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【いまさら聞けない!】介護施設でのシフト作成(勤務表の作り方)のコツってあるの?

介護施設でのシフト作成(勤務表の作り方)のコツ

24時間体制の医療・介護現場において、シフト作成は業務全体を左右する重要なものです。
シフトを作成するには職員の希望や労働条件、業務や運営状況など、さまざまな項目を考慮しなければならないため、作成に膨大な時間を費やしている方も多いのではないでしょうか。
ゆとりのある状態でデスクの前に座りシフトを作成することができればよいですが、実際は時間に追われ業務の合間に急いで作っているのが日常ではないでしょうか。
そこで本記事では、主に医療、介護施設でシフト作成のコツ、シフト表を管理する上で基本事項や考え方を詳しく解説します。
シフト作成・管理にお悩みの方は、ぜひ参考にしてくださいね。

介護施設でのシフト作成(勤務表の作り方)における問題点

疑問を持つ介護スタッフ

シフトは日々の業務量や運営予算、職員一人ひとりの希望など、さまざまな条件や状況を考慮して作成されます。

考慮すべき項目や職員数が多くなるほどシフト作成が複雑になり、作成者に非常に大きな負担がかかります。

シフト作成者の悩みには、例えば以下のようなものがあります。

・シフトを作る時間がない
・シフト希望の提出期限を守ってもらえない
・公平・平等なシフトにならず職員から不満の声があがる

シフトを作る時間がない

シフト作成者も現場業務に入りながら、合間を見てシフト作成を行っています。

まとまった時間を確保してシフト作成に集中できれば良いのですが、難しい現場も多いでしょう。

細切れにシフト作成に取り組むため、前回作業を思い出すところから始まり、少し作ってまた中断、といった状況になりやすくシフト作成の時間が無いことが多くの管理者の悩みといえます。

シフト希望の提出期限を守ってもらえない

シフト作成のために希望休の提出期限を設定している介護施設は多いと思います。しかし何らかの事情により提出期限が守られないことも多いのが現実ではないでしょうか。

学校行事が急に決まった、病院への通院の必要、など提出期限の後に変更になるケースもあり、シフト管理者を悩ませています。

公平・平等なシフトにならず職員から不満の声があがる

24時間365日、利用者のために介護サービスを行う必要がある介護業務は非常にハードな仕事です。

そのためシフト管理者はできるだけ早番・遅番や夜勤の回数、休日の配置など、各スタッフに公平・平等となるシフト作成をするために頭を悩ませています。

しかし、どうしてもスタッフ全員が満足するシフト表を作成するのは難しく、不満の声が上がることがあります。

これもシフト管理者のストレスの原因といえます。

他にもシフト管理者を悩ませる問題はありますが、これらの悩みを解決できれば、シフト作成はそれほど苦ではなくなる可能性があります。

では、これらの課題を解決するためにはどのような取り組みや考え方が必要か解説します。

介護施設で適切なシフトを作成するために必要なこと

シフトを作る介護施設の管理者
業務を滞りなく進めるために必要な職員の人数は、曜日や時間帯によって異なります。

曜日や時間帯ごとに必要な労働力を明確にして、各職員の役割や能力に見合った適材適所に人員を割り振ることで、バランスの良いシフトを作成できます。

さらに、いつ・どれくらい人手が必要かを職員にも共有しておけば、シフトに協力してもらいやすくなるでしょう。

また、現場で働く職員には、仕事以外にも生活やプライベートがあります。
子育てや親の介護、町内会の行事など、さまざまな生活環境のなかで働いているためシフトに求める希望も多種多様です。

