介護事業を行う介護施設は、提供した介護サービスの内容を記録・保管するよう法律によって定められています。
利用者の人数に比例して記録業務の負担も増大するため、「介護施設の記録業務を効率化させたい」「正確な介護記録を残して、ケアの向上に役立てたい」と感じている介護施設の担当者も多いでしょう。
そのような介護施設のICT化やシステム導入に携わる方におすすめしたいツールが、介護記録アプリです。
介護記録アプリとは、記録業務の負担を減らしつつ正確な記録を残すのに役立つソフトウェアのこと。スマートフォンやタブレットからも介護記録を記入・管理できるため、記録業務の改善に役立ちます。
この記事では、介護記録アプリの特徴やメリットについて解説します。無料でお試し利用できる介護記録アプリも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
介護記録アプリとは？
介護記録アプリとは、パソコン、スマートフォン、タブレットで介護サービスの内容を記録・管理するソフトウェアです。
介護記録アプリの目的は、介護現場における記録業務のサポートにあります。日々、様々な業務で忙しい介護職員の負担を軽減しながら、より正確な介護記録を残せるように、さまざまな機能でサポートしてくれるのです。
介護記録アプリの主な機能は以下です。
・食事、入浴、排泄、服薬など介護内容を項目別に記録・管理
・タッチやスワイプを使った操作機能
・スケジュールの作成・管理
・インターネットを利用して介護記録を一元管理
クラウドタイプと呼ばれる介護記録アプリの場合、インターネットを利用して利用者情報や介護記録をリアルタイムで閲覧・編集することも可能です。
次章では、介護記録アプリを導入した場合のメリットについて具体的にみていきます。
介護記録アプリのメリット
介護施設に介護記録アプリを導入するメリットは以下です。
・介護記録管理の負担を軽減できる
・事務作業・事務コストを削減できる
・職員同士のコミュニケーションが円滑になる
・残業を減らせる（働き方改革）
各メリットの具体的な内容について、紙ベースの介護記録と比較しながらみていきましょう。
介護記録管理の負担を軽減できる
介護記録アプリを活用すると、外出先から介護記録を入力できるようになります。インターネットに接続できる環境があれば、訪問先の現場などから記録業務を行うことも可能です。
その結果、紙ベースの介護記録に存在していた課題を解決したり、リスクを回避することができます。例えば、以下のような課題やリスクが紙ベースで介護記録を取っていた場合にはありました。
・サービス提供後に記録するため、細かい内容を忘れてしまう
・記録用のメモをとって、後で清書する必要がある
・個人情報が書かれたファイルを紛失してしまう
その場で介護記録を入力できることには、
「忘れる前に、より正確な記録を入力できる」
「その場で気になった些細な出来事を正確に記入できる」
といったメリットがあります。
紙への記録とは異なり、介護記録アプリを利用した場合には個人情報を紛失するリスクも低減できます。清書する際に記入漏れ、書き間違いなどのリスクも低減でき、介護職員の介護記録管理の負担を軽減できるのです。
記録業務がより効率的になる
介護記録アプリでは、1つのスマートフォンやタブレットから、複数の利用者の記録を入力できます。
アプリの入力画面から、利用者を切り替えつつ記録業務を進められるため、他の職員の記入が終わるのを待つこともなく、自分の記録業務にも取り組めます。
また、「水分チェック表」「バイタル測定表」など、項目ごとに別のシートを用意している施設の場合、転記作業に多くの時間がとられがちです。しかし、介護記録アプリの中には、入力した情報をコピー＆ペーストで簡単に転記するアプリが存在します。
月末月初の利用報告書などの作成の際にも、必要な情報を一人ひとり転記する必要がなく、時間短縮を実現できるのです。介護記録アプリを利用することにより、残業時間の削減効果も期待できます。
事務作業・事務コストを削減できる
記録業務にかかる事務コストや労力を削減できる点も、介護記録アプリのメリットです。
介護記録アプリでは、介護記録をデータとして管理します。そのため、基本的に用紙代やインク代といったコストが発生しません。
また、記録用紙を準備する際に発生する手間（穴あけやファイル綴じなど）が発生しない点も職員の負担軽減につながるでしょう。
職員同士のコミュニケーションが円滑になる
介護記録アプリの導入によって、職員同士の円滑なコミュニケーションを実現できるようになります。
利用者の最新情報（食事量、排泄状況、現在の様子など）を、場所や時間にとらわれず、手元のスマートフォンやタブレットからチェックできるようになるためです。
紙ベースの介護記録で状況を共有する場合、
・記録ファイルの所在を確認する
・記録の内容によっては記入者に確認をとる
といった手間が発生していましたが、介護記録アプリでは、そうした手間を省略できます。結果的に、適切なケアを提供するためのコミュニケーションにより時間を割けるようになるでしょう。
残業を減らせる（働き方改革）
介護記録アプリによって記録業務を効率化できると、いわゆる「記録残業」を大幅に減らすことが可能になります。
利用者の人数が多い介護施設では、人数の分だけ記録業務が発生します。しかし、介護サービスを提供しながら記録業務を進めるためには、一定の時間と労力が必要です。
介護記録が残業の原因になっている場合、記録業務のスピードアップが欠かせません。介護記録アプリには、記録業務を効率化する機能が複数備わっているため、上手に活用することで記録時間を減らし残業を減らせるのです。
介護記録アプリは必要？
介護記録などの記録業務が施設運営を圧迫している場合は、介護記録アプリの導入検討をおすすめします。
介護施設には、記録業務以外にもさまざまな業務が存在します。毎日のルーティーン、レクリエーションや季節行事の企画・準備・実行、担当利用者の介護計画の策定など細かい業務まで含めると膨大な数にのぼるでしょう。
