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【教えて!】介護現場でICT活用による業務効率化、メリット・デメリットについて

介護現場でのICT活用による業務効率化、メリット・デメリット

介護現場は労働力不足や物価高騰、利用者の確保など多くの課題を抱えています。
そのような中、近年、介護現場においてICT(情報通信技術)の技術を利用した業務効率化が注目されています。
 
これまでは、一部の事業所での利用に留まっていた印象がありますが、技術の進歩により実際の介護現場での使用に役立つようになったことや、金額的にも導入がしやすくなってきたということも影響しています。
そして厚生労働省による積極的な推進や、介護報酬に対しての評価などが始まったことで、今後更に介護現場でのICT化が進むと予測されます。
 
この記事では、介護現場でのICT活用による効果に焦点を当てて導入の理由やメリット、デメリットについて解説します。ぜひ参考にしてみてください。

介護現場のICTとは

ICTツールを活用し情報共有をする介護職

介護現場のICTとは、情報通信技術を介護サービスの提供や業務運営に活用することで、本来の役割である利用者への介護の提供に集中し業務を効率化することを指しています。

具体的には、

・介護ソフトや電子カルテの導入による情報共有の効率化
・インカムや排泄予測、見守りシステムを導入することによる業務の効率化
・グループウェアやチャットツールの導入によるコミュニケーションの円滑化

などが挙げられます。

従来の紙ベースの記録や業務から電子化にすることでスムーズな情報伝達を行うことや、利用者への介護に経験や知識だけではない「技術」を利用することで人手不足や業務の効率化を図ることを目的としています。

厚生労働省でも「介護現場におけるICTの利用促進」として、様々な情報を発信することでICTが活用されていくように積極的に進められています。

参考:厚生労働省 介護現場におけるICTの利用促進

介護現場でICT化が促進されている理由

介護現場でICT化が促進されている背景には、高齢化社会の進展に伴う介護需要の増加と、介護の担い手不足が深刻になっていることがあげられます。

2040年には約69万人の介護人材が不足するという統計が出ていることや、介護の生産性の低さの解消を狙って早めに効率的な介護現場をつくることが求められており、ICTの導入が注目されるようになりました。

参考:厚生労働省 介護分野における生産性向上について

また、技術の進歩により排尿センサーや見守りシステムなど、今までよりも実用的になってきたということもICT化が進んできた背景にはあります。

介護システムやコミュニケーションツールでも、以前はパソコン操作が苦手な人はなかなか活用できなかったものが、スマホやタブレットで直感的な操作ができるように改善されてきたりと、ハード側が進歩したこともICT化が進んでいる要因となっています。

今後はケアプラン連携やLIFEの活用などにより、介護保険の制度面でもICT化が積極的に進められていくものと考えられます。

介護現場をICT化するメリット・デメリット

メリット・デメリット

厚生労働省の統計によると、令和2年度の医療機関の電子カルテ導入率は、400床以上の病院で約91%、診療所は約50%というデータがあります。

以前は医療機関にかかると、紙のカルテをよく見ましたが、最近は医師がパソコン画面に向かって診察するということが増えている気がします。

介護現場でも同様に、電子カルテやコミュニケーションツールは徐々に導入されていますが、介護職の場合は直接的な介護(身体介護など)を行っている時にパソコンなどを操作するわけにはいきません。

今までは、請求業務や記録業務などでICT機器が導入されていたとしても介護現場にはなかなか普及しなかった背景があると思われます。

厚生労働省の「介護現場におけるICT環境の整備状況等に関する実態調査」を見ると、令和2年度にタブレット端末を導入している介護施設は約3割に留まっています。(P.20)

ノートパソコンが導入されている施設の中でも、施設内の台数が1台、2台の施設が約5割と半数になっています。(P.24)

つまりは、ほとんどが請求業務などに利用されていると考えられ、記録などにパソコンが導入されているケースは、決して多くないと想像できます。

一方で、介護ソフトなどの記録機器だけではなくインカムやセンサーなど、介護現場で直接的に使用できるものもありますので、それぞれのメリットやデメリットなどを見ていきたいと思います。

