シフト作成8時間→2時間に短縮、運用統一と業務連携も強化。ミアヘルサ株式会社のシンクロシフト導入事例

シフト作成合計8時間→2時間に短縮。運用統一と業務連携の強化も実現したミアヘルサ株式会社のシンクロシフト導入事例

当日取材にご協力いただいたミアヘルサ株式会社の皆様（右から東海林様、西山様、吉山様）。

施設概要——きずなホーム小金井はグループホームと小規模多機能ホームを併設

介護予防から看取りまで、49事業所で地域包括ケアを提供

――本日はお時間をいただきありがとうございます。まず最初に、御社の事業内容と施設の特徴について教えていただけますか。

西山様：ミアヘルサ株式会社は「少子高齢化社会の課題に挑戦し、地域社会を明るく元気にする」をミッションに掲げ、医療・介護・保育・児童育成・食品・福祉を繋ぐ地域包括ケアシステムの実現を目指しています。

介護事業部では49事業所を展開しており、主に居宅介護支援、訪問介護、通所介護、訪問入浴、訪問看護、定期巡回・随時対応型介護サービス、小規模多機能型居宅介護、地域包括支援センター、高齢者福祉センター、サービス付き高齢者支援住宅、住宅型有料老人ホーム（ホスピス対応型）、グループホームなどを運営しています。

特徴としては、介護予防から看取りまで、連続性と一貫性のあるサービスを提供している点が挙げられます。自立支援と重度化防止に資するサービス提供に実績とノウハウがあり、入所系サービスには介護保険サービスが併設されています。ホスピス型ホームでは看取りにも対応しており、終の棲家としての機能を持っています。

――今回取材させていただく、きずなホーム小金井についてもお聞かせください。

西山様：きずなホーム小金井では、グループホーム（認知症対応型共同生活介護）と小規模多機能型居宅介護を併設しています。今回、こちらの2事業所で先行してシンクロシフトを導入しました。

導入前の課題｜事業所ごとに異なっていたシフト作成方法と現場の負担

手書きとExcelを組み合わせた手間のかかるシフト作成

――シンクロシフト導入前は、どのようにシフトを管理されていましたか。

西山様：全体的に、ほとんどの事業所でExcelを使って作成していました。ただ、事業所ごとに作り方が異なっており、統一された形ではなかったですね。管理する側も別々のフォーマットで扱っていたので、その点での統一感はなかったかなと思います。

当社は事業所間の異動が頻繁にあるのですが、異動先で別のやり方を覚え直さなければならないという問題もありました。

――吉山様と東海林様の事業所では、具体的にどのように作成されていたのでしょうか。

吉山様：グループホームではExcelで作成していました。行政に提出する勤務形態一覧表とは別に、職員が見やすいように色を付けたり、「早番」「遅番」といった表記に変えたりして作っていました。Excelで作成する前に、まず手書きで早番・遅番をある程度決めて、そこから打ち込むという二段階の作業でした。

東海林様：小規模多機能も同じく、Excelで入力して作成していました。小規模多機能には宿直があって、夜間でも転送で電話がかかってくる体制なので、その持ち回りの職員に色付けする作業がありました。

夜勤の組み合わせ確認にかかる手間とやり直し

――シフト作成のうえで、特に大変だった点はありますか。

吉山様：職員同士の組み合わせにも配慮しながら作るのですが、手書きだとミスも多くて。完成したと思っても、「あれ、この日夜勤がいないぞ」と後から気づいて、一から作り直すこともありました。シフトが始まってから気づくケースもあって、そこがかなり苦戦していた部分です。

――夜勤の組み合わせ確認は、具体的にどのように行っていたのでしょうか。

吉山様：手作業で、「早番・遅番・早番・遅番・夜勤・夜勤」というように順番に目で追って確認していく形でした。数が合わないと成り立たないので、確認作業にかなりの時間がかかっていました。

勤務形態一覧表への二重転記という負担

――勤務形態一覧表の作成についても、大変さがあったとお聞きしました。

吉山様：職員向けのシフトと行政提出用の勤務形態一覧表は別々に作っていたので、月末に追い込みで勤務形態一覧表を作成するのが大変でした。

東海林様：シンクロシフト導入前は、もともとExcelの独自シートでシフトを作っていて、月が終わってから実績として、行政提出用の勤務形態一覧表にまた落とし込んでいました。その作業を手打ちで全部やるので、一番労力がかかる部分でした。