したがって、業務だけに重きを置くのではなく、各職員のシフトに入れない時間帯や求める働き方、能力や役割などに配慮して勤務表を作成することが大切です。

介護施設で適切なシフトを作成する5つのコツ

職員の働き方を決め、効率的に業務を進めるためには適切なシフト作成が欠かせません。

シフト作成者は5つのポイントに着目することで、より効率よく適切なシフトを作成できるでしょう。

①正循環を意識する

正循環とは前の勤務開始から24時間以上経過した後に、次の勤務が開始されるシフトの組み方のことです。

正循環シフトの基本的な組み方は、「日勤→準夜勤→休→深夜勤」や「深夜勤→休→日勤」となります。

医療・介護現場におけるシフトは、基本的に深夜勤務を含む24時間体制で組まれます。

正循環を基本にすることにより、昼夜逆転生活に陥りやすい不規則なシフトでも健康的に働けるようサポートできます。

職員の心身の健康を守り、良好なコンディションを保ちながら長く働いてもらうためにも、正循環を基本としたシフトを作成することが大切になります。

②人員に余裕を持たせる

職員も人間なので体調不良や避けられない都合が発生し、急にその日のシフトに欠員が出ることもあります。

あまりにもタイトな人員でシフトを組むと、欠員が出た際に一人ひとりにかかる負担が大きくなります。

施設として患者様や利用者様へのサービス品質低下を招くだけでなく、休憩すら取れなくなる恐れがあります。
さらに、人員不足による焦りや不注意から思わぬトラブルをも招きかねません。

シフトに入る人員に余裕をもたせることによって、急な欠員やアクシデントにも柔軟に対応できます。

各職員が抱えている負担や、こなさなければならない業務量を考慮しながら、余裕を持った人員配置を心がけましょう。

③希望をできるだけシフトに反映させる

多くの職員がシフトにおいてまずチェックするのは、自分の希望が通っているかどうかです。

希望通りに休みが取れていなかったり、働けない時間帯にシフトを入れられたりすると、予定していたスケジュールが狂ってしまいます。

シフト希望は職員の生活に直結するため、可能な限り一人ひとりの要望を叶えるよう組み方を工夫しましょう。

休みの希望が重なったり、人手が必要な時間帯に人員を確保できなかったりする場合は、交渉・相談によって解決しなければなりません。

個別の交渉は時間がかかる可能性があるため、それまでの作業は早めに済ませておきましょう。

④シフトを早めに確定させる

希望の提出日からシフトが確定するまでの期間が長いと、プライベートの予定を立てられないとストレスを感じる職員も少なくありません。

仕事に対する満足度を高め、モチベーションの低下を防ぐためにも、希望提出日からできるだけ早くシフトを作成しましょう。

ただし、各職員のシフト希望が出揃わないと、そもそもシフトを作成できません。

希望の提出から作成まで、毎回同じスケジュールで進められる体制を整えることがシフトを早く確定できる要となります。

⑤公平・平等なシフト作成を目指す

すべてが希望通りにいかないことは、24時間体制のシフトで働いている以上、多くの職員が理解しているでしょう。

しかし、一部の職員だけいつも希望が叶わないとなると不公平感が強まります

例えば、「家族のある職員は土日休みが取れるが独身だと却下される」「ベテラン職員は深夜勤務の回数が少ない」といったことは、同じ現場で働く仲間への不満につながりかねません。

そればかりか、仕事に対するモチベーションが低下したり、シフト作成者への不信感につながったりする可能性もあります。

特定の職員に過剰な負担がかからないようにするためにも、できるだけ公平・平等なシフト作成を心がけましょう。

介護職員から不満が出やすいシフト・勤務表とは

シフト管理者が苦労して作ったシフトであっても、全員に満足してもらえるシフトを作ることは難しいです。時として、介護職員からは不満が出ることもあります。

ではどういったシフトが介護職から不満が出やすいか、主なものをご紹介します。

休日や勤務が偏ったシフト

例えば、管理者が先月夜勤が多くて大変だった職員のために「よかれ」と思って3連休を入れたり、あるいは他の職員の休み希望の影響などで休日が前半や後半に偏っていたりすると、不満に感じる職員も多いです。その分、反動で連続勤務が長くなるからです。

また、早番や遅番や夜勤などが他の人よりも多い場合にも、職員は不満を感じます。自分の勤務が偏っていると感じるからです。

勤務区分それぞれの回数をカウントしている職員は思っている以上に多いです。「他の人よりも自分のほうが早番が多い、遅番が多い」ということで不満に感じる職員もいるのです。

