【教えて！】介護現場でよくある無駄な業務を削減！業務改善に向けた取組み例を紹介

介護現場における無駄な業務とは？

介護現場における無駄な業務とは、直接的なケアに関係しない業務です。

例としては、以下のようなものがあげられます。

無駄な業務が多いと、直接的なケアに関わる時間が減り、サービス低下につながります。

サービス低下は、トラブルやクレームを引き起こしやすいものです。

また、無駄な業務は介護職員の負担を増加させます。

その結果、職員が心身ともに疲弊して、離職につながる可能性もあるでしょう。

無駄な業務の多さは、サービス利用者や家族だけではなく、介護職員にとってもマイナスになります。

そのため、無駄な業務削減が求められているのです。

介護現場の3M（ムリ・ムダ・ムラ）

介護での無駄な業務をあらわす言葉としてあげられるのが、3M（ムリ・ムダ・ムラ）です。

ここでは、3Mについて詳しく解説します。

1.ムリ

ムリとは、職員の能力や経験以上の業務を求めることです。

例として3つあげてみました。

いずれの指示も、職員にとって大きな負担になっています。

2.ムダ

ムダをひとことで表すと、本来省略できる業務を続けている状況です。

3つの例を示しました。

ムダな時間は、直接的なケアの時間を圧迫します。

3.ムラ

ムラとは、職員によってケアの質が異なる状態を指します。

主な例を以下に示しました。

このように、ムリ・ムダ・ムラは、いずれも介護の質低下を招くものです。

介護現場でありがちな「見えにくい無駄業務」とは？

介護現場の無駄な業務には、目に見えて分かりやすいものだけでなく、気づきにくい“見えにくい無駄”も潜んでいます。

これらは日常の中で当たり前のように行われており、非効率さに気づきにくいという特徴があります。

そのため放置されがちですが、積み重なれば職員の負担や業務の質低下にもつながります。

ここでは、介護現場で起こりやすい“見えにくい無駄業務”の具体例と、改善のポイントを紹介します。

利用者の状態確認の重複（ナース・介護・リハビリ職の確認がバラバラ）

介護職員、看護職員、機能訓練指導員などが、それぞれ別々のタイミングで利用者の状態を確認しているケースがあります。

同じ内容の確認や質問が何度も繰り返されることで、利用者がストレスを感じたり、職員の作業時間が無駄になってしまう可能性があります。

このような重複は、職種ごとの役割が明確に共有されていなかったり、情報伝達の仕組みが整っていないことが原因です。

ICTツールの活用や、記録方法の統一、朝礼や申し送りの場での情報を一元化することが大切です。

不明瞭な指示で確認が繰り返される業務

「あとで○○やっておいてね」「例の件だけど……」など、曖昧な指示や口頭でのやりとりが発生してしまうことも、介護現場でよく見られる“見えにくい無駄”のひとつです。

職員同士の確認や行き違い、手戻り作業の原因となるだけでなく、新人職員にとっては特に混乱を招きやすくなります。

このような状況を防ぐためには、職場全体で指示の出し方や分かりやすさについて確認し、共有していくことが大切です。特に指示を出すことが多いリーダー層にとっては、重要なスキルの一つだといえるでしょう。

