【教えて！】介護現場の「人手不足でシフトが組めない」問題！シフト管理と人員確保のポイント

介護現場でシフトが組めない背景とは？

介護の現場では、以前よりもシフト作成が難しくなったという声も多く聞かれます。

その理由として、率直に「人手不足でシフトを組むのが難しい」という現場も多いでしょう。

さらに、人手不足のほかにもシフトに関わる条件や職員の働き方の多様化、人員基準や加算要件など、複数の要因が絡み合っていることも大きな影響としてあげられるでしょう。

まずはなぜ、多くの介護施設で「シフトが組めない」「シフトを組むのが難しい」という事態が起きやすくなっているのか、全体像を整理してみましょう。

原因を明確にすることで、それぞれに応じた対策を検討しやすくなります。

慢性的な人手不足の現状とその影響

まず、一番の大きな理由ともいえるのが、介護業界の深刻な人手不足です。

高齢化の進行により介護ニーズが増える一方で、介護職として働く人材の確保が追いついていないのが実情です。

特に「2040年問題」と呼ばれる将来的な超高齢社会の進行により、状況はさらに深刻になると考えられています。

厚生労働省の推計によれば、2040年には約272万人の介護人材が必要とされており、約57万人の追加確保が求められることになります。

65歳以上人口は増加傾向が続き、2043年にピークを迎えますが、それに伴って介護需要はさらに高まり、人材不足の解消がますます困難になると予測されています。

すでに、介護施設によっては欠員が出てもすぐに補充できず、常にギリギリの人員体制でシフトを回しているケースも少なくないでしょう。

このような状況が続くと、必然的に限られた職員でシフトを組まざるを得なくなります。

その結果、全員が大変なシフトにはなりますが、その中でも特に一部の職員に負担が集中し、休みが取りにくい、残業が増える、心身の負担が大きくなるといった悪循環が生まれやすくなります。

人手不足がさらに離職を招く「負のスパイラル」に陥る危険性もあるため、早急な対応が求められています。

シフト作成の複雑さと課題

シフト作成は、単に曜日ごとに必要な職員数を割り当てるだけではありません。

職員それぞれのスキルや経験、職員の相性、希望休、連勤や休みの偏りがないか、有給の取得状況など、多くの要素を同時に考慮しなければならず、非常に複雑な業務です。

さらに、職員の勤務時間や夜勤回数が不均等にならないように配慮する必要もあり、法律上の人員配置基準や加算要件も遵守しなければなりません。

このような条件が重なることで、たとえ勤務可能な人数がそろっていたとしても、「組み方が難しい」という壁に直面することになります。

シフト作成が困難な主な原因

介護施設でシフトがうまく組めない背景には、人手不足だけでなく、シフト作成を複雑にしている具体的な要因が複数存在します。

この章では、特に現場でよく見られる3つの課題を取り上げ、それぞれの要因について整理していきます。

職員の希望休の重複と調整の難しさ

多くの介護施設では、職員の希望休をできる限り尊重する形でシフトが作成されています。希望休は職員の大事な予定がある日に申請されることが多いためです。

しかし、土日祝日や連休、年末年始など、人気のある日に希望が集中すると、全員の希望休を叶えることが難しくなります。

希望休の調整がうまくいかないと、「あの人だけ優遇されている」「自分ばかり夜勤が多い」といったシフトに対しての不満が生まれやすくなり、職場内の人間関係にも悪影響を及ぼしかねません。