シフト表はできるだけ公平に作ることが大切ですが、現実的には難しく悩んでいるシフト管理者は多いのではないでしょうか。

休息を考慮しないシフト

シフト制で働く介護職にとって、遅番の次の日が早番など、休息がしっかり取れないシフトは体力的にきついですし、不満に感じるシフトとなります。

とはいえ、介護施設が人手不足だと止むを得ず「体力的にきついシフト」になることもあるでしょう。ただ、そうした休息を考慮しないつらいシフトが続くと、最悪の場合、職員の退職につながるケースもあります。

現時点ではまだ努力義務ですが、厚生労働省は勤務間インターバル制度の導入が推奨しています。

介護施設で勤務間インターバル制度を取り入れるのは難しいかもしれませんが、こうした働き方の改善も今後、人材採用では重要性を増してくるのではないでしょうか。

勤務間インターバル制度については、以下の記事をご覧ください。

人間関係が難しいシフト

シフト作成を難しくしている理由の一つに、「職員の人間関係」があります。性格的に合わない。スキルに差があるため自分だけが大変になるから、といったことで「あの人と同じシフトは嫌だ」とシフトへの不満につながることがあります。

特に2人で夜勤を組む場合には、この組み合わせは本当にNGといったケースもあるでしょう。夜勤だけではなくデイサービスの入浴などでもこうした人間関係の問題はあるかもしれません。

はっきり「この人とは組めない」と伝えてくる職員もいますが、表に出さず不満を抱えているケースもあります。いずれにしても大きな不満にもつながりやすいのが人間関係だといえます。

シフト・勤務表の展開が月末ギリギリ

介護施設で働く場合、シフト勤務となります。そのため毎月の休日が一定ではありません。スタッフにとってはシフトが出なければ来月の予定が立てられないため、できるだけ早くシフトを出して欲しいと思っています。

つまり「シフト作成→展開」は早ければ早いほど嬉しいのです。いまはシフト担当者をしている方も、過去に一介護職員として働いていた頃は、月末ギリギリのシフト展開だと不満を感じていたのではないでしょうか。

しかし実際にシフトを作成する立場になると、作成の時間が取れない、人間関係への配慮、希望休の提出が集まらない…などでシフトの完成が月末ギリギリになってしまう、といったことが起きているかもしれません。