ICT化のメリット

情報共有のしやすさ

ICT化のメリットのひとつは、情報共有のしやすさがあげられます。

サーバー型やクラウド型の電子カルテ、介護システムを導入することでパソコンに入力したものがリアルタイムで他の端末からも確認することができます。

紙カルテの場合は、その場にいないと確認することができません。

大きな施設では、業務前に情報収集をするため、記録を収集するために列ができるなどということも起こりますが、電子化したデータであれば、端末さえあればどこからでも同じ情報へアクセスできることは紙にはない大きなメリットです。

入所者、利用者へのケアの充実

排尿センサーや見守りシステムなどのICT機器は、直接的に利用者によりよいケアを提供できるためのアイテムです。
排尿時間を予測するセンサーなどは、安眠時におむつ交換で利用者を起こしてしまうことを防げるなどケアの充実にも繋がります。

見守りシステムでは、利用者に合わせて赤外線や接触型のセンサーなどを上手く組み合わせれば、ただ闇雲に動きを制限することなく本当に危険な時にだけ利用することも可能です。

職員数の削減と少人数化

令和3年度の介護報酬改定において、ICT機器の導入により夜勤帯の職員配置の人数緩和が取り入れられました。
ICT機器を上手く導入することで、職員数の削減と少人数で安全に見る体制を整えることができます。

事務作業の効率化

最近では、ほとんどの介護施設でシステムを用いた保険請求を行っていると思います。

事務部門だけではなく、介護現場にも記録用の端末などが配置できれば、請求に関するデータ(食事や入浴など)も介護現場に確認することなく、請求に落とし込むことが可能です。

事務作業の効率化もICT化によるメリットです。

最近では、シフトの自動作成システムや訪問事業所のルート作成などをしてくれるサービスなどもあり、事務部門の間接業務は今後ますますICTに置き換わっていくものと考えられます。

コミュニケーションの円滑化

近年、コミュニケーションツールを導入する介護施設が増えています。
LINEWORKSやChatwork、Slack、Google speacesなどを導入することで、円滑な情報共有やコミュニケーションが可能です。

特に交代勤務のある介護施設や訪問事業所では、職員同士が顔を合わせられない期間が長くなることも多いので、ツールを活用することで、業務やコミュニケーションを円滑にすることができます。

ICT化のデメリット

導入コスト

ICT化の一番のデメリットは、導入コストがかかる点です。
介護システムの導入では、比較的安価なシステムでも、月に数万円程度はかかると言われています。

端末の台数やアカウントが増えると更に金額が大きくなるシステムもあります。

介護システムを導入したからといって、売上が増加する訳ではないので、どのようなシステムを導入するかは慎重に検討する必要があります。

また、システムを使いこなすまでには時間も労力もかかり、データも蓄積されていくので一度導入するとなかなか別のシステムに入れ替えるのが難しい点もデメリットのひとつです。

膨大な情報の取捨選択

介護記録は、紙で書くよりもシステムに入力することで、字の上手い下手などを気にすることなく入力することができます。

また、紙で記録を残すよりも手軽に記録を残すことができるため、ついつい長く記録を残してしまう場合があります。
膨大な情報の取捨選択や分かりやすく文章を記録することなども気をつけなくてはいけません。

システムに依存してしまう

令和3年度の介護報酬改定では、特別養護老人ホームで見守り機器やインカムを100%導入した場合に、従来より40%少ない人数で夜勤職員配置化加算を算定できるようになりました。

私は施設の管理者として、この緩和には疑問を感じます。

一斉にセンサーが反応した場合など、結局はマンパワーが必要な場面は数多くあります。

ICT機器などを導入していれば、少ない人数でなんとかなるだろうというのは少し早計な気がしますので、システムに依存しすぎてしまうというのはデメリットのひとつではないでしょうか。

