【これってホント！？】シフト管理　紙の管理って大変じゃない？

シフト管理を紙で管理する大変さ

紙でシフトを管理すると希望休の回収から労働条件の反映、共有に至るまで、すべてアナログに頼らざるを得なくなります。

職員の人数が増えるほど条件が複雑化するため、適切な勤務体系を反映したシフトを短時間で作成することは非常に困難です。

また、シフト変更が発生するたび手動で人員調整をしたり、紙に印刷して通知し直したりといった手間がかかり、シフト管理者の負担はますます重くなります。

最新のシフトをタイムリーに共有できないことにより、業務に支障をきたすことにもなりかねません。

このように、紙でのシフト管理はさまざまな課題を抱えているため、解決に向けて事業所全体で取り組むことが求められます。

効率的なシフト管理方法とは？

職員の人数が多くなるほど、複雑な状況に対応したシフトを紙で管理することが難しくなります。
シフト管理システムを活用することで、紙によるシフト管理からの脱却を実現できます。

クラウド化

効率的にシフトを管理するには、シフト管理システムを導入してクラウド化することがもっとも有効です。

シフト管理システムとは、希望休の回収からシフトの作成・共有まですべてクラウド上で完結できる機能のことです。

シフト管理システムを活用すれば、職員一人ひとりの勤務時間の希望や休み希望、所得制限や労働基準法など、複雑な条件を反映した適切なシフトを短時間で作成できます。

これまで人の手でおこなってきた作業をシステムが担うことにより、シフトに関する手間や時間を大幅に削減することが可能になります。

紙の管理からの脱却

紙でのシフト管理は、情報が更新されるたびに紙に印刷して職員に配布されるのが基本です。
しかし、クラウド上でシフト管理をおこなうと、完成したシフトは瞬時に職員に共有されます。

職員は個人で所有するスマートフォンなどから、タイムリーにシフトを確認して予定を組むことができます。

急なシフト変更や欠勤による人員不足が発生した場合も、システムの通知機能を利用すれば短時間で人員を確保して業務を進められます。

シフト管理を紙からクラウド化することで、業務改善の助けになることはもちろん職員の満足度向上にもつながるでしょう。

シフト管理を紙で行うメリット、デメリット

多くの医療・介護事業所では、紙によるシフト管理が継続されクラウド化が進んでいません。

シフト管理を紙でおこなうメリットとデメリットを比較することで、シフト管理システムの活用を前向きに検討できるでしょう。

メリット

シフト管理を紙で行うメリットは以下です。

紙でシフト管理をおこなうメリットは、経費を安く抑えられることです。

シフト管理をクラウド化すると事業所内のデジタル環境を整えたり、シフト管理システムを導入したりといった費用が発生します。
アナログな方法を継続すれば、クラウド化に伴う費用を他の運営に回すことができます。

デメリット

シフト管理を紙で行うデメリットは以下です。

シフト管理を紙でおこなう最大のデメリットは、効率よくシフトを作成できないことです。

シフトを作成する際には適切な人員配置を考えたり、スタッフの休み希望を反映したりといった、さまざまな条件を考慮しなければなりません。

シフト作成に時間を取られることにより、シフト管理者の業務を圧迫して残業や持ち帰り仕事などの負担増につながります。

また、シフトにミスがあったり、欠勤が出たりした場合は、手作業で一から作り直さなければならないため、心身にかかるストレスはさらに大きくなります。

さらに、シフト完成後は紙に印刷して通知されるため、職員は出勤時にしか最新の情報を確認できず周知にタイムラグが生じます。

業務効率の悪化やスムーズに予定を立てられないことが職員の不満につながり、離職率を高めることにもなりかねません。

シフト管理をクラウド化するメリット、デメリット

シフト管理システムを導入することで、シフトに関するさまざまな悩みを改善できます。

シフト管理システムには多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。

ここでは、シフト管理をクラウド化することのメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

シフト管理をクラウド化することのメリットは以下です。

シフト管理システムでは、設定した条件に基づいたシフトを自動で作成できます。

休日を均等に振り分けたり、夜勤などの偏りを軽減したり、適切な人員配置に基づいた平等・公平なシフトを実現できます。

シフト未提出者へのリマインダー機能や、人員不足の通知機能が搭載されていれば、個別で対応する手間を省けるのも魅力です。
シフト管理者の負担を軽減するだけでなく、職員の利便性向上にもつながるでしょう。

また、シフト管理をクラウド化することで、最新のシフトをリアルタイムで共有できます。
情報が更新されると職員のスマートフォンに瞬時に通知され、時間や場所を問わずいつでもシフトを確認できます。

急なシフト変更や欠勤にも紙でシフトを管理していた頃と比べスピーディーに対応できるため、事業所全体の大きな利益となるでしょう。

デメリット

シフト管理をクラウド化することのデメリットは以下です。

シフト管理システムを導入するには、一定の費用が発生します。
優秀な機能を求めるほどコストが上がったり、オプション料金が発生したりする傾向にあるため、選択するシステムによっては経費の負担が増える可能性があります。