――シフト作成にはどれくらいの時間がかかっていましたか。

吉山様：グループホームでは、だいたい4〜5時間で作成していました。ただ、その後の見直しも含めると、合計で約8時間はかかっていたと思います。

途中で別の業務が入ると中断することもあり、「どこまで数えたんだっけ」と最初から確認し直すことも多かったので、そのくらいはかかっていました。シフト作成のための残業はしていませんでしたが、夜勤の時間を使って作成していました。

東海林様：小規模多機能では、シフト作成に加えて月末の勤務形態一覧表への落とし込みまで含めると、約3時間弱かかっていました。業務時間内の合間に少しずつ進めていく形でした。

導入検討のきっかけ｜国のICT化推進と全社DXの一環として

数年来の検討を後押しした外部からの紹介

――シンクロシフトの導入を検討したきっかけを教えてください。

西山様：数年前からいろいろと勤怠やシフト関係の検討はしていたのですが、なかなか利用するまでには至らず、一度中断していました。その後、取引先企業からシンクロシフトのご紹介があり、一度デモで試させていただいたという流れです。

入所系施設の負担軽減と他システム連携への期待

――シフト管理者の時間的・精神的な負担も、検討の背景にあったのでしょうか。

西山様：そうですね。通所系・訪問系だけの事業所と、夜勤がある施設系では、正直なところシフト担当者の負担にだいぶ差がありました。導入検討の目的として一番大きかったのは、夜勤のある入所系施設におけるシフト作成時間の短縮です。それに加えて、付随する機能への期待もありました。

当社では勤怠管理システムも使っているので、そことの連動や実績・予定の管理が一つです。先ほどお話しした勤務形態一覧表の作成といった業務は、夜勤のある事業所以外にも全部関わってくるところなので、そうした部分も含めて検討していました。

比較検討と選定｜機能・価格・連携性での総合判断

金額・機能の総合比較で選定

――導入にあたり、他のシステムとの比較検討はされましたか。

西山様：数年前に検討していた時点では、何社かに話を聞いてはいました。ただ、具体的にデモまでは行わず、説明を聞いたレベルでした。今回はご紹介を受けてシンクロシフトのデモを実施しており、その後に他社でデモを行うことはしていません。

――価格や機能の面での比較はいかがでしたか。

西山様：もちろん価格や性能は重要な要素です。デモは行っていませんが、他社の金額や機能などは一応比較させていただいたうえで、どこが一番良いかという観点で選ばせていただきました。

勤怠管理システムとの連携が決め手の一つに

――既存の勤怠管理システムとの連携も、判断材料の一つだったのでしょうか。

西山様：そうですね。当社ではすでに勤怠管理システムを運用していたので、そことの連動は大きなポイントでした。シフトで作成した勤務予定を勤怠管理システム側に取り込めるかどうかは、導入後の業務効率に直結する部分です。

勤務形態一覧表の作成や、シフトと実績の管理といった周辺業務も含めて、他システムと連携しながら一連の流れで回せることを重視していました。

導入プロセス｜2事業所での先行導入から全社展開へ

段階的展開で課題を洗い出すアプローチ

――導入はどのような流れで進められたのでしょうか。

西山様：最初にこちらのグループホームでデモを実施し、現場でも使っていけそうだという感触を得ました。ただ、全事業所に一斉に導入するのは現実的に難しいと判断したため、まず、きずなホーム小金井の2事業所で先行導入させていただきました。

そこでいろいろな問題や課題がある程度出てきた段階で、それを解決した後に他の事業所へ全体として導入するという流れで進めていきました。

――現在の導入状況はいかがですか。

西山様：今は居宅介護支援と地域包括支援センターなどを除く全事業所に導入しています。本格導入は2025年11月からなので、ちょうど3ヶ月ちょっと（編集部注：取材時期は2026年2月）というところで、まだ事業所によって進み具合に差はあります。

例えば、リーダーが積極的な事業所や、年齢層が若い事業所は早く進む傾向があります。あとは性格的なところも影響していて、自動作成で完璧を求めてしまう方は「もっとこうできないのか」とこだわる傾向があり、7〜8割方自動作成できればあとは手入力で調整する方はすんなり進んでいる印象です。

本部DX担当が窓口となる運用体制

――現場とカスタマーサポートとの間のやりとりは、どのような体制で進められていますか。

西山様：DX担当の事務局が中心となって、各事業所のさまざまな困り事に対応する形を取っています。私や東海林も事務局メンバーとして対応しています。

各事業所が直接カスタマーサポートに確認するのではなく、まず私たち事務局に問い合わせていただき、こちらでわからないことをカスタマーサポートに確認する。そして回答を事業所に戻すという流れで対応しています。今もこの形で運用を続けています。

