【教えて！】シフト作成がストレス！シフト作成が大変な原因とその解決法とは？

シフト作成がストレス！というシフト管理者はとても多い

冒頭でも説明しましたが、シフト作成にストレスを感じる役職者は多いです。なぜなら、シフト作成による業務負担や職員からの不満を役職者が一手に受けるからです。

シフト作成は、以下の４つに配慮しながら作成しなければなりません。

配慮すべき項目が細かく、職員の人数によってはシフト作成が複雑になるため、業務負担が増加します。

さらに、職員の働き方や希望に配慮しながらシフトを作成しなければなりませんが、職員全員の希望を叶えることが難しい場合もあります。必要な人員配置などがあるためです。加算の算定があるのであれば、さらにシフト作成の難易度が高くなるでしょう。

職員にとって毎月のシフトは生活に直結するものです。シフト公表が遅くなったり、休みの希望が叶わないと役職者に対して不満の矛先を向けることもあります。

そのため、シフト作成による業務負担の増加や職員の不満を一手に受ける可能性が高く、実際にストレスを感じる役職者は多いと考えられます。

介護業界では施設種別を問わずシフト作成が大変

介護業界では施設種別を問わず、シフト作成が大変な業務とされています。シフト作成を担う役職者は他の業務も並行し、就業時間内にシフトを作成できないことが多く、プライベートな時間を削って作成することも少なくありません。

そして介護施設でのシフト作成において、前章で解説した4つの配慮すべきポイントにあわせ、以下の2つも注意が必要です。そのため、余計にシフト作成が大変に感じられてしまいます。

さらに、人手不足や職員の能力・職員同士の相性に配慮した組み合わせも考えなければならないため、シフト作成の難易度が高くなっています。

介護現場によってシフト作成の大変さは大きく変わりますが、シフト管理者は毎月、多くの時間を費やしているのが現状でしょう。

役職者がシフト作成に時間を費やすと、利用者への質の高いサービス提供や介護現場でのマネジメント業務に時間を割くことができません。そのためシフト作成者の負担軽減のためにシフト作成ソフトを導入する施設も増えつつあります。

シフト作成でストレスの原因となることとは？

介護現場におけるシフト作成は、多くの役職者にとって大きなストレスとなっています。具体的にはどういった原因でストレスとなっているのでしょうか。以下に見ていきましょう。

役職者がシフト作成でストレスを感じる原因として、主に以下のようなものがあります。

休み希望が期限までに提出されない

職員の休み希望が期限までに提出されないことがストレスの原因の一つとなっています。

シフト作成に数十時間かかっている、というシフト作成者もいます。そのようにシフトを作ることに時間がかかる上に、休み希望が期限までに提出されないことにより、さらに作成が遅くなってしまいます。

結果、シフトの公表が遅れてしまい、職員に不満をもたれることにつながってしまいます。職員の中には期限までにちゃんと休み希望を提出する人もいますので、そうした職員は余計に不満を感じるでしょう。

シフト作成を行うにあたり、期限を決めて職員から希望休を集めますが、さまざまな理由によって期限内に提出されない場合があります。職員からの希望休を事前に確認しないと、シフト作成に必要な作業が後ろ倒しとなり、シフトの公表が遅れてしまいます。

シフトの公表が遅れると、他の職員はプライベートの予定を組み立てることができなくなり、不満やモチベーションの低下を引き起こす原因となりかねません。そのため、休み希望が期限までに提出されないことによって、役職者はストレスを感じてしまいます。

公平なシフト作成が求められる

公平なシフト作成が求められるプレッシャーが原因で、ストレスを感じる管理者も多いです。公平なシフトを作ることができないと、他の職員からの不満や低評価につながるからです。

特に24時間365日を交代しながら働く介護施設のシフトを作成する際、全ての職員に対して遅出・夜勤の回数や休日の配置を平等に振り分けなければなりません。

しかし、人手不足や多様な働き方が原因で、平等に勤務や休日を振り分けることが難しく、一部の職員に夜勤が多いシフトになってしまったりと、負担がかかるリスクが高いです。

その結果、不満の矛先がシフト作成を担う役職者に向けられ、低評価につながる可能性があります。それが他の業務での指示への反発、人の組み合わせへの不満、といったことに繋がる恐れもあります。

そのため、公平なシフト作成が求められることがプレッシャーとなり、ストレスを感じる役職者も多いのです。

全員のシフト希望を叶えるのが難しい

職員全員のシフト希望を叶えるのが難しい点も、シフトを作成する役職者にとってストレスです。さまざまな理由によって希望が叶わなくなると、職員から不満が出るからです。

例えば週末の希望休が重なった場合、一部の職員に諦めてもらわなければなりません。さらに、ゴールデンウィークや年末年始などの長期の休日は、家族がいる職員の希望休が優先されることが多く、その他の職員の夜勤回数・連続勤務が増加する可能性があります。