そこで、介護記録アプリの導入によって、介護記録を効率化できれば、職員は空いた時間を別の業務に費やしたり休息にあてたりできるようになります。結果的に、職員の負担を減らしながら良質なケアの提供に役立つわけです。
また、介護記録アプリの導入は、介護施設のICT化にもつながります。ICTツールの導入によって、介護職員が働きやすい職場を実現できれば、職員の定着率向上も実現できるでしょう。
・介護・福祉現場のICT化 活用事例・導入事例5選
介護業界における実際の活用事例や導入事例、メリット・デメリット、ICT導入支援事業などを紹介しています。
介護記録アプリのタイプ
介護記録アプリには、大きくわけて
「クラウドタイプ」
「オンプレミスタイプ」
の2種類が存在します。
クラウドタイプは、サービス提供会社が構築しているシステムをインターネット上で利用する仕組みです。介護施設側は、インターネット経由でアプリにアクセスするだけで、介護記録アプリを利用できます。
一方の、オンプレミスタイプは、自社の介護施設内にシステムを構築あるいは既存のシステムを使って利用する仕組みです。外部から独立した環境を構築すれば、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられる点がメリットです。
クラウドタイプとオンプレミスタイプ、それぞれの主なメリットとデメリットを以下にまとめました。
| メリット | デメリット | |
| クラウドタイプ | 導入コストが低く、オンプレミスタイプよりも短期間で導入できる | クラウド上で情報を一括管理するため、セキュリティ面にやや不安がある |
| オンプレミスタイプ | 情報漏洩のリスクを最小限に抑えられる | 導入コストが高額になりがち システムの保守や運用を自社で行う必要がある |
介護記録アプリは、スマートフォン・タブレットで利用できるクラウドタイプが一般的ですが、使用用途や目的にあわせて、オンプレミスタイプも検討してみてください。
無料お試し期間あり介護記録アプリ
新しいシステムを導入する際は、使用感を確かめることが重要です。多くの介護記録アプリでは無料試用期間が設定されています。
ここでは、無料の試用期間がある介護記録アプリを5つ紹介します。
（※掲載している無料期間の表記は記事執筆時（2024年4月15日時点）の情報をもとに記載）
ケア記録アプリ（介護サプリ）
ケア記録サプリは、株式会社介護サプリが提供しているipad専用の介護記録アプリです。
入力方法が複数用意されており、手書き入力、キーボード入力、選択肢から入力、定型文をそのまま入力のいずれかを選択できます。
電話やメールでのサポート体制も用意されているため、介護記録アプリがはじめてという場合でも、安心して導入できるでしょう。ケア記録アプリには、最大1ヶ月の無料期間が設けられています。
公式サイト：ケア記録アプリ（介護サプリ）
カイポケ
カイポケは、株式会社エス・エム・エスが提供している介護ソフトです。公式サイトによると、2023年4月時点で46,300以上の事業所に導入された実績があります。
カイポケには、施設形態に応じた専用のタブレットが用意されており、形態に応じて介護記録の入力・管理ができます。
カイポケは、最大36ヶ月の無料キャンペーン（2025年3月31日までの申込）を実施中です。
公式サイト：カイポケ
CareViewer
CareViewerは、CareViewer株式会社が提供している介護記録アプリです。
同じ時間帯に提供した介護サービスを一括登録する機能が備わっているため、ルーティーンワークの多い入所施設におすすめのアプリとなります。
CareViewerには、複数の料金プランが用意されており、フリープランを選ぶと月額0円で利用できます。
公式サイト：CareViewer
ケアコラボ
ケアコラボは、ケアコラボ株式会社が提供している介護記録アプリです。600以上の事業所に導入された実績があり、スマートフォン、タブレット、パソコンで使用できます。
入力した介護記録を、タイムラインから時系列で確認できる点が大きな特徴です。家族との情報共有機能や掲示板機能が備わっており、ケアコラボを利用する人たち同士のコミュニケーションに重点が置かれています。
ケアコラボは、1週間の無料体験利用が可能です。
公式サイト：ケアコラボ
でらケア
でらケアは、株式会社F.S.Cが提供している介護記録アプリです。シンプルなデザインが特徴で、介護記録の項目はアイコンでわかりやすく表示されています。介護記録はExcelにも出力可能です。
訪問・電話・メールでのサポート体制が構築されているため、サポートを受けながら介護記録アプリを活用したい施設にもおすすめです。でらケアには、最大30日間の無料お試し利用期間が用意されています。
公式サイト：でらケア
まとめ
介護記録をはじめとする記録業務をサポートしてくれる介護記録アプリ。
記録業務の効率化は、職員の負担軽減や正確な介護記録を残すことにつながります。結果的に、利用者や家族に喜ばれるようなケアを実現できるはずです。
介護記録アプリは、種類によって見た目や使用感が異なるため、まずは無料期間が設けられているアプリを試してみて、使い心地を確かめてみてはいかがでしょうか。
ぜひこの機会に、自社にあった介護記録アプリを探してみてください。
介護記録アプリ以外にも、介護職員の負担軽減につながるICTツールは多数あります。
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| この記事の執筆者 | 千葉拓未 所有資格：社会福祉士・介護福祉士・初任者研修（ホームヘルパー2級） 専門学校卒業後、「社会福祉士」資格を取得。 以後、高齢者デイサービスや特別養護老人ホームなどの介護施設を渡り歩き、約13年間介護畑に従事する。 生活相談員として5年間の勤務実績あり。 利用者とご家族の両方の課題解決に尽力。 現在は、介護現場で培った経験と知識を生かし、 Webライターとして活躍している。 |
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