【教えて！】実地指導（運営指導）の書類は何年分必要？何年に一度？指導の流れなどを解説

実地指導（運営指導）とは？

実地指導（運営指導）とは、行政の担当者が介護事業所を訪問、指定基準等に定められた介護サービスの質や事業所の運営体制、介護報酬の請求や加算の算定状況などについて、適正に運営がなされているかを確認することです。

実地指導は令和4年度から「運営指導」と名称が変更されました。コロナ禍で、行政の担当者がそれぞれの施設、事業所に伺えない期間が長く続きました。

そのようなことから、指導にオンライン会議ツールを活用することが認められ、必ずしも現地で行う必要がなくなったので名称も改められました。

運営指導の対象となる介護サービスは、介護保険給付に関連するサービスです。具体的には、次のサービスが含まれています。

実施指導のみならず、集団指導などにおいてもオンライン会議ツールを活用して開催されている自治体が増加しています。事業所にとっても、移動の時間の短縮や複数名で受講することができるなど、メリットも多くなっています。

運営指導の目的

運営指導の目的は、介護サービスの質を確保し、保険給付が適正に行われるようにすることです。これにより、高齢者の尊厳を守り、質の高いケアを提供する体制を維持・向上させ、高齢者虐待を防止することなどにも繋がります。

また、介護保険制度の公正な運営を守るため、報酬請求が適正に行われているかどうかもチェックされます。そのため、介護サービスを利用する方が安心してサービスを受けられ、持続可能な制度の構築にも寄与します。

介護保険制度において、介護保険サービスを提供するためには都道府県知事等の指定（許可）を受けて初めて介護保険サービスを提供することができます。指定を受ける際には、許可書類の提出や規程の準備などを行いますが、その後は不定期での運営指導しかありません。

運営指導の際には、行政担当者と積極的にコミュニケーションを図り、最適な運営を目指して有意義な意見交換を行うことが望ましいでしょう。また、普段から疑問に思うことや他の事業所の事例などについても積極的に聞いてみることをおすすめします。

運営指導と監査の違いとは

運営指導と監査の違いについて解説します。

介護保険制度における指導は大きく、

に分けられます。

集団指導は、一般的な介護保険制度の説明や直近の事例、間違いやすい制度の説明など一般的な話しを複数の事業所に向けて行われることが一般的です。

運営指導は、行政の指導担当者が介護施設・介護事業所を訪問したり、オンライン会議を通じて、あらかじめ用意された資料や当日のヒアリングをもとに調査や指導が行われます。

監査は、事業所の運営基準違反や介護報酬の不正請求が認められた場合、またはその可能性がある場合に実施され強制力を持ったものです。

運営指導は事業所の任意協力のもとで行われますが、監査は強制力を伴います。運営指導中に違反や不正の疑いが判明した場合、その場で監査に切り替えられることもあります。

虐待が疑われる場合や、不正請求が疑われる場合などについては、職員からの内部告発などから監査に至る場合もあると言われます。

過去に、知り合いの介護施設で運営指導に来た行政職員が、居室として登録されていない場所に利用者がいることを発見し、定員超過違反で介護報酬の返還と新規の受け入れ停止となった事例がありました。

もしかすると現場の介護職員は、それが不適切なことだと思っていなかったのかもしれませんが、届出と実態が異なる場合などは行政処分の対象となります。

運営指導がおこなわれるタイミング

運営指導は、介護保険の指定または許可の有効期間中に少なくとも1回以上実施されることが義務付けられています。指定期間は通常6年ですので、その間に最低1回は実施されます。

特に、新規に指定申請を受けた事業所は、申請後1〜2年以内に運営指導が実施されることがあります。これは、開設直後の運営状況や法令遵守の確認を兼ねて早期に運営指導を行うことで、適正な運営を継続できるようにするためです。

また、入所系サービスや居住系サービスに関しては、利用者の生活の場であることを考慮し、3年に1回の頻度で運営指導を行うことが望ましいとされています。

筆者も過去に何度か運営指導を受けたことがありますが、過去の運営指導で指摘や指導を受けたポイントについては、必ず次の運営指導でもチェックが行われます。担当者が変わることもあるとは思いますが、運営指導が入ることが決まったら過去の運営指導でどのような点について指摘を受けたかを改めて確認するとよいでしょう。

また、運営指導で指摘や指導を多く受けた場合、特に返還事例や処分の事例などがあった事業所については、比較的早いタイミングで運営指導が入る、と聞いたこともあります。

運営指導で提示・提出が必要な書類

運営指導で必要になる書類は、以下のとおりです。

サービス種類によって用意する書類が変動するため、自己点検チェックシートを活用し、年一回以上の自己点検を行い適切な帳票整理を行なっておきましょう。自己点検シートは市区町村ごとに異なるため、市町村のHPを確認し、日頃から確認を行い、運営指導の際は指定された期間内に素早く提出ができるように準備しましょう。

参考：東京都　居宅サービス事業所等自己点検票（介護）
参考：北海道　介護保険施設等自己点検表

運営指導の書類は過去何年分必要？

運営指導に必要な書類は、最大で過去5年分が確認される場合があります。少なくとも当該年度分とその前年度分の書類を必ず用意しておかないといけません。

最近では、ペーパーレス化が進んでおり、書類をデータ管理（保管）している場合、電子機器などで確認を行うことも可能なため、あらかじめ印刷して準備しておく必要はありません。

介護保険の運営基準では、ケア提供に関する記録書類は「完結の日から2年」の保存が義務付けられています。しかし、各自治体により条例で決められており、長い自治体では5年の保存期間が求められている場合もありますので確認しておいた方が良いでしょう。