このような状況になると、独身や一人暮らしの職員が出勤する頻度が高くなり、希望休が叶わないことが増えてしまいます。その結果、希望休が叶わない職員からシフトに対して不満が出ることもあります。

職員全員の希望を叶えられるシフト作成は非常に困難であり、適正な人員配置を維持しながら業務を継続する上では仕方ない面もあるでしょう。しかし、職員にとって不公平なシフトが作成され続けると、不満は蓄積されていきます。

それはやがてシフトを作成した役職者の低評価にもつながります。人員の問題もあり、職員全員のシフト希望を叶えることが難しい介護現場は非常に多いです。こうしたことから、シフト希望を叶ることの難しさにストレスを感じる管理者も多いといえます。

シフト作成をしている時間がない

シフト作成を担う役職者は、本来行わなければならない業務と並行してシフト作成を行います。そのため、シフトを作成する時間をまとめて確保することが難しく、シフト作成をしている時間がないことにストレスを感じる管理者もいます。

シフト作成は介護施設の運営や職員の収入など、個人的な背景に関わる業務であるため、管理者やリーダーなどの役職者が担うことがほとんどです。しかし役職者は、職員へのマネジメント業務全般や現場業務を行っており、就業時間内にシフトを作成するための時間を捻出することが難しくなりがちです。

仮にシフトを作成する時間が出来たとしても、その間は現場の人手が足りなくなり、他の職員に負担をかけるため、プライベートな時間を削ってシフトを作成する人が多くいます。そのため、シフトを作成する時間がないことによってストレスを感じる役職者は多くいます。

急なシフト変更が多い

介護現場では急なシフト変更が多く、シフトを作成する役職者にとって大きなストレスとなっています。職員の体調不良や冠婚葬祭などによって急なシフト変更が必要になると、当初のシフト内容を大幅に変更せざるを得なくなります。

急なシフト変更による対応は、当然ながらシフトを作成する役職者にとって大きな負担となります。具体的には以下の3つの対応が必要となるでしょう。

上記の対応を行うことにより、シフトを作成する役職者は多くの時間と手間を費やします。そのため、急なシフト変更によってストレスを感じることは多いでしょう。

せっかく作ったシフトに不満が出る

時間や手間をかけて作ったシフトに対して、職員から不満が出ることによってストレスを感じる場合もあります。特に、声の大きな職員のシフトが偏ったものになってしまったり、希望休が叶えられない日があったりした場合、不満が強く聞こえてくることもあるでしょう。

介護職員の仕事は時間が不規則で心身の負担も大きいため、適度な休息が必要です。しかし、人手不足や急なシフト変更によって、一部の職員に負担が偏ってしまうシフトを作成せざるを得ない場合があります。

職員が休息を取ることができないと、注意力が散漫し、小さなミスや利用者の心身に関わる重大な事故につながりかねません。さらに、職員のプライベートの時間を確保できないことにより、大きなストレスを感じることになるでしょう。

先ほども述べましたが、全員の希望を叶えるシフト作成は難しい介護現場が多いでしょう。せっかく作ったシフトに対して職員から不満が出ると、シフトを作成した管理者はストレスを感じる場合もあります。

職員の組み合わせが難しい（スキル・相性など）

職員の組み合わせが難しいことによって、シフト作成にストレスを感じる役職者もいます。

多くの介護現場では人手不足が慢性化しており、限られた職員の中でシフトを組み合わせなければなりません。さらに、職員の組み合わせを考える際、職員のスキルや相性に配慮しなければなりません。

例えば、2人夜勤の組み合わせを考える際、相性の合わない職員同士を組み合わせると、お互いにとってストレスを抱えながら仕事をすることになります。その上、職員のスキルも配慮しながら組み合わせないと、業務に支障をきたし、他の職員に更なる負担をかける結果となってしまいます。

そのため、役職者はスキルや相性に考慮した組み合わせが必要になり、シフト作成が複雑化し、ストレスを感じています。

毎月シフト作成しなければならない

シフト作成は毎月行わなければならないため、シフトを作成する役職者によっては大きなストレスとなっています。シフト作成を行う際、職員の雇用条件や希望休の確認・シフト作成する作業などの工程が必要となるため、多くの時間と労力がかかります。

さらに、シフトの公表日までに完成させる必要があるため、スケジュールを逆算しながら通常業務と並行してシフト作成を行わなければなりません。毎月このようなルーティンを続けることにより、シフト作成業務自体が負担と思うようになります。