――職員への説明はどのように行われたのでしょうか。

西山様：全体への説明としては、毎月本社で開催している事業所全体の会議があり、年度初めから「今年度中にシンクロシフトを導入する」という話を共有していました。

導入時には、サインキューブさんによる説明会も開催していただき、そこに各事業所から参加してもらう形を取りました。また、先行導入した2事業所からも運用状況を全体会議で発表してもらい、導入イメージを浸透させていきました。

現場スタッフへの説明とシステムに不慣れな職員へのフォロー

――シンクロシフト導入の話を受けて、お二人ご自身はどう感じられましたか。

吉山様：私自身はシフト作成が大変だったとはいえ、パズルのように組み立てるのが結構好きでした。 ただ、システムでできるのであれば、と思ったので抵抗はありませんでした。

東海林様：私も普段からAIツールを比較的使っているので、システム導入には特に不安はありませんでした。

――職員の方への展開で気になっていた点はありましたか。

吉山様：職員の中には50〜60代でスマホの操作が苦手な方もいらっしゃるので、そういった方にどう説明しようかというところは少し考えました。

東海林様：うちはケアマネジャーが78歳なので、スマホやパソコンに不慣れな部分があり、説明の仕方をどうしようかな、という懸念はありました。

――実際に説明された際の反応はいかがでしたか。

吉山様：導入時には大きな反対はありませんでしたが、「前のシフトの方が見やすかった」という声はちらほらありました。新しいツールを入れる際にはよくある反応だったのかな、と感じています。

東海林様：「私には難しそう」という反応はやはりありました。ただ、会社として今後そういう方向で動いていくことを説明し、他の職員はできるのでわからなければ都度聞いてほしいというスタンスで進めました。先ほどの78歳のケアマネジャーも同居しているお孫さんがいろいろレクチャーしてくれたようで、今ではアプリを使いこなせています。

導入効果①｜シフト作成時間の大幅削減

グループホーム：合計約8時間から2時間以内に短縮

――シフト作成時間は、導入前後でどのように変化しましたか。

吉山様：以前は4〜5時間で作成し、その後の見直しを含めると合計で約8時間ほどかかっていました。導入後は体感で1〜2時間程度で、仮のシフトはほぼ完成する状態です。あとは細かい確認なので、本当に2時間以内には大体できています。

――時間短縮につながったと感じる機能はありますか。

吉山様：シンクロシフトを活用して時間短縮に大きくつながったのは、上部の表で早番・遅番が不足だと赤で表示されるところです。

手作業では、これまで何度も確認してきた作業でいちばん時間のかかる部分だったのですが、表で一目でわかるようになったため、確認作業そのものが大幅に減りました。

小規模多機能：3時間弱から30分以内に短縮

――東海林様の事業所ではいかがでしたか。

東海林様：だいぶ削減されていて、30分かからないくらいです。私の場合はとりあえず最初に組んだら暫定でもう公開して、変更があった場合はアナウンスして再公開するという形で繰り返しています。スピードもそうですし、本当に作成の時間がだいぶ減ったなという実感があります。

シフトの公開タイミングが早まり職員にも好影響

――導入前は、職員の方からシフトの公開時期について聞かれることもあったのでしょうか。

吉山様：「いつ頃出るんですか」と聞かれることはありましたね。「大体このくらいに出せると思いますが、少し遅れる可能性もあります」と濁しながら伝えていましたが、皆さん受け入れてはくれていました。

東海林様：なるべく早く展開するようにしていたので、特段そういった声はなかったです。

――シフト作成時間が短縮されたことで、公開のタイミングにも変化はありましたか。

吉山様：だいぶ早くなりました。以前は月末の28日頃になって大慌てで出していたのですが、今は20日の段階でほぼ確定のシフトができています。1週間ぐらい早く職員に公開できるようになったかなと思います。

東海林様：もともと早めにシフトを展開するようにはしていたのですが、それでも以前より2〜3日早く展開できるようになりました。

導入効果②｜精神的負担の軽減と業務の効率化

「AIが作ったシフト」が生む心理的負担の軽減

――シフト作成に対する精神的な負担は、導入後どのように変化しましたか。

吉山様：だいぶ楽になりました。月末に慌てなくて良いというのもありますし、例えば夜勤や連勤の回数について職員から「今月少し多い気がします」と聞かれても、「AIが考えて作ったシフトだから」と伝えると納得してもらいやすいので、気持ち的にすごく楽になりました。