介護現場で進むICT化による業務効率化

業務効率化のポイント

介護現場において、ICT化による業務効率化が進展しています。

これまで手作業で行われていた多くの業務がデジタル化され、情報共有やタスクの管理が効率的に行われるようになっています。

そして、ICT機器を利用することで、これまでよりも少ない職員数で業務を回すことができるように人員配置基準も変わってきています。

これは、国が介護の担い手の確保が厳しくなっている現状や生産性の向上のために補助金を交付するなどして積極的にICT化を進めていることからもわかります。

介護施設ごとにどのようなICT機器を導入すればよいのかは異なります。

施設系であれば、見守り機器や排泄予測センサーなど直接的に入所者の介護に寄与するものを導入することができますし、訪問系などではチャットツールやグループウェア機器が相性が良いかもしれません。

自施設に合ったICTツールを選定し、導入することが大切です。

以下に、主なICTツールとその役割について解説します。

グループウェア、チャットツール

グループウェアやチャットツールは、職員間で情報を共有するためのアプリケーションで、パソコンだけではなくスマホやタブレットでも利用することができます。

介護現場では多くのスタッフが関与して介護にあたるため、円滑なコミュニケーションがとても重要です。

グループウェアやチャットツールを導入することで、スタッフ同士の連絡や情報共有がリアルタイムで行えます。

例えば、訪問系のサービスで利用者がいつもと違う状態であり誰かに相談したいけど、緊急性がないような場合などにも気軽に相談できるなど、トラブルの迅速な解決や未然の防止に役立ちます。

最近では訪問介護や訪問看護で、直行直帰で働ける職場も増えており、そのような職場は人気があると言われます。

一方で、希薄になりがちなコミュニケーションを、グループウェアやチャットツールを活用することで補うことができるので上手く活用することで職員の定着率の向上や情報共有にとても力になります。

ケアカルテ

従来の紙ベースのカルテから、電子カルテへの移行が進んでいます。

介護システムでは、実際の利用情報から日々の記録の情報、加算の管理や保険情報などを網羅的に記録することができ、そのまま保険請求までできるシステムがほとんどです。

最近では、パソコンにインストールするタイプのみならず、クラウド型の介護システムも増えており、クラウド型の場合は複数の拠点があったとしても、どこからでも記録や情報を見ることができます。

システムごとに、特定の介護サービスに特化したものや、介護記録を重視するもの、安価な点が売りなシステムなど様々な特徴があります。

一度導入するとなかなか他のシステムへ移行するのは簡単ではないので、導入にあたっては複数のシステムのデモを受けるなど慎重にする必要があります。

勤怠管理・給与計算

介護施設では、スタッフのシフト管理や勤怠管理は重要な仕事のひとつです。

ICTを活用した勤怠管理システムでは、スタッフの出退勤、超過勤務の記録や給与計算を自動化することができます。
それにより労務管理が効率化されることで、事務部門の負担は大きく軽減します。

いわゆる働き方改革により、労務管理は以前より厳しくチェックされるようになっています。

以前は紙の出勤簿に、出勤の有無を押印しているだけという事業所も多かったと思いますが、出勤時間・退勤時間を厳格化するためにタイムカードやクラウド型の労務管理システムを導入する介護施設も増えています。

働きやすい環境は、職員に長く働いてもらえることにも繋がりますので、適切な勤怠管理や給与計算は職員確保の意味でもとても大切です。

インカム

インカムは、介護スタッフが他の介護スタッフや利用者とリアルタイムでコミュニケーションを取るための装置です。

ナースコールと連動して通話ができる商品も多く、利用者が助けを必要とする場合に、インカムを通じて迅速に対応できます。これにより、利用者の安全確保や緊急時の対応が迅速化できるメリットがあります。