そのため、シフト作成を担う役職者は、毎月のシフト作成が重荷となりストレスを感じがちです。

紙でシフト管理する場合は手間がかかる

多くの介護現場では未だに紙ベースでシフト管理をしている場合が多く、シフト管理に手間がかかるため、役職者はストレスを感じています。

紙ベースでのシフト管理を行うと、以下のようなデメリットが発生します。

紙ベースのシフト作成は入力や印刷など作業工程に時間がかかり、時にはミスをすることもあるでしょう。急なシフト変更に対して、紙ベースだと修正が手間となり、柔軟な対応やすぐに公表できない場合もあります。そのため、紙ベースでのシフト管理は手間や負担がかかり、ストレスを感じる役職者は少なくないでしょう。

シフト作成者に負担のしわ寄せがいく

シフト作成を担う役職者に負担のしわ寄せがいくこともストレスとなっています。シフト作成を担う担当者は管理者やリーダーなどの役職者の場合が多く、シフト作成業務を一人で行っています。

シフト作成は現場の規模や職員の人数・法令や基準などのルールに配慮しながら作成しなければなりません。そのため、シフト作成に要する時間が多く、就業時間内に作成できないため、プライベートな時間を削りながら作成しているケースも多いです。

また、急な欠勤・早退などによって思わぬシフト変更が必要となった場合も、その都度シフト変更の調整やシフト表の作成を行わなければなりません。時にはどうしても職員のシフト変更が難しく、自分の休みを削って出勤したり、夜勤を増やしたりといった対応をするケースもあります。

そうしたことから、シフト作成を担う役職者に多くの負担のしわ寄せがいきやすく、ストレスを感じる役職者は多いといえます。

シフト作成のストレスを軽減する方法

シフト作成を担う役職者はシフト作成について多くのストレスを感じています。そのため、シフト作成のストレスを軽減する方法がないか、少しでもシフト作成をしやすくする方法はないかと、情報をお探しになっているシフト担当者や役職者も多いのではないでしょうか。

例えば、シフト作成のストレスを軽減する方法には、以下のようなものがあります。

休み希望の締め切り（ルール）を徹底する

シフト作成のストレスを軽減する一つの方法として、希望休の提出締め切りを徹底することは大切です。希望休の提出締め切りを徹底することによって、シフトを早く作成できることにつながるからです。

シフト作成において、職員全員の希望休を確認した上で公平なシフトを作成することが求められます。しかし、職員からの希望休の提出が遅くなると、その分、作成に取り掛かるタイミングが遅くなってしまいます。具体的な締め切り日を定め、職場のルールとして徹底することが大切です。

また、職員が希望休を提出する場合、以下のような共通のルールを定めておくことも必要です。

上記のようなルールを定めることによって、シフト作成の複雑化を防ぐ効果もあります。結果として、早くシフトを作成することにつながるでしょう。

人手不足が一番の原因なら採用に注力する

シフト作成にストレスを感じる原因のひとつとして、人手不足が挙げられます。人手不足によって職員の希望が叶えられない、職員に無理をさせるようなシフトにせざるを得ない、といった場合には、採用に注力する必要があります。

もちろん介護職員の採用については施設運営に関わる問題となりますから、施設長など経営層とのコミュニケーションが必要です。しかし、人員に関しては重要な問題ですからしっかりと問題提起することが重要です。

介護施設や介護サービス事業所には必ず最低限満たさなければならない人員基準が設けられています。しかし、人手不足によって、人員基準としては満たしているが、実務的には人手が足りない状況が続いており悩んでいる介護施設は多くあります。

人手不足のままシフト作成を行うと、シフトの組み合わせ方が限られます。さらに、希望休が叶えられない・心身ともに無理をさせてしまうシフトとなり、職員の不平不満につながってしまいます。

そのため、シフト作成が難しい理由として根本的に人手不足があるのであれば、介護職員の採用に注力し、人手不足をなるべく解消させることが先決と言えます。

希望休の申請にスマホを利用する

職員が希望休を提出する際、スマホを利用する方法もシフト作成には効果的です。職員が希望休を提出する際、従来のやり方であれば、紙に書いて提出する場合や、役職者が直接聞き取る場合が多いと思われます。

しかし、職員も業務に追われていると、希望休の提出を忘れてしまうこともあります。また、提出自体が手間と感じる場合もあります。さらに、直接聞き取る場合においては、役職者が聞き取った希望休を忘れてしまい、再度聞き直す・・・という余計な手間が発生する可能性もあるでしょう。

このような手間やミスを軽減できるように、スマホのアプリを活用する方法もおすすめです。希望休の提出がスムーズとなり、希望休を集約できるため目視で確認できます。また、シフトの公表もスマホ経由でできるため効率的と言えるでしょう。

