【教えて！】介護ソフト導入のメリットとは？導入の注意点についても解説！

介護ソフトとは

介護ソフトとは、介護施設や通所介護、訪問介護などを提供する事業所で活用されている、日々の業務をデジタル化し、効率的に管理するためのツールです。

機能は介護ソフトによって様々ですが、

など、これら多岐にわたる業務をサポートします。

紙の記録に頼ることなく、データを簡単に共有・保存できるため、ミスを防ぎ、職員の作業負担の軽減が期待できます。業務効率の向上、ケアの質を高めるための有力な手段として、多くのメリットがある介護ソフトは業務に欠かせないツールといえるでしょう。

また徐々にLIFEに対応している介護ソフトも増えてきています。科学的介護情報システム（LIFE）に関連した加算を算定している場合には、LIFE対応の介護ソフトを活用することで、事務作業の負担を軽減することもできるでしょう。

介護ソフト導入のメリットとは

介護ソフトの導入には、数多くのメリットがあります。例えば、導入のメリットとしてあげられる主なものには、以下などがあります。

このように介護ソフトは施設運営全体に大きな効果をもたらし、効率化と質の向上を同時に実現できるツールです。

次にこれら5つの項目を詳しく解説します。

業務効率化ができる

日々の介護記録やケアプラン作成、勤怠管理・給与計算など、これまで紙や手作業で行っていた業務をデジタル化することで、作業時間が大幅に短縮されます。

これにより、職員はより多くの時間を利用者のケアに集中でき、現場の忙しさが軽減されるでしょう。

以上のように介護ソフトの活用は、施設運営の効率化に直結するだけでなく、職員の業務負担を軽減する重要なサポートツールです。

データ共有・活用がしやすくなる

介護ソフトを導入することで、施設内でのデータ共有・活用がしやすくなります。

このように介護ソフトを利用することで、データ共有・活用がしやすくなり、より良いサービスの提供が行えます。また詳細な記録を共有しやすくなるため、施設全体のリスクマネジメントにもつながります。

ケアの質が向上する

介護ソフトの導入により利用者へのケアの質が向上することが期待できます。

介護ソフトにて情報共有やデータ分析が簡単になり、施設全体で今より質の高いケアを行うことができます。

加算が取得しやすくなる

算定している加算に合わせて介護ソフトを選ぶことで、介護報酬の請求業務がスムーズになり加算の取得が円滑になります。

介護報酬加算の取得は施設経営にとって重要です。また請求業務も格段にスピードアップするでしょう。

介護ソフトを活用することで、この手続きが効率的になり、施設運営をより安定させることが可能です。

ペーパーレスによるコスト削減

介護ソフトを導入し、情報をデジタル化すると、ペーパーレス化が進み、施設運営におけるコスト削減が実現します。

これらにより、施設全体の運営コストの削減が期待できます。

介護ソフト導入のデメリット・注意点

介護ソフトの導入には多くのメリットがありますが、注意点もあります。主なものとして、以下などがあげられます。

それぞれ解説します。

導入後、職員が慣れるまで時間が必要

介護ソフトを導入した後、職員がその操作に慣れるまでには時間がかかります。特に、これまで紙ベースや手作業で行っていた業務をデジタルに切り替えることには戸惑いを感じる職員も多いです。フォロー体制を考慮しておくことが大切だといえるでしょう。

また、介護ソフトを導入した初期段階では操作ミスや手間が発生しやすく、慣れるまでの期間中に業務効率が一時的に低下する可能性があります。このため、ソフト導入前後には適切な研修を実施し、職員がスムーズに移行できるようサポート体制を整えることが大切です。

導入後に現場から不満が生じないように、ソフトが使いやすいものであるかどうか、現場のニーズにあったものかを事前に確認しておくことも重要です。

導入コストが発生する

介護ソフトの導入には、初期費用などを含めた導入コストが発生する点に注意が必要です。システムの購入費用だけでなく、導入時の設定費用やインストール、さらに職員への研修にかかるコストも考慮する必要があります。

