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【教えて!】介護現場の業務改善によって、効率的なシフト管理を実現!ポイントを解説

介護現場の業務効率化

介護現場の業務改善で効率的にシフト管理!

担当者の頭を悩ませる月末業務のひとつが「シフト作成」です。
きっと世の中のシフト作成担当者は日々スタッフの希望と実際の業務の板挟みになる経験をしていることと思います。
 
ゆとりのある状態でデスクの前に座りシフトを作成することができればよいですが、実際は時間に追われ業務の合間に急いで作っている…という日常ではないでしょうか。
介護現場の業務改善によって、効率的なシフト管理を実現することは可能です。
 
この記事ではシフト作成におけるシフト作成者への苦悩の共感と「こんな考え方もあるんだ」というヒントになればと、私の行っているシフト管理の方法やルールなどをまとめました。
 
本記事の内容がひとつでも皆様の為になることを願いつつ執筆を行いましたので、ぜひご覧ください。

介護業界に多い、シフト管理者のシフト作成におけるストレス

シフト管理をしている担当者は、シフト作成についてたくさんのストレスを抱えているのではと思います。

例えば、

・作成する時間がない
・希望休が重なっている
・早くシフトを作らないとスタッフに嫌味をいわれる・・
・5日以上勤務したくない、などスタッフから希望がある
・連休が欲しいという人もいれば、いらないという人もいる
・あの人ばかり土日休みが多いという不満を言われる

など。

色々な理由があると思いますが、逆を言えば、このようなことを解決できたらシフト作成はほとんど苦ではなくなる、とも言えます。

シフトは現場スタッフの一番気がかりになるものです。

給与明細よりシフト、来月のシフトが上司の顔色より気になるのが現場スタッフです。

3交代、4交代と生活のリズムを崩しやすく、毎日同じ作業の繰り返しではないこの仕事ではそれも当然です。

そのため、シフトは平等であり、公平でなければいけないのです。

作成する時間がない

悩むシフト作成者

シフト作成者の悩みの一つがシフトを作成する時間がない、ということでしょう。

まとまった時間を取って集中してシフト作成ができれば良いのですが、現場業務にヘルプに入ったり、担当者会議などの相談業務があるため細切れでシフトを作成することも多く、ストレスの一つになっています。

希望休が重なっている

介護現場ではパート、正社員問わず主婦層の方が多く、小さいお子さんがいる方は学校の行事が重なってしまうことも多いです。

年齢が近いお子さんがいる主婦層のスタッフが多い場合には、行事が重なることも多く、希望休も重なりやすくなってしまいます。

希望が重なると調整が必要になります。

早くシフトを作らないとスタッフに嫌味をいわれる・・

シフトができないとスタッフは来月の予定を立てられません。

「来月のシフトまだですか?」

と聞いてくるスタッフも中にはいるでしょう。

シフト管理者によっては前述したように忙しく、早くシフトを作りたくてもシフト展開が翌月ギリギリになることもあります。

そうなると、スタッフは予定を立てることができず、不満につながり、それが働きづらさにつながってしまいます。
中には、嫌味をいわれるケースもあるかもしれません。。

5日以上勤務したくない、などスタッフから希望があるetc

介護の仕事はハードなため、何日も勤務が続くと体力的にも精神的にも摩耗してしまいます。

5日以上の連続勤務はきついシフト、というスタッフは多いです。

他にも勤務についてスタッフからの希望があればあるほど、シフト管理者はシフト作成が辛くなってきます。

シフト作成時に気を付けているポイント

実際に私もシフト作成担当者として以下に気を付けています。

・早めの作成
・希望休の早めの回収
・正循環(早番→日勤→遅番→夜勤)

シフト作成の具体的な手順

具体的なシフト作成の手順は以下です。

シフト作成の手順

希望休の確認(かぶりは〇人までと決めている)

夜勤から入力

早、遅

行事など人を厚くしないといけない日に日勤をいれる

各シフトがスタッフそれぞれ平等になるように回数を調整する

というのが私のシフト作成時の流れです。

管理者自身のシフト作成時のルールを明確にすることも大切

たまに人間関係を考慮して、合わないもの同士が一緒のシフトにならないよう工夫されているシフト管理者がおりますが、結局それはチーム全体に不平等を強いることになります。

たとえばデイサービスの場合は、送迎に行ける人と行けない人がいたり、限定的な業務がある場合は、曜日によって個人のスタッフを指名しなければいけない場合はあります。

しかし人の好き嫌いなど、お客様に直接関係のない出来事の細部までをシフトで調整しようとすると、結局は自分の首を絞めることになりかねません。

シフト作成時のルールの明確化・業務改善が大切

つまり私が言いたいのは、シフトが作りやすく公平性が保たれるためにも、ルールの明確化とそのための業務改善が大切だということです。

希望休の早めの回収も理由を説明し、納得してもらえれば各スタッフがそれぞれ調整してくれるようになります。

現場スタッフが一番気にしているのはシフトです。

そのシフトの完成度が高いほどスタッフは喜ぶはずです。

ですからそのシフト作成がストレスないよう介護現場の業務改善をして、シフトを作成する時間をしっかり確保することが必要です。

本当に必要な介護・ケアを行うために、介護現場の業務改善に取組むことが重要

スタッフ不足などにより、シフトも希望をよく叶えてあげることが多くなっていませんか?