調整を担当するシフト管理者（リーダーや管理職が多いと思います）にも大きな心理的負担がかかるため、希望休の申請ルールや公平性の担保が求められます。

スキルや相性を考慮した配置の必要性

シフトを組む際には、単に人数をそろえるだけでは不十分です。

ご利用者の認知症の有無や身体状況、生活リズムなどに合わせて、適切なスキルや経験を持つ職員を配置する必要があります。

また、職員同士の相性やチームとしてのバランスも重要な要素となります。

たとえば、介助が必要なご利用者が多いユニットに、新人職員ばかりが配置されると、安全面や業務効率に問題が生じることがあります。

特に夜勤は人数が勤務人数が少ないことから、どのようなシフトを組むか、頭を悩ませるシフト管理者は多いでしょう。

そのため、個々の能力や関係性を踏まえた調整が不可欠であり、結果としてシフト作成が非常に煩雑になってしまいます。

法定の人員配置基準の遵守

介護施設には、施設の種類や規模に応じて、職員の配置人数に関する法定基準が設けられています。

たとえば、特別養護老人ホームでは「ご利用者3人に対して1人以上」の介護職員配置が義務づけられています。

これらの施設ごとに定められた基準を満たさない場合、加算の取得に影響が出たり、行政からの指導対象になることもあります。

これもまた、シフト作成の難易度を高める大きな要因のひとつです。

少ない人員でもシフトを回すためのポイントと工夫

人手不足の状況でも、介護の現場では日々のケアを止めることはできません。

限られた人員であっても、運営を安定させるためには、配置の工夫や業務の見直しが重要です。

ここでは、少ない人員でも効率よくシフトを回すための具体的な取り組みを紹介します。

多様な人材の活用（シニア、アウトソーシング、外国人介護人材など）

人手不足を補うためには、従来の採用方法にとらわれず、多様な人材の登用が効果的です。

たとえば、定年後も働く意欲のあるシニア層を介護助手（介護補助）として積極的に雇用したり、短時間勤務制度を整えることで、多様な働き方に対応できます。

また、民間の介護派遣サービスや業務委託（アウトソーシング）を一部活用することで、介護職員の負担軽減や繁忙期の補填にもなりえるでしょう。

業務委託も介護事務代行やシフト作成代行サービスなど様々な種類のサービスがあります。

外国人介護人材の活用も広がっており、技能実習や特定技能の制度を活用することで、安定した戦力を確保している施設もあります。

スタッフの育成と業務効率化

限られた人員でも施設全体を安定して運営するには、既存スタッフの育成と業務の効率化が欠かせません。

特に新人職員や中堅スタッフが早期に独り立ちできるよう、OJTやマニュアルの整備を行うことが重要です。

また、業務の標準化や記録業務などのICT化を進めることで、現場での時間的余裕が生まれます。そのプロセスの中で、無駄な業務を削減していくことも重要です。

たとえば、介護記録をタブレットで入力できる仕組みを導入すれば、手書きの時間を削減でき、業務の平準化にもつながります。

シフト作成手順などの見直しと調整

どれくらい人員が不足しているかにも影響されますが、シフトそのものの作成手順やルールを見直すことで、作業の効率を高めることも可能です。

たとえば、希望休の申請期限を明確に設定したり、月ごとの固定パターン（例：早番・遅番・夜勤の固定曜日）を導入することで、属人化を防ぐことができます。

また、管理者が一人で抱え込まず、サブリーダーや他の職員と共有しながら調整を進める体制づくりも効果が期待できます。

ICT・AIツールの活用によるシフト管理の効率化

手作業によるシフト作成には限界があります。

疲れた状態でシフト作成をしていて、最後の最後に夜勤が足りていない日を見つけたり、希望休の反映を忘れていたりなどで、シフトの組み直しが必要になる…など、手作業で行う場合には、見落としなども発生しがちではないでしょうか。

人員配置や希望休の調整など、複雑な要素を一つひとつ確認しながら進める作業は、時間も手間も大きくかかります。

忙しい現場業務の合間にシフトを作成する、持ち帰って休日にシフトを作成する、夜勤の合間にシフトを作る、など大変な苦労をしてシフトを作成しているリーダーや管理者の方も多いのではないでしょうか。