また、グループ通話が可能な商品もあるため、夜間帯などでスタッフが手薄な時などに他のフロアのスタッフに相談をしたり、協力し合ったりする場合などにも役に立ちます。

介護施設で夜勤職員配置加算を算定する場合などにおいて、インカムを着用していることで人員配置が緩和されるなどの措置もあります。

排泄予測

排泄予測システムは、利用者の排泄タイミングを予測し、適切な介護スケジュールを立ててトイレ誘導を行ったりおむつ交換をするためのシステムです。

超音波を利用して膀胱に溜まった尿の残量を捉え、高齢者の排泄タイミングをリアルタイムで予測することができます。

商品によっては、特定福祉用具販売に該当するものも出てきており、在宅でも利用することが可能ですし、施設系であれば介護ロボット補助金を活用して購入することが出来る場合もあります。

これまで、利用者の特性などから介護スタッフの経験で、排尿タイミングを測っていたものを、システムを用いることで、より根拠立ててケアに活用できることが大きな特徴です。

見守りシステム

見守りシステムは、赤外線やカメラ、重さなどのセンサーを使い、利用者の行動を把握し異常の検知に役立てるために活用します。

利用者の動きや状態をリアルタイムにモニタリングして、万が一の事態にコールを鳴らし職員に伝えることで迅速に対応することができます。

マットレスの下にセンサーを敷いて、体動や覚醒状態、呼吸数などをリアルタイムでモニターに表示させるようなシステムも出てきており、経験の浅いスタッフでもベテランと同じような見守りやケアができるようにフォローしてくれます。

見守りシステムの導入は利用者のみならずスタッフにも安心感をもたらし、負担軽減にも繋がります。

シフト自動作成システム

シフト自動作成システムは、スタッフのシフト管理を自動化することで、適切な人員配置を実現します。

介護サービスでは、スタッフのシフト管理にとても時間を取られます

施設系では、早番・日勤・遅番・夜勤など勤務開始時間を調整しシフトを組む必要があったり、A職員とB職員は一緒に組ませたくないなど、月の途中の管理者の大変な業務のひとつになっていると言われます。

複雑なシフト調整は手動で作成するよりも、ICTを活用することで効率的に行うことができます。

最近では、訪問サービスのルートを作成してくれるサービスなどもできており、どのようなルートで回るか、誰が訪問したほうが効率的に訪問できるかをAIで適正化してくれるサービスなど、今までになかったサービスがたくさん出てきています。

介護現場のICT化により、人の手による介護をもっと大切にできる

介護士と高齢者

介護現場のICT化により、介護スタッフの人の手による介護がより重要視されるようになっています。

ICTの活用で、 業務が整理されて多くの時間を利用者のケアに充てられるよう期待されて、活用が進められています。

電子カルテの導入により、情報の整理や個別ケアの質が向上し、グループウェアやチャットツールではスタッフ同士の連携が強化されます。

また、見守りシステムなどではケアの質が職員の経験や能力などを補い、利用者のQOLの向上が期待されています。

しかし、ICTの導入にはコストやセキュリティなどの問題もあるため慎重に導入を検討する必要があります。

ICT機器はあくまでも、スタッフを補助するものでしかありませんが、上手に活用することでスタッフの働き方や利用者の生活の質、両方をより良くしてくれる可能性があります。

まとめ

介護現場で活用するICT機器は、あくまでも介護スタッフを補助するものです。

また、働き方改革や技術の進歩で業務効率をあげるためにも活用されており、今後の超高齢化社会や人手不足にとってなくてはならないものになっています。
一方で、導入コストや技術的な課題、セキュリティ面の懸念も存在しています。

ICT化によって、スタッフの負担を軽減し、より質の高い介護ができる一方で人間にしかできない気配りや心配りを大切にすることも介護現場では重要です。

ICT機器を業務にうまく取り入れ、職員や利用者に選ばれる介護施設にしていくことが、経営者や管理者に求められています。

 
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この記事の執筆者伊藤

所有資格:社会福祉施設長認定講習終了・福祉用具専門相談員・介護事務管理士

20年以上、介護・医療系の事務に従事。
デイサービス施設長や介護老人施設事務長、特別養護老人ホーム施設長を経験し独立。
現在は複数の介護事業所の経営/運営支援をしている。

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