正社員がこないために、週2・3の短時間のスタッフばかりでシフト調整が難しくなっていませんか?

これまでは配置義務や業務の流れによってスタッフ配置をしていたと思いますが、今は働くスタッフの働く時間によって業務を変更せざるを得ない状況です。

過去の業務の流れに固執していると、いつまでも大変なままです。

本当に必要なケアを最適化で行っていくことが今の介護現場に求められています。

介護現場で業務改善・効率化を進める必要性

介護現場はこれから、ますます人手不足に拍車がかかると予想されます。

2040年問題とも言われていますが、厚生労働省の試算では2040年に必要な介護人材は280万人
現状よりも約69万人増やす必要があります。

とはいえ介護業界は今でも人材採用に苦戦する施設も多く、簡単に充足させられる人数ではないでしょう。
他の業界の多くも人手不足で、人の取り合いになっていきます。

だからこそ、介護現場のICT化を進め、業務効率化を行っていくことも欠かせません。

ICT化による介護現場の業務効率化がカギ

現場のICT化を進めることで、効率化できる部分は効率化し、介護職が本来集中すべき、利用者へのケア・支援の時間を増やしていくことができるでしょう。

また、今働いている介護スタッフの労働環境を改善し、働きやすさを実感してもらうことで離職を防ぐことが期待できます。

また若いスタッフであれば、古いままの働き方を続けている現場よりも、ICT化を進めるような現場で働きたいと考えるでしょう。

そういった意味からも介護現場のICT化を進めることは大切です。

ICTに疎いこの業界で「苦手だから」「よくわからないから」で通っていた時代は終わりました。
ICTを敬遠していては一向に状況は変わりません。

なぜなら人口は急には増えないからです。

働く環境のマネジメントがこれからの管理者の必須項目です。

現場の人にとって働く環境の最たるものはシフトです。
上手なシフトを作成するために実は一番必要なことは、介護現場の業務の見直しなのです。

介護現場で業務改善・効率化によって得られるメリット

高齢者と介護スタッフ

介護現場の業務を改善・効率化することでシフト管理以外にもメリットがあります。

職員とのコミュニケーションが取りやすくなる

業務改善によって介護職員もそうですが、シフト作成を担当する管理者や介護リーダーの負担も軽減されれば、職員とのコミュニケーションを取りやすくなります。

日々の業務が忙しく、スタッフともっとコミュニケーションが取れたら…と悩んでいるケースはあると思います。

コミュニケーションの量が増えれば、話し方や雰囲気から問題に気づいたり、「実は…」と職員から相談されるケースも増えるかもしれません。

コミュニケーションを密にすることは良い職場作りに、とても大切なことです。

その結果、離職率が低減する

介護現場の業務改善・効率化によって作り出された時間で職員とのコミュニケーションを密にすることができれば、問題の芽を早期に発見し、対応することにもつながるでしょう。

もちろん全てが解決できるとは言いませんが、問題の芽を見つけられる可能性は高まるといえます。

生まれた時間で日々のコミュニケーションを密にすることもそうですし、面談時間に当てることもできます。

スタッフの話を聴いてあげる(傾聴)機会を増やすことはとても大切です。

また業務改善によってスタッフの業務負担も軽減されるので、適切な労働時間で働くことができます。

結果として、離職率を低減することができるのではないでしょうか。

介護の質が向上する

介護業務を効率化することで、スタッフが利用者に対応する時間を増やすことができます。

利用者の対応にしっかり時間を取りたい、と考えているスタッフは多いです。

ICTを利用して業務改善、スタッフの業務負担が軽減できれば、今まで以上に効率よく介護サービスを提供することができるようになるでしょう。

利用者に寄り添った質の高い介護サービスを提供しやすくなります。

結果として、さらに選ばれる介護施設になっていくことができるはずです。

まとめ

シフト作成者はほぼ現場の管理者の方々が担っているものと思いますし、管理者は孤独だと感じる人もいると思います。
もちろんこれらはシフト作成者だけで解決できるものではありません。

経営者や会社が一丸となって取り組むべきものです。

本記事が少しでもシフト作成を担当されている皆様のご参考になれば幸いです。

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この記事の監修者
狭間SVアイコン
挾間 拓矢
保有資格:介護福祉士、社会福祉主事

函館に4拠点の施設を運営している
(デイサービス4、ショートステイ3、介護付き有料老人ホーム2、住宅型1、グループホーム1etc)
法人の介護本部のスーパーバイザーとして従事。
特にショートステイは3か所の立ち上げを行いました。

担当している仕事:採用全般、マーケティング全般、現場の業務改善などを担当しています。

仕事をする上で大切にしていること:千変万化。誰の為か、人としてどうかと問い続けること。

趣味:楽しそうと感じるものを探すこと

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