また、システムを使いこなすための職員教育や、デジタルサポートが必要になることもあるでしょう。

使用する環境やサポート体制が整っていないと、機能を活用しきれず充分な成果を得られない可能性もあります。

本格的にシフト管理システムを導入する前に、

「紙での管理に比べてどのくらいメリットがあるのか」

「どの程度の業務効率化を図れるか」

など、掛かる費用に対して得られる効果を具体的に検証することが大切です。

さらに、停電や通信障害、機器の不具合が発生すると、シフト管理システムを利用できなくなることも念頭に置いておきましょう。
デジタル機器を所有していない職員への、シフトの共有方法も課題となります。

シフト管理を完全にクラウド化するのではなく、印刷機能を備えたシステムを選択して紙での管理も併用すると、さまざまな事態に柔軟に対応できるでしょう。

シフト作成の大変さ、シフト管理者が抱えるストレス

シフト管理者はできるだけ職員一人ひとりの希望を反映した、平等・公平なシフト作成が求められます。

しかし、職員ごとに働ける日数や時間帯が異なったり、業務スキルに差があったりするため、やむを得ず平等性に欠けるシフトになることもあります。

また、休み希望の重複や欠勤の穴埋めにより、特定の職員にばかり連勤や残業といった業務の偏りが生じることは、できるだけ回避しなければなりません。

一部の職員のシフト希望だけが優先される状況が続くと、シフト管理者への不信感が募り離職へとつながる可能性があります。

さらに、シフト作成において重視しなければならないのが、就業規則の厳守です。
過度な時間外労働や休日不足は、重大なコンプライアンス違反となります。

職員の人数が増えるほど労働条件が複雑化するため、シフト作成に大幅な時間が掛かります。

アナログな方法（紙）でのシフト作成・管理は、シフト管理者はもちろん職員にとっても大きな負担となっていることは否めないでしょう。

シフトは職員の生活に直結し、日々の業務のベースとなるとても重要なものです。

シフト管理システムの導入により職員の労働条件を守り、事業所全体の負担軽減につながります。

できるだけシフトに関するストレスを軽減して、職員全員が業務に専念できる環境を整えることが大切です。

おすすめのシフト作成ツールとは？

医療・介護現場で働く職員は、24時間体制でシフトをこなさなければなりません。

そのため、シフト管理システムは、夜勤や当直、職員ごとの勤務条件などの複雑な勤務体系に対応したものを選択しましょう。
そうすることで、公平なシフト作成を実現することができます。

勤怠管理システムと連携してデータを共有する機能が備わっていれば、より適切なシフト作成に役立ちます。

また、デザインがわかりやすく直感的に操作できれば、システムに慣れていなくても短期間で使いこなせるようになります。

無料トライアルを設定しているツールもありますので、実際に使用感を試してみることをおすすめします。

システムを実際に使ってみることで必要な機能を確認し、デザインや操作性など、ツールが自事業所に合う・合わないを導入前に判断できるでしょう。

シンクロシフトの紹介

弊社が扱う「シンクロシフト」は、医療・介護現場のシフト作成・管理を効率化できるクラウド型シフト管理システムです。

シンクロシフトはクラウド上で希望休を集計し、夜勤業務や休日回数などを均等に配置した公平なシフトを自動で作成します。

急なシフト変更や欠勤にもスピーディーに対応できるため、業務が円滑になりシフトで働く職員の満足度向上にもつながります。

また、勤怠管理システムと連携して勤務形態一覧表を自動作成できるのも、シンクロシフトの魅力です。

特に、医療・介護現場では職員の配置基準が法律で定められているため、シンクロシフトを利用することで複雑な勤務体系に対応した適切な人員配置が可能になります。

まとめ

紙でシフトを管理すると、シフト管理者の業務を圧迫するのみならず事業所全体の負担となります。

シフト管理システムの活用により、効率的なシフト管理が可能となり業務効率化の助けとなります。

医療・介護現場におけるシフト管理システムは「シンクロシフト」がおすすめです。

シンクロシフトでは、希望休をスマートフォンから申請でき、手書きや口頭での申請を行う必要がありません。
集計して手入力する必要がないためシフト作成者の負担を軽減することができます。

また、特定の職員に業務が偏らないように均等にシフトを配置し、平等性や公平性のあるシフトを自動で作成します。

システムが自動でシフトを作成してくれるため、シフト管理者に掛かる負担やストレスを大幅に軽減できます。

シフト作成にかかっていた時間を短縮することができ、その分スタッフへのマネジメントの時間に当てたり、利用者さんと関わる時間を増やしたり、といったことができるようになります。

完成したシフトはクラウド上で共有され、急なシフト変更が発生した場合もスピーディーに対応できます。

シンクロシフトを積極的に活用して、紙でのシフト管理からの脱却を図りましょう。