導入後も定期的なシステムの更新や、メンテナンス費用が発生する可能性があります。サポート体制を利用する際の契約費用など、長期的な運用コストについてもしっかりと見積もり、予算を確保しましょう。

導入コストは発生しますが「長期的な視点で見ると業務効率化やコスト削減につながり、今後の施設運営に必要なことである」と、経営層やリーダー層が介護ソフト導入の軸をぶらさないことがとても大切です。

業務の流れを見直すことも必要

介護ソフトを導入する際には、業務の流れを見直すことも必要です。新しいシステムを効果的に活用するためには、従来の作業手順や役割分担を再評価し、ソフトに合わせた業務の流れへ変更することが必要になる場合があります。

例えば、介護ソフトを使ってリアルタイムで情報を共有できるようになると、これまでのように詳細に申し送りでの口頭や紙での報告を行う必要がなくなります。

申し送りが重要事項のみに簡素化され時間短縮につながれば、例えば、スムーズに日勤⇒夜勤への勤務の交代が行えるでしょう。介護ソフト導入を機に、業務全体を効率化できるようにフローも見直しましょう。

自施設に合った介護ソフト選ぶことが大切

介護ソフトを導入する際には、自施設に合ったものを選ぶことが大切です。

など介護ソフトそれぞれが特徴を持っています。

介護ソフトを導入し、実際に長年使用していても「この機能は1度も使ったことがない」ということを多く聞きます。機能が多く操作も複雑だと、職員が使いこなせず、結果的に業務が非効率になることもあります。自施設に必要な機能を見極めて、不要な機能が多すぎないようにしましょう。

多くの介護ソフトにはデモ版が用意されていたり、無料トライアル期間が設定されています。こうした無料期間を活用し、実際の運用に問題がないか確認してから本格導入するようにしましょう。施設の特性やニーズに合った介護ソフトを選ぶことが大切です。

自施設にあった介護ソフトの選び方のポイント

介護ソフトの選び方のポイントとして、以下の5つをピックアップしてご紹介します。

それぞれ解説します。

介護ソフトを導入する目的を明確にしてから選定する

介護ソフトを導入する際には、まずその目的を明確にします。現場では、業務の効率化や、ケアの質の向上など、多くの課題があります。

それら課題に対してどのような解決策を求めているのかを明確にすることが、介護ソフト選びの第一歩です。

たとえば、業務の効率化を目指しているならば、記録作成や情報共有が簡単にできる機能を重視すべきです。一方で、ケアの質を向上させたい場合は、利用者の健康管理やコミュニケーション支援に特化した機能が必要になります。

目的を明確にすることで、数多くある介護ソフトの中から、最も効果的なものを選ぶことができ、導入後の運用もスムーズに進みます。現場職員が導入効果を実感しやすいことが、スムーズな全面導入にもつながります。

介護ソフトを導入することで得たい効果や目的を明確にしてから、製品の選定に取り組むことが大切です。

介護ソフトの対応範囲を確認する

現場からのニーズや業務内容に対して、介護ソフトがどの程度対応できるかを確認することが重要です。

たとえば、

などのような、日常業務で必要とされる機能が介護ソフトに含まれているかを確認します。さらに、データの共有や分析がどの程度まで可能か、他のシステムとの連携がどのように行われるかも確認すべき点です。

導入を検討している介護ソフトの対応範囲を正確に把握することで、現場での利用がスムーズに行えるようになり、業務の効率化やケアの質の向上につながります。適切な介護ソフトを選ぶためには、導入前に詳しいチェックが必要です。

導入コストをしっかり見積もる

介護ソフトを導入する際には、導入コストをしっかりと見積もることが大切です。初期費用だけでなく、運用にかかるコストも含めた総額を把握することで、長期的な運営に無理がないかを確認できます。