月末ギリギリのシフト・勤務表展開は、スタッフの不満につながってしまいます。

介護施設でシフト作成を効率的に進める2つのコツ

手間のかかるシフト作成を効率的に進めるためには、シフトに入る職員全員の協力が不可欠です。

シフト作成者にまかせっきりにするのではなく、現場をあげてシフト作成業務をバックアップすることが大切です。

①シフト希望のルールを設ける

シフトを早く作成するためには、決められた期日までに希望を提出してもらうことが必須です。

シフト希望の集約が遅れると、そのぶん作成時間がひっ迫します。

職員全員に希望提出の期日を厳守してもらい、遅れがちな人には早い段階で声掛けしましょう。

また、シフトに関して明確なルールを設けることも忘れてはなりません。

「月に2日は土・日・祝日に休みが取れる」「希望休は月に3回まで」「夜勤回数は全員同じ」など、あらかじめ全員が共有するルールを定めておきましょう。

ルールに基づいて人員を配置することで、公平なシフトを作成しやすくなり仕事に対する満足度も高められます。

②シフト作成時間を確保する

シフト作成は、とても時間がかかる大変な作業です。

職員が多いほど希望の集計に時間がかかるうえ、たった一人の予定変更によってシフト全体を修正しなければならないこともあります。

他の業務に追われながら、ミスなく精密なシフトを作成するのは非常に困難といえるでしょう。

シフト作成は大切な業務の一環です。

シフト作成の時間を割り振り、適切なシフトを提出してもらうことで全体の業務改善にもつながります。

どうしてもシフト作成時間を確保できない場合は、シフト作成システムなどの便利な機能を導入することも検討しましょう。

公平な介護施設のシフト作成・勤務表を作るにはシフト作成ソフトが便利

シフトを作る介護リーダー

効率よくシフトを作成するために上記のことを意識するのはもちろんですが、従来のシフト作成方法を見直すことがもっとも有効です。

表計算ソフトなどでは限界があるため、シフト作成システムをはじめとしたICTソリューションを活用することで、より簡単でスピーディーに適切なシフトを作成できます。

弊社が扱うシフト作成システム「シンクロシフト」は、シフト作成や働き方の悩みを解決できるICTソリューションの一つです。

シンクロシフトを導入することで、職員の希望休の集計も期日設定ができるため申請フローのルール化が可能となります。

また、集計後のシフト作成においても複雑な設定を行うことなく、正循環シフトや勤務間インターバルを確保したうえで適正なシフトを自動配置できます。

職員一人ひとりの希望を反映した公平・平等なシフトを作成できれば、円満で働きやすい職場環境を構築する一助となります。

便利なシステムを積極的に活用して、シフト作成の業務効率化を図ることも可能です。

これまでシフト作成に数日かかっていた、という担当者の方も多いのではと思いますが、こうしたシフト作成ソフトを利用することで作成に要する時間を短縮することが可能になります。

介護施設でシフト作成・管理を効率化することによって生まれる効果

ICTソリューションによってシフトを管理することは、現場の業務改善の第一歩です。

便利なシステムを賢く活用して、できるだけ時間と手間をかけずシフトを作成・管理することが望ましいでしょう。

シンクロシフトのようなシフト作成ソフトは、時間の創出や公平なシフト作成の一助になります。
夜勤回数なども特定スタッフに偏らないように均等に配置、公平なシフトを自動で作成することができます。

シンクロシフト短時間で手直しの少ない精度の高いシフトが作られるため、今までのシフト作成時間を大きく短縮することが可能です。これにより、シフト管理者の負担も大きく軽減することができます。

シフト作成の工程を大幅に削減できる

シフト作成ソフトを活用することで、シフトに入る職員全員の希望や労働条件に応じた、適切なシフトを短時間で作成することが可能になります。
まず、従来なら紙やチャットツールで受け取っていたシフト希望の集計を、すべてシステム上で完了できます。

希望の集計から作成までシステムで一貫して行うことで、職員の希望を見落としたり、記入を間違えたりといったミスをする心配がありません。

さらに、正循環や勤務間インターバル、労働条件などの細かな調整も条件を入力するだけで手軽に設定できるため、シフト作成の工程を大幅に削減できます。

シフト作成者の負担を軽減できるだけでなく、シフトに関する職員の不満解消にも役立ちます。

無駄な時間やコストを削減できる

シフト作成ソフトによって適材適所に人員を配置することで、時間とコストを有効活用した人材育成が可能になります。

例えば、余裕がある時間帯にベテラン職員と新人職員をバランスよく配置すれば、現場主体の新人教育をスムーズに進められます。

優秀な人材の育成には、ベテラン職員による教育やサポートが必要不可欠です。

業務と並行して新人教育をおこなうことで、より効率的に技術伝承ができ人件費の削減にもつながっていきます。

まとめ

シフト作成業務を効率的に進めるためには、準備の段階から明確なルールを設定することが大切です。

わかりやすいルールを設けることで、スタッフ間のコミュニケーションの円滑化や、早めのシフト作成に繋げていくことが可能となります。

また、作成段階においても正循環配置などのルールを設けることで、シフト作成に係る時間や負担を軽減することができるようになります。

シンクロシフト」などのシフト作成ソフトを利用する方法も効果的です。

医療・介護の現場において、日々の業務の一つ一つを効率的にしていくことで、少しずつ余裕が持てる時間を作っていけるようになります。
業務改善を積極的に進めていきましょう。

この記事の執筆者
シフトライフ編集部
シフトライフ編集部

主に介護業界で働く方向けに、少しでも日々の業務に役立つ情報を提供したい、と情報発信をしています。

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