指示の出し方ひとつを見直すだけでも、業務のスムーズさは大きく変わります。

時間が固定されすぎた業務スケジュールによる空白時間

介護現場では、食事や入浴など時間が決まっている業務が多く存在します。

しかし、スケジュールが厳格すぎると、予定よりも早く作業が終わった場合に手待ち時間が発生しやすくなります。

また、利用者の状態により臨機応変な対応が必要な場面でも、スケジュール通りに進めようとすることで、無理や無駄が生じることがあります。

スケジュールの見直しや業務の柔軟な割り振り、空き時間に行える「補助業務リスト」などを活用することで、時間のロスを減らし、業務全体の効率化が図れます。

業務マニュアルの未整備による属人的対応

業務の進め方が職員ごとの経験や勘に依存している場合、業務の質にばらつきが出たり、効率が落ちたりする原因となります。

特に、新人職員にとっては「誰に、何を、どう聞けばいいか分からない」という不安が、無駄な確認作業やミスにつながりやすくなります。

また、職員の入れ替わりが多い現場では、属人化された業務は引き継ぎの際にも大きな障壁になります。

業務の標準化やマニュアル整備を進めることで、職員全体の業務遂行力を底上げし、見えにくい無駄を防ぐことができます。

また、マニュアルは定期的な見直しを行うことで、現場に即した内容に保つことが重要です。

介護現場で無駄な業務が発生する原因

介護現場で無駄な業務が発生する原因は、主に以下の3点です。

それぞれ詳しく解説していきます。

人員不足、人員配置の問題

人員不足の状況では、限られた職員配置で多くの業務を進めなくてはなりません。

そのため、「時間内に業務を遂行させること」が優先されがちになるでしょう。

その結果、必要な業務が省略されて、やり直しが生じたり、逆に優先順位が低い業務を急いで進めることになったりします。

忙しい状況下では、職員同士のコミュケーションや、情報共有の時間も少なくなるでしょう。

そのため、連絡ミスによるトラブルへの対処や、複数の職員による同じ作業といった、無駄な業務が発生しやすいのです。

昔ながらの非効率な仕事の進め方

昔から続いている仕事の進め方は、ときに業務効率化を妨げる可能性があります。

介護記録や職員勤務シフト表の作成を手書きで行っていると、書き間違いが発生した場合、最初からやり直しになるため、余分な時間がかかります。

申し送りが全て口頭で行われる場合、聞き漏れや記録漏れが発生しやすいでしょう。

同じことを複数回確認するために、業務に割ける時間が減ってしまいます。

また、聞き漏れや記録漏れからトラブルが発生し、利用者や家族からクレームを受ける可能性もゼロではありません。

クレーム対応も、対応時間が長引くことで本来の業務を圧迫するケースがあり、出来る限り避けたいものだといえるでしょう。

ICT化の遅れ

介護ロボットやタブレット端末、インカムなど各種ICT機器の導入が遅れていると、無駄な業務を引き起こす原因になります。

職場内でICT化が遅れている原因としては、以下のようなものがあげられます。

ICT化を進めていくためには、各種補助金活用や機器使用に関する研修、ICT導入のメリットに関する十分な説明などが必要です。

介護現場でのICT機器活用については、介護現場のICTとは？種類と活用例を紹介！をご覧ください。

介護現場の無駄な業務を削減するための取組み例

介護現場での無駄な業務削減のためには、さまざまな取り組みがあります。

主にあげられるものは、以下の6つです。

それぞれ詳しく解説していきます。

ICTツールの導入

ICTツールの導入は、無駄な業務削減や業務効率化を助けます。

具体例を以下に示しました。

ICTツールは導入および運用時にコストが発生しますが、ここで示した事例のように、業務効率化を助けるものでもあります。

シフトや業務量の調整

入浴や食事などの忙しい時間帯に介護助手やパートタイマーなどを多く配置して、食事配膳や片付け、掃除、洗濯などの業務を担ってもらった例があります。

その結果、介護職員が直接業務に専念できるようになり、ケアの質向上につながりました。

また、シフト作成ソフトやアプリの活用により、シフト作成者の負担軽減が軽減された事例もあります。

ソフトやアプリの活用を通じて、シフト表作成ミスが減少した例も少なくありません。

シフト作成を担当するのはリーダー層が多く、こうした職員の業務時間が増えるのは職場にとって大きなプラスだと言えるでしょう。

シフト作成ソフトやアプリについては、介護シフト管理 作成ソフト・アプリ10選！料金やメリットを紹介をご覧ください。

業務内容の「見える化」・業務フローの見直し

1日の業務を時間軸にそって洗い出し、各業務の内容および所要時間を「見える化」することも、無駄な業務削減に必要です。

見える化すると、今までの業務の中にあった3M（ムリ・ムダ・ムラ）も明らかになります。

3Mを取り除いた上で、業務の流れを見直し、新たな業務フローを作っていきましょう。

職員の役割分担も、新たな業務フローに沿って見直します。

業務内容の見える化により、介護職員の業務時間に関する意識が高まった事例もあります。

職場環境と備品管理の整備

安全な介護サービス提供のため職場環境の整備は不可欠です。

また、備品管理により必要なものを手早く入手できるため、業務が円滑に進むでしょう。

ポイントは5Sです。

5Sとは、整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）の頭文字をとったもので、職場環境改善活動を定義する言葉です。

これらの取り組みで職場環境が整備されると、無駄な業務が減り、効率化につながるでしょう。

雑務・間接業務のアウトソーシング

新しく見直した業務フローを以下の3つに分類します。

業務分類	業務内容
直接業務	・入浴や排泄、食事介助といった身体に触れる業務 ・移動時の見守り業務 ・送迎時の乗降介助など
間接業務	・ベッドメーキングやシーツ交換 ・直接業務の準備や片付け ・移動時の見守り業務 ・レクリエーション活動の準備や片付けなど
雑務	・清掃や整理収納 ・リネン類の洗濯 ・備品の管理・補充など

 