参考：兵庫県神戸市介護保険サービスの提供に関する記録の保存期間の取扱いについて
参考：神奈川県川崎市記録の整備・保存

運営指導の内容

運営指導では、行政の担当者が介護保険施設や各介護サービス事業所に直接出向いたり、リモートにて行われ、主に関係書類をもとに3つの確認を行います。

最低基準等運営体制指導

最低基準等運営体制指導は、介護サービスの質を確保するための指導です。介護保険施設等がそれぞれのサービスを行う上で、実際にどのような体制を構築しているかという観点から確認し、必要な指導を行います。

介護サービスの実施状況指導

介護サービスの実施状況指導は、利用者に提供されるサービスの質を確認するための指導です。実際のサービスが法令通知に基づき適正に行われ、利用者の尊厳が守られ、自立支援に資するサービスが行われているかを確認するものです。

参考：介護保険施設等運営指導マニュアル

報酬請求指導

報酬請求指導は、各介護サービスが報酬基準に基づいて適正に介護報酬を請求できるよう、介護保険施設等を指導・支援するものです。主に、介護保険施設等が届出に基づいて行う各種加算の算定および請求状況を確認します。

加算報酬の請求に関して、算定要件が満たされていても取り扱いが不十分な場合は、改善指導を行う必要があります。

運営指導の流れ

運営指導は以下のような流れで行われます。

それぞれの流れを理解し、各部署で分担して運営指導に対応する準備を整えるのがよいでしょう。

運営指導で不備が見つかった場合、どうなる？

運営指導は、適切な介護事業の運営を促すために実施されています。その中で適正な運営が行われていないと判断された場合、監査や行政処分に変更することになります。

行政処分は事業の継続に大きな影響を及ぼし、一部の場合には事業そのものが停止される可能性もあります。介護事業は介護保険法や健康保険法に基づくため、悪質な事業者を排除するために指導や監査が徹底されています。

近年、過剰に営利を求めるあまり、不正を行っている事業所がニュースになることも多くあります。勘違いや理解不足による不備はやむを得ないかもしれませんが、不正や虚偽は言語道断です。

指導

運営指導前の提出書類に不備があったり、運営指導中に疑問点がある場合、その場で口頭指導が行われます。指導は、自治体が事業所のサービス向上を目的として実施しているため、過度に身構える必要はありません。

口頭での指導がメインであり、改善報告の義務が発生することは多くありません。ただし、後日書面で通知された場合は速やかに対応しましょう。

改善勧告

改善勧告は、主に運営基準や人員基準を満たしていない場合の指摘です。運営法人に対して改善勧告が行われ、具体的な改善策や内容が要求されます。各自治体により期限は異なるため、改善勧告を受けた際は期限内に速やかに対応しましょう。

改善勧告を行う場合の基準は以下のように定められています。

改善命令

改善命令は、改善勧告に従わなかった事業者に対して発出されます。改善勧告があれば迅速に対応することが重要です。改善命令が出されると、各都道府県のホームページに事業所名と代表者名、そして改善命令が出された理由が公表されます。

改善命令を行う場合の基準は以下のように定められています。

指定の効力の停止・指定取消し

指定の効力停止・指定取消しは、改善勧告・改善命令に従わずに運営を継続した場合に、最も重い措置として取られる処分です。指定効力の停止は、都道府県知事からの指定が受けられなくなり、介護事業の運営が不可能になることを意味します。

再度介護事業を開始したい場合でも、すぐに運営することは困難であり、都道府県知事に対して再指定の申請が必要です。指定取消し又は指定の全部若しくは一部の効力の停止を行う場合の基準は以下のように定められています。

介護報酬の返還・加算金

運営指導の結果、事業所が虚偽の申告やその他の不正行為、あるいは知識不足から書類を未作成の場合、請求要件を満たさないことが判明した場合、市町村は給付の全額または一部の返還を求めることができます。

具体的なケースとしては、介護報酬を請求する基礎となる介護サービスの提供が書類上で認められない場合や、加算を受けているにも関わらず加算要件を満たさない場合などがあります。これらは返還金や加算金の問題に発展する可能性があるため、日頃から人員基準の遵守や書類作成を徹底することが重要です。

運営指導対策は日頃の適正な施設運営が重要

運営指導は業務改善の貴重な機会になります。指導通知が届くと、「何かしたかな？」や「運が悪い」と感じ、不安に思うこともありますが、実際には業務の質を向上させるためのチャンスであるとも言えます。サービスの質を見直し、改善する機会として捉え、よりよいサービスを利用者に提供するための重要な機会としましょう。

日頃から適切に運営するためには、日々の努力が欠かせません。事業所内で、スタッフ一人ひとりが意識し、書類を丁寧に扱うことが重要です。運営指導で指導を受けないためにも、内部監査や外部監査、職員の教育制度や研修制度を充実させることが大切になるでしょう。

まとめ

運営指導は、介護保険法の目的を達成するために、市町村担当者が介護サービス事業所を訪問もしくはリモートで適切な運営が行われているか確認するためのものです。

最大の目的は、高齢者の尊厳を守り、質の高い介護サービスの提供体制を維持・向上させ、高齢者虐待を防止することです。これにより、介護保険制度への信頼を保ち、持続可能なサービスを確保することができます。

運営指導の通知が来たからといって恐れるのではなく、普段から自己点検シートなどを活用して適正な運営を目指しましょう。運営指導を通じて行政としっかり意見交換を行い、利用者にとってよりよい介護保険サービスの提供を目指せるようにしていきましょう。