【介護業界向け】シフト作成代行サービスとは？シフト管理の負担を劇的に減らす最新手法！

業務効率の改善に大きな効果！代行、アウトソーシング、BPOとは

「代行」「アウトソーシング」「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」という言葉を聞いたことがある、という方もいらっしゃると思います。

これらはいずれも、法人や組織が自社の業務の一部、または全部を外部の専門業者に委託する際に使われる用語です。

介護現場では例えば、

など、介護職員以外でも対応できる業務を外部の専門会社に委託するケースが多く見られます。

これらの業務を外部委託することで、介護職員は本来の介護業務に専念できるようになり、サービスの質や生産性の向上が期待できます。

また、慢性的な人手不足が課題となっている介護業界では、外部リソースを活用することでスタッフ一人ひとりの負担を軽減し、現場の働きやすさ向上や離職防止にもつながります。

代行、アウトソーシング、BPOの違い

「代行」「アウトソーシング」「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」という3つの用語は、いずれも業務の一部を外部に委託するという点では共通していますが、その意味や適用範囲には違いがあります。

まず、「代行」と「アウトソーシング」はほぼ同じ意味合いで使われることが多く、単一業務や一時的な業務を外部委託することを指します。

例えば介護施設においては、前述しましたが以下のような業務が該当します。

また、施設運営に必要なバックオフィス（事務）業務もアウトソーシングされやすい領域です。例えば、

などが挙げられるでしょう。

これらの業務は「やるべきこと」が明確であり、成果物も具体的に定義しやすいため、外部委託しやすいことが特徴です。

特に介護職員が不足している現場では、介護以外の業務を手放すことで、職員が本来のケア業務に集中できる環境づくりが期待できます。

また、契約書のひな形作成など専門性の高い業務をアウトソーシングすることで、組織内で専門人材（司法書士、社会労務士など）を雇用するよりも、コスト面でメリットが生まれる可能性があります。

一方、「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」は、代行やアウトソーシングよりも業務範囲が広く、部署の業務全般や関連する業務プロセス全体を外部に委託することを指します。

具体的には、

BPOの大きな特徴は、単なる業務遂行だけでなく、業務効率化に向けたプロセスの設計・効果検証・改善策の実行までを含む点です。

そのため、業務の品質を保ちつつ、抜本的な生産性向上やコスト削減を実現したい場合には、BPOの導入が効果的です。

最近では、シフト作成業務そのものもアウトソーシングの対象として注目されています。

特に介護業界では、「シフト作成がストレス」「つらい」「やりたくない」という声がリーダー・管理者層から多く聞かれ、精神的負担の軽減や公平性の担保が求められています。

こうした背景から、「シフト作成代行サービス」の導入は、介護施設の業務効率化や働きやすさの実現に貢献する、新たな選択肢として注目されています。

介護施設のシフト作成、こんなお悩み・問題はありませんか？

介護現場・職員を抱えた管理職が、これらの問題すべてを解決することは、現実的には難しいといえるでしょう。

介護業界では「職場の人間関係に問題があったため」が一番の退職理由となっており（公益財団法人介護労働安定センターの調査結果より）、シフト表の不公平感は、職員同士、管理職と職員間の人間関係にも悪影響をもたらします。

シフト作成代行サービスの場合、第三者が公平性を担保したシフト表を作成します。感情的な偏りがないため、スタッフにも納得されやすい傾向があります。

そのため、職場の人間関係の改善・離職率の抑制にもつながることが期待できます。

シフト作成代行サービスとは？

シフト作成代行サービスとは、介護施設のシフト作成業務を専門のスタッフやAIシステムが代行するサービスです。（サービスによって内容は異なります）

シフト作成を外部委託することで、従来、施設の管理者やリーダーが手作業で行っていたシフト作成の負担を大幅に軽減し、業務効率化を実現します。

シフト作成代行サービスを利用するメリット

シフト作成代行サービスを利用することで多くのメリットがあります。主なメリットを紹介します。

業務負担の大幅な軽減

シフト作成代行サービスを導入することで、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できます。

それにより、管理者やリーダーが本来取り組むべき「スタッフ指導」「職員面談」「ご家族対応」などの重要業務に時間を割けるようになり、施設運営全体の質も向上します。

また、シフト作成のストレスから解放されることで、担当者自身の負担軽減や離職予防にもつながります。

法令改正にも対応しやすい

介護業界は法令改正が行われ、人員配置基準や加算要件も変更されることがあります。

シフト作成代行サービスでは、こうした法令改正にも迅速に対応し、常に最新の基準に沿ったシフト作成が可能です。

法令違反のリスクを減らし、安心して運営を続けることができます。

シフトの公平性・満足度の向上

シフト作成の大きな悩みの一つが、公平性の確保です。手作業でシフトを作成すると、意図せず特定の職員に夜勤や連勤が偏ってしまう、といったことがあります。

こうした「偏り」は、本人の不満だけでなく、職員同士の不信感やチームワークの低下、さらには離職リスクの増加にもつながりかねません。

AIによるシフト自動作成では、各スタッフのスキルや経験、勤務条件、組合せなどの多様な要素を考慮し、公平なシフトを作成します。

例えば、「夜勤の回数を均等に割り振る」「連勤や連続夜勤を避ける」「勤務間インターバルを守る」といった条件を設定することで、客観的で公平なシフトが実現します。これにより、スタッフ間の不満や軋轢を減らし、職場の人間関係改善にも貢献します。

また、AIが作成したシフト案を介護業界に精通した専門スタッフが確認・調整することで、現場の実情に合わせた柔軟なシフト作成が可能になります。

公平で納得感のあるシフト作成は、スタッフの満足度向上や離職率の低下にもつながるでしょう。

働きやすい環境づくりのためにも、シフト作成の仕組みを見直すことは介護現場において、非常に重要です。

シフト作成代行サービス「medicaシフト」

シフト作成代行サービス、「medicaシフト」をご紹介します。主な特徴は以下です。

medicaシフトは、AIと介護現場を知り尽くした専門スタッフのハイブリッド体制により、「精度」「柔軟性」「スピード」を兼ね備えたシフト作成を実現します。

シフト作成にかかる時間を大きく削減、業務効率をアップ。また、常勤換算表もシフトと一緒に納品されるため、管理業務の負担も軽減することができます。

「medicaシフト」利用者の声

「medicaシフト」利用者の声を紹介します。

シフト作成代行サービス　まとめ

シフト作成代行は、シフト作成・管理という一連の業務プロセスを外部委託でき、シフトを通じて職場環境の改善も期待できることから、「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」に分類されるサービスとして今後、ますます注目されるでしょう。

「medicaシフト」は期間限定で無料のお試しもありますので、最新情報をチェックしてみてください。（お試し後に導入可否を決めることも可能です）

シフト管理業務に関する負担を軽減し、職員が安心して働ける職場環境を整える第一歩として、シフト作成代行サービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

シフト作成代行サービス「medicaシフト」について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

この記事の執筆者	シフトライフ編集部 主に介護業界で働く方向けに、少しでも日々の業務に役立つ情報を提供したい、と情報発信をしています。