさらに広がっていけばいいなと思っています。

比較的この施設も規模が大きいので、事務職員も通常の施設に比べると多いです。全職種の展開ができれば事務職の入力作業の負担もなくなり、施設全体としての効果はさらに大きくなると思います。ぜひ進めていきたいですね。

本来、シンクロシフトは1フロア20床といった小規模な単位で使うよりも、より多くの職員を一元管理できる環境でこそ、最大のメリットが発揮されると思っています。初期設定には苦労があっても、それを乗り越えてできあがったシフトを見ながらクオリティを上げていけば、あとは希望休を入れるだけでパチッと作れるようになっていく。

岩本主任や遊馬副主任のように、旗を振って諦めずに進めようとしてくれる人間がいたからこそ、これだけの成果が出たと思っています。初動の段階で諦めずに取り組むことが、本当の意味での浸透につながるんじゃないかと思います。グループとしてもまた波及していけたらなと。会社もそういう方向性を見ているので、進めていければなと思いますね。

編集後記

「今まで当たり前でやっていたことが、本当は負担だったんだな」

取材を通じて最も印象に残ったのは、岩本様のこの言葉です。困っていないと思っていた現場が、導入後に気づく「隠れた負担」——取材を重ねる中で、これは多くの介護施設で共通する課題と感じています。

毎月のシフト作成、勤怠データの手入力、希望休の調整——どれも「やって当たり前」の業務として毎月繰り返されています。しかし、それらが自動化や仕組みの力で手を離れたとき、時間が創出され、それに伴って気持ちの余裕も生まれ、「あれは負担だったんだ」と初めて実感できる。シンクロシフトの導入は、業務を効率化するだけでなく、現場が気づいていなかった負担の存在を浮き彫りにする機会にもなっていました。

創生園 青葉様では、シフト作成時間や勤怠入力の工数が大きく短縮されたといった定量的な効果だけでなく、「AIが作ったから」という共通認識が職場の公平感を変え、職員の意識や行動にまで変化をもたらしていました。

創生園 青葉様がシンクロシフト導入に成功した背景には、主任の岩本様と副主任の遊馬様が先陣を切って使いこなし、現場全体に広げていったプロセスがありました。220床・11フロア・職員160名という大規模施設での活用事例は、「規模が大きい施設でも、丁寧なプロセスを踏むことで定着できる」という一つの実例として、参考になるのではないでしょうか。

シフト作成の負担が減ったことで、利用者さんと過ごす時間が増えた——遊馬様のその実感が、シフト管理の効率化が目指すものを端的に示しているように感じます。同じような課題を感じている方にとって、この事例が何かしらのヒントになれば幸いです。

シフト作成の負担を軽減し、本来の介護に集中できる環境づくり。あなたの施設でも、第一歩を踏み出してみませんか。

▼シンクロシフトの詳細・トライアルのお申し込みはこちら
https://synchroseries.jp/

なお、本記事の役職・数値・状況は2026年2月に実施した取材時点の情報に基づいています。
 

	創生会グループ
	設立	1973年
	従業員数	約11,500人 2023年11月末現在
	URL	創生会グループ： https://www.sousei.net/ 創生園 青葉： http://www.souseikai.or.jp/aoba/

この記事の執筆者	Shift Life編集部 介護現場での実務経験を持つライターと、介護報酬・制度に精通した編集スタッフが連携し、現場で役立つ情報をお届けしています。 制度・加算に関する情報は、厚生労働省・自治体などの公的機関が発行する一次情報を優先的に参照し、掲載前にファクトチェックを実施しています。