東海林様：導入にあたって、「私が作るのではなく、システムが作る」と最初から説明していたので、職員からの反応も特段ありませんでした。最初からそういうものだという形で受け入れられていたのかなと思います。

印刷・配布作業の手間が大きく減少

――シフトの展開方法にも変化はありましたか。

東海林様：以前は事務所とフロア用にA3の勤務表を印刷して、さらに職員用に個別でA4の紙を印刷していました。その手間が結構面倒だったので、なくなったのは非常に楽だなと感じています。

吉山様：グループホームでは壁に貼る大判のシフトを各階に一枚ずつ、さらにA4の縮小版を一人ずつに配布していました。ただ、間違った状態で印刷してしまうこともあって、後から気づいて印刷し直すこともありました。そうなると、紙の使用量も多くなってしまって。今はアプリでシフトを確認できる職員も増えて、印刷や配布の手間はだいぶ減っています。

希望休の申請・反映がスムーズに

――希望休の申請や反映について、導入前後で変化はありましたか。

吉山様：以前は希望休の見落としが私の側でもあったのですが、今はアプリで申請された希望休を反映してAIがシフトを作ってくれるので、希望休が通りやすくなったと思います。「出した・出してない」といったやりとりも減りました。

東海林様：最初の頃は、アプリでの申請方法が伝わりきらないケースがありました。希望休を登録した時点で申請したつもりになっていて、最後の一括申請のボタンを押していなかったということがあって。締め切りの前日にアナウンスするようにしてからは、特段問題は起きていないです。

吉山様：私のほうでもアプリからの申請を忘れてしまうケースは何回かありました。出していない職員には「希望日入れてないけどいいの？」と声をかけて対応しました。

――アプリでの申請に変わったことで、職員の方の反応はいかがでしたか。

西山様：以前は一枚の紙に貼ってあるところに書いていく形だったので、他の人の希望を見ながら遠慮して別の日に入れたりすることもあったようです。アプリで自由に入れられるようになったことで、良かったと感じている職員も多いと思います。

導入効果③｜全事業所での運用統一と業務連携の強化

全事業所で同じシステムを使えるメリット

――全事業所に導入が広がったことで、本部として感じている変化はありますか。

西山様：それぞれの事業所で別々に作っていたところに対して、本部として明確に状況を把握できていなかったという面がありました。シンクロシフトを導入したことで、全部の事業所が同じものを使う。それによって、各事業所のシフト状況がどうなっているのかが分かりやすくなったという部分は大きなメリットだと感じています。

先ほどもお話ししたように、当社は事業所間の異動が頻繁にあるのですが、どの事業所に行っても同じシステムで使っていけるというのは大きな効果だと感じています。

勤務形態一覧表の作成負担の軽減

――勤務形態一覧表の作成についてはいかがでしょうか。

東海林様：先ほどお話しした手打ちでの落とし込み作業がなくなり、効率化された実感は非常にあります。

西山様：全事業所で同じシステム上に実績と予定を残せるようになったことで、勤務形態一覧表の作成業務も効率化されました。

勤怠管理システムとの連携による転記作業の削減

――勤怠管理システムとの連携については、どのような効果がありましたか。

西山様：これまで勤怠管理システムへの入力を手作業で行っていて、そこにも結構時間がかかっていました。シンクロシフトで作成したデータを取り込めるようになったことで、スムーズに進むようになりました。全般的にいろいろなところで機能しているなと感じています。

東海林様：勤務形態一覧表の作成でも、勤怠管理システムと連動していて勤務実績をそのままインポートできるので、手入力でのミスを心配する必要がなくなりました。以前は入力ミスがないか気を張り詰めていた部分があったので、その負担がなくなったのは大きいです。

加算要件の充足状況を画面上で確認可能に

――その他に、導入後に役立っている機能はありますか。

東海林様：画面の右上に加算チェックの機能があって、予定と勤務実績からどのくらい要件を満たしているかがパッと確認できます。この加算がそのまま取れそうだなという見込みの把握がしやすくなったのは、ありがたいですね。

カスタマーサポートの評価

導入当初から同じ担当者が寄り添う伴走体制

――カスタマーサポートについて、印象に残っている点はありますか。

西山様：ほとんどのやりとりは私の方で直接させていただいていたのですが、最初からずっと同じ担当者が対応してくれているので、こちらの状況をよくわかってくれている方にそのまま相談できるというやりやすさがあります。