間接業務や雑務を専門業者にアウトソーシングする、もしくは介護助手に依頼することで、介護職員は直接業務に専念できるでしょう。

郵便物の送付や書類の整理を事務職に依頼することも、アウトソーシングの一環と考えられます。

なお、シフト作成に関しても代行サービスがあります。

シフト作成の負担を軽減したい、むしろ外注して手離れしたい、といった場合にはぜひ活用を検討してみてください。

以下の記事で介護業界向けシフト作成代行サービスを紹介していますので、ご覧ください。

会議の見直し・報告業務の簡略化

会議の見直しには、さまざまな方法があげられます。

会議の目的に応じて参加者の範囲を限定することも、その1つです。

参加者が多いと出される意見も多くなり、結論をまとめるために時間がかかってしまいます。

また、会議内容に直接関与しない職員が参加した場合、現場対応にあたる職員の人数が減ってしまい、直接業務が滞る可能性もあるでしょう。

時間の無駄を省くためにも、参加者の範囲を限定することが必要になります。

会議資料を事前に送付して一読してもらうと、時間短縮につながるでしょう。

ZOOMやGoogle Meetなどのオンライン会議システムを活用すると、参加者の移動時間をゼロにできます。

報告業務の簡略化には、ICT機器が役立ちます。

タブレット端末に記録を入力して情報共有をはかる、インカムを用いて利用者の状況を全員に報告するなどの方法により、申し送りの時間を短縮できるでしょう。

介護の無駄な業務削減・改善を成功させるポイント

介護の無駄な業務削減・改善を成功させるポイントとしては、以下の4つがあげられます。

それぞれ解説いたします。

業務効率化の目的を明確にする

業務効率化を成功させるためにも、理由や目的を明確にしましょう。

目的を明確にするためには、現場の職員から業務の課題を聴き取る必要があります。

課題が明確にならないと、効率化する業務の種類や内容が把握できないためです。

職員からの聴き取りは、業務時間内が望ましいでしょう。

聴き取りのために残業や休日出勤を指示すると、聴き取りだけではなく、業務効率化自体への反発を招く可能性があります。

目的が明確になったら、職員にも周知して共有することが必要です。

業務効率化に伴い、一時的に職員の仕事量が増える可能性もゼロではありません。

このときは特に、目的の明確化と共有が大切です。

最終的に目指すゴールを達成することで、業務負担が軽くなるビジョンをしっかりと共有しましょう。

上司の判断のみで効率化を進めると、職員から反発される可能性があります。

職員の協力を得る

業務改善にあたっては、職員の協力が必要不可欠です。

実際に業務を行うのは、現場の職員であるためです。

改善のための施策を十分に説明した上で、職員に協力を仰ぎましょう。

職員が協力して業務効率化を進めると、「自分たちも業務改善に携わっている」という前向きな気持ちで取り組んでもらいやすくなります。

職員の協力を得られると、職員だけではなく、利用者にとってもプラスになる業務改善の意見を聞き取れるでしょう。

職員は常日頃から密に利用者と関わっており、利用者のニーズをしっかりと把握しているためです。

改善施策は1つずつ取組む

業務改善案が複数出てきた場合でも、実際に取り組むのは1つずつにしましょう。

一度に複数の業務改善案を実施すると、業務量が増加したり、業務内容が大幅に変更されたりする可能性があります。

その結果、職員の負担が増えてしまう可能性が出てきます。

また、複数の業務改善を同時に取り組むと、無駄が減った場合に「どの改善策が業務削減に反映されたのか」の把握が難しいでしょう。

1つずつ取り組むことで、無駄の削減に効果があるものとないものを区別しやすくなります。

正確な効果測定のためにも、改善施策は1つずつ取り組むことが大切です。

取組みを定期的に評価・フィードバックする

業務改善に取り組む場合は、定期的な振り返りや評価が必要です。

評価がなされない状況では、改善につながった施策の有無や、具体的な改善内容が見えてきません。

これらの指標が見えてこないと、職員のモチベーション低下につながる可能性があります。

このような状況を防ぐためにも、定期的に評価して、その内容を職員にフィードバックしましょう。

「自分たちが協力することで、業務が改善されて、負担が減っている」という前向きな気持ちになれます。

定期的な評価により、改善につながった施策が可視化されるため、持続可能で効果が高い取り組みに集中できるでしょう。

介護現場の無駄な業務を見直し、業務効率化する方法とは？の記事においても、無駄な業務削減についてを紹介しています。

あわせてご覧ください。

まとめ

この記事では、介護現場でよくある無駄な業務の削減と、業務効率化の方法について解説しました。

無駄な業務の削減は、現場の職員だけではなく、利用者や家族にとってもプラスになります。

しかし、方法を誤ると逆効果になる可能性もゼロではありません。

この記事でお伝えした業務効率化を成功させるポイントを参考に、無駄な業務を削減し、業務改善・効率化に取り組んでいきましょう。

この記事の執筆者	古賀優美子 保有資格：　看護師　保健師　福祉住環境コーディネーター2級　薬機法管理者 保健師として約15年勤務。母子保健・高齢者福祉・特定健康診査・特定保健指導・介護保険などの業務を経験。 地域包括支援センター業務やケアマネージャー業務の経験もあり。 高齢者デイサービス介護員としても6年の勤務経験あり。 現在は知識と経験を生かして専業ライターとして活動中。