まず、ソフトウェアのライセンス料や設定費用を確認しましょう。また、導入後のメンテナンス費用やサポート契約も考慮します。

さらに、ハードウェアの購入やネットワーク環境の整備が必要な場合、その費用もプラスされます。職員のトレーニングやシステム移行にかかる時間やコストも必要となるでしょう。

これらの要素を総合的に見積もることで、導入後のコストパフォーマンスを最大化できるような計画を立てることが可能です。予算内で最大の効果を得るためには、できる限り正確なコストの計算が不可欠です。

導入にあたって利用できる補助金があれば、申請するのも一つの手です。IT導入補助金やICT導入補助金については、以下の記事で解説していますので参考にしてみてください。

サポート体制を比較する

介護ソフトを選ぶ際、サポート体制の比較も重要です。ソフトウェアの導入後、スムーズに運用を始めるためには、しっかりとしたサポートが欠かせません。特にITやシステムに強い職員がいない、もしくは少ない場合には、サポートが導入成功のカギとなることも少なくありません。

特に、トラブル発生時の迅速な対応や、操作方法に関する質問に対しサポートが充実していることが望ましいです。

たとえば、電話やメールでのサポートが利用可能な時間帯や、リモートや現場での直接サポートが受けられるかどうかを確認することが必要です。また、定期的な機能のアップデートや研修の提供、導入後のフォローアップなどについても確認するとよいでしょう。

使用感・使い勝手を確認して本格導入する

介護ソフトの導入を検討する際には、実際に現場職員に使い勝手を確認してから、本格的に導入することが大切です。

ソフトウェアがどれほど機能的であっても、使いにくければ業務の効率を下げてしまいます。試用期間を活用して、スムーズに操作できるかを確認しましょう。

使いやすさを考慮することで、導入後のトラブルやストレスを減らすことができます。複数の職員に使ってもらい、フィードバックを集めることで、実際の現場に合った選択が可能になります。

介護ソフトに限らず介護現場のICT化は今後ますます重要に

介護業界では、高齢化が進む中で人手不足へどう対応するかが大きな課題となっています。この状況に対応するために、介護現場のICT化が今後ますます重要になっていきます。

すでに、現場のICT化に積極的に投資し業務効率改善に取り組む介護事業者と、取り組みが進まず旧態依然の働き方が続く介護事業者と2極化が進んできていると言って良いでしょう。

例えば、介護記録の自動化や、ケアプランの管理、シフト作成、請求業務がデジタルで行えるようになれば、手作業でのミスが減り正確で迅速な対応が可能になります。

業務が効率化されることで時間ができ、職員が利用者のケア業務により多くの時間を使うことができるようになります。また、職員間のコミュニケーションも促進されることが期待できます。情報共有もスムーズになり、結果として質の高いケアの提供につながるでしょう。

特にICT機器を使い慣れている若い世代の職員は、紙媒体や口頭での情報共有に馴染みがありません。若い世代の職員の採用を促進するためにも、ICT機器の導入やICT化が重要なポイントとなります。

介護現場におけるICT化は、人手不足の解消と業務効率化のための必須課題であり、さらに加算を取得し安定した施設運営を行うためにも、その重要性は今後ますます増していくでしょう。

まとめ

介護ソフトを導入することにより、業務の効率化やケアの質の向上につながることが期待できます。

導入の際には、介護ソフトの機能や利用料金、サポート体制などを比較・検討し、自施設にあったソフトを選ぶことが大切です。

介護ソフトの導入をはじめ介護現場のICT化は、今後さらに進むであろう深刻な人手不足の解消のため、業務効率化を図るためにも欠かせないツールと言えます。

加算要件にも関連するケースが増えているように、厚生労働省もICT化を推進しています。施設の安定した経営にとっても、ICTの導入は今後ますます重要性を帯びてくるでしょう。介護ソフトの導入のみならず、様々なICTツールの積極的な利活用が求められています。

介護・福祉現場のICT化 活用事例については以下の記事も参考にしてみてください。