希望休の提出やシフトの公表を効率よく行いたい場合、スマホを利用する方法もおすすめです。

シフト作成ソフト（シフト管理システム）を利用する

シフト作成ソフトの利用もシフト作成のストレスを軽減する効果的な方法です。シフト作成ソフトを利用することによって、手間をかけずにシフト作成・管理ができるようになり、時短につながるからです。

シフト作成ソフトはシフト作成・管理を効率的に行うためのソフトウェアのことです。活用することによって、シフト作成にかかる時間の短縮や急なシフト変更への対応もしやすくなるでしょう。

さらに、シフト作成ソフトの種類によって、スマートフォンを使って希望休が申請できるものや、他者が閲覧できないようセキュリティにも配慮されたもの、常勤換算などに対応しているものなどもあります。

そのため、シフト作成の時短や効率化を考えている人にとって、シフト作成ツールは効果的なツールと言えるでしょう。

介護業界向けのシフト作成ソフトについては、下記の記事でご紹介していますのでご覧ください。

シフト作成を複数人で担当する

シフト作成を複数人で担当する方法もストレスを軽減する効果があります。複数人でシフトを作成することによってシフト作成の負担を軽減し、人為的なミスや急なシフト変更にすぐ対応できるからです。

基本的にシフト作成は1人で担う場合が多く、急なシフト変更にも対応しなければならないため、負担が大きくなりがちです。また、時には職員の組み合わせや勤務が重複しているなどの人為的なミスが発生する可能性もあります。

しかし、シフト作成を複数人で担当すると、役割分担しながらシフト作成を進めることができるため、業務負担を軽減できます。さらに、完成したシフトを公表前に複数人でミスがないかチェックすると、公表前にミスに気づいて修正をかけることが可能です。

そのため、複数人でシフトを作成する方法はシフト作成のストレスを軽減する効果があると言えるでしょう。

普段から職員とコミュニケーションを取る

普段から職員とコミュニケーションを取ることも、シフト作成のストレス軽減につながります。職員とのコミュニケーションを通じて、良好な人間関係を作り、職員からの協力を得られやすくなるからです。

シフト作成を担う役職者は職員のシフトに関する希望や問題に耳を傾け、建設的なコミュニケーションを取ることが必要です。このように、コミュニケーションを取り続けることによって、職員との間に信頼関係が生まれ、良好な人間関係を作ることができるでしょう。

良好な人間関係を築けると、職員もシフトへの希望や問題について安心して相談できるため、モチベーション低下を防ぐことにつながります。また、急な欠勤による残業や勤務交代などが必要となった場合、職員が快く引き受けてくれることもあります。

そのため、普段から積極的にコミュニケーションを取ることによって、職員から信頼関係やシフトに関する協力を得られやすくなるため、ストレス軽減につながります。

シフト作成でストレスを軽減するなら自動シフト作成ソフトの活用がおすすめ

多くの希望や条件、制約によって毎月のシフト作成の度にストレスを感じる役職者は少なくありません。手間や時間をかけずに効率よくシフト作成を行い、ストレスを軽減するなら自動シフト作成ソフトの活用がおすすめです。

従来のシフト作成は紙ベースでの作成やExcelなどの表計算ソフトを活用しながら手作業でシフト作成を行ってきました。

しかし、手作業でのシフト作成は多くの時間と手間が発生し、時には人為的なミスや急なシフト変更によって、公平性を欠いた無茶なシフトになるリスクも考えられます。

そこで、自動シフト作成ソフトを活用すると、あらかじめ入力された職員一人ひとりの雇用条件や人員配置基準、希望休を考慮し、自動的にシフト作成を行うことができます。

さらに、急なシフト変更や人為的なミスが発生しても、公平性を担保しつつ、なるべく負担がかからないようなシフトを短時間で修正することも可能です。

そのため、自動シフト作成ソフトを活用するとシフト作成のストレスや、これまでかかっていた時間と手間を軽減できるでしょう。ぜひ活用を検討してみてください。

まとめ

今回はシフト作成におけるストレスの原因や、ストレスを軽減する方法について解説しました。

シフト作成を担う役職者にとって、シフト作成はさまざまな原因によって非常にストレスを感じる業務です。そのため、毎月悩みながらシフトを作成している、といったシフト作成担当者も多いのではないでしょうか。シフト作成は役職者泣かせの業務と言えます。

しかし、工夫次第では効率的なシフト作成が可能です。特にシフト作成ソフトを上手く活用することができれば、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮することも可能です。

役職者が感じるシフト作成の業務負担やストレスを軽減するために、ぜひ本記事を参考にしてみてください。