初歩的なことから確認させていただくことも多かったのですが、親切に丁寧に教えていただけたので、そこはすごく良かったなと感じています。導入させていただいて、さまざまな要望もお伝えしてきたのですが、こちらが使いやすいようにいろいろと対応していただきました。今後も新しい機能を含めてどんどん使いやすくなっていくのではないかと期待しています。

今後の展望

さらなる展開と本部機能としての活用への期待

――今後、シンクロシフトの活用をさらに広げていく計画はありますか。

西山様：まずは全事業所に導入ができたので、どの事業所に異動しても同じシステムで使っていけるのは大きなメリットだと感じています。今はまだ導入できていない居宅介護支援や地域包括支援センターなどにも、今後は導入を検討できるかなと考えています。

――本部側での活用についてはいかがでしょうか。

西山様：今は資格などの情報を全部入力できるようになっていて、社員数もかなり多くなっていますので、誰が何の資格を持っているかを整理できるようになると助かります。今後そういった人事管理面での活用にも期待しているところです。

同じ悩みを持つ介護事業者へのメッセージ

――最後に、同じようにシフト管理で悩まれている介護事業者の方に向けて、メッセージをお願いします。

吉山様：グループホームは複数のユニットに分かれているため、ユニット間の調整など完全にAI任せにはできない部分もあり、ハードルが高く感じてしまうかもしれません。ただ、仮のシフトをAIが作ってくれるだけでも大きな助けになりますし、あとは少し手直しするだけでシフトが完成します。精神的な負担の面でも、「AIが作ったシフトだから」と言えることで、すごく楽になったと感じているので、ぜひ使ってみていただけたらと思います。

東海林様：導入にあたって、どうしても否定的な意見を言う方は一定数出てきてしまいます。ただ、そこで二の足を踏んでしまうと、なかなかシフト作成の負担は軽くならないのかなと思います。シンクロシフトを導入することによって、シフト作成だけでなく、勤務形態一覧表の作成や勤怠管理システムとの連携といった周辺業務の効率化にもつながるので、そういった点も含めて導入を検討されるのも良いのかなと思います。

西山様：本当に二人が言ったようなところだと思っています。加えて、導入してから分からないことや困りごとを相談してきたのですが、いつも丁寧に対応していただけたので助かりました。そうしたサポートもあって安心して運用できていますし、今後も新しい機能を含めてますます使いやすくなっていくのではないかと期待しています。また、導入にあたっては、本部から事業所に対して準備の段階から時間をかけて丁寧に説明をしていくことが大事だと感じています。そこをぜひ大切にしていただければと思います。

――質問は以上となります。本日はお忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。

一同：ありがとうございました。

編集後記

今回の取材では、DX推進担当の西山様、グループホームの吉山様、小規模多機能ホームの東海林様の3名にお話を伺いました。

49事業所を展開する法人として、事業所ごとに異なっていたシフト作成の運用をどう統一していくか。その課題に対して、まず2事業所で先行導入し、課題を洗い出してから全社展開へと進めていくアプローチは、大規模法人ならではの導入プロセスとして参考になるのではないでしょうか。

導入後は、グループホームで合計約8時間から2時間以内、小規模多機能ホームで3時間弱から30分以内と、シフト作成時間が大幅に短縮されました。加えて、全事業所で同じシステムを使うことで、異動時の習熟負担や本部の状況把握といった課題も解消に向かっているとのことです。

また、「AIが作ったシフトだから」と説明できることで作成者の心理的な負担が軽くなったというお話も、数字だけでは見えにくい導入効果として印象に残りました。

シフト作成の負担軽減や、全事業所での運用統一をお考えの方は、ぜひシンクロシフトの導入をご検討ください。

▼シンクロシフトの詳細・トライアルのお申し込みはこちら
https://synchroseries.jp/

	ミアヘルサ株式会社
	設立	1984年
	従業員数	2,607名（2025年2月現在） ※パート社員を含む
	URL	https://www.merhalsa.jp/

この記事の執筆者	Shift Life編集部 介護現場での実務経験を持つライターと、介護報酬・制度に精通した編集スタッフが連携し、現場で役立つ情報をお届けしています。 制度・加算に関する情報は、厚生労働省・自治体などの公的機関が発行する一次情報を優先的に参照し、掲載前にファクトチェックを実施しています。