こうした現場の負担を軽減するために、ICTやAIを活用したシフト作成ツールの導入も有効です。

ここでは、その活用方法とメリット、導入事例についてご紹介します。

シフト作成ツールの選び方と導入メリット

ICTやAIを活用したシフト作成ツールにはさまざまな種類がありますが、施設の規模や課題に応じて最適なものを選ぶことが大切です。

例えば、以下のような機能が備わっているかをチェックするのがポイントです。

これらのツールを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

シフト管理を担当するリーダーや管理者の時間負担が軽減されれば、その分の時間で現場に入ったり、職員のサポートをしたり、本来のマネジメント業務をしやすくなるなど、多くのメリットがあります。

おすすめの介護業界向けシフト管理システム

おすすめの介護業界向けシフト管理システムはシンクロシフトです。

シンクロシフトは、実際に介護施設を運営する事業者が開発していることが大きな特徴です。

実際に介護事業を行っているからこそ、現場のリアルな要望を開発に反映できます。また、より良いシステムになるよう、継続してシステムの改善を行っていることもシンクロシフトの大きな強みです。

サービス開始以来、導入実績も増えてきており、ご利用いただいている事業者様からは業務負担の軽減につながっているなど、高い評価をいただいています。

無料トライアル期間もありますので、ご興味のある方はぜひ詳細をお問い合わせください。

→　各種お問い合わせ | シンクロシフト

シンクロシフト利用者の声とその効果

実際にシンクロシフトを導入している介護施設様からは、次のようなお声をいただいています。

特に中小規模の施設では、限られた人材で多くの業務をこなす必要があるため、こうしたツールの導入による効果は非常に大きいと言えます。

新しいツールを導入する場合、どうしても最初は慣れない部分もあるかもしれませんが、現場の負担を軽減し、働きやすい環境を整えるための有効な一歩となります。

→　介護業界向けシフト管理システム「シンクロシフト」詳細はこちら

離職防止のための対策

人手不足のなかで少しでも安定したシフトを組み続けるためには、職員が安心して長く働ける職場づくりが欠かせません。

人員が足りていない状況の中で、さらに離職者が出てしまう、といったことは絶対に避けなければならないでしょう。

シフトの不公平感や働きにくさが積み重なると、離職につながるリスクが高まります。

ここでは、職員の満足度を高めるための取り組みや、離職を防ぐための職場環境づくりについて解説します。

働きやすい職場環境の整備

人手が十分に確保できない状況でも、職員が「働きやすい」と感じられる工夫は可能です。

大がかりな制度変更ができなくても、現場の声を取り入れ、小さな改善を積み重ねることで環境は変わります。

たとえば、以下のような取り組みは人数に依存せず導入しやすく、職員の満足度向上につながりやすいでしょう。

人数が少ないからこそ、互いに支え合える職場づくりが重要です。また、ICTツール導入なども検討し、業務効率化を並行して進めていくことも大切だといえるでしょう。

キャリアパスの明確化と研修制度の充実

介護職は、その職場におけるキャリア（将来）が見えにくいことが理由で離職に至るケースもあります。

だからこそ、明確なキャリアパスを提示し、成長の機会を提供することが重要です。

シフトが大変な状況であっても、将来が見えていることによってモチベーションを維持しやすくなることが期待できます。

具体的には以下のような取り組みが考えられます。

「この職場で自分はどう成長できるのか」が見えることは、介護職員が働き続ける理由の一つになります。

キャリアの見通しが立つことで、モチベーションや仕事への責任感も高まりやすくなるでしょう。

まとめ

介護現場における「人手不足でシフトが組めない」という問題は、今後ますます深刻化することが予想されます。

慢性的な人員不足、複雑化するシフト条件、法定配置基準の遵守といった多くの要因が絡み合い、シフト作成は現場の大きな負担となっています。

こうした状況に対応するためには、記事中でもご紹介したように多角的に取り組むことが重要でしょう。

など、それぞれの職場が抱える課題に向き合い、小さな改善から始めていくことが大切といえます。

同時に職場環境の改善、離職率の抑制、採用活動の強化など様々な施策を打っていくことが、人手不足の解消には必要です。

介護業界全体が人手不足に悩んでいる状況にあり、簡単に解消できる問題ではないかもしれません。しかし、今後も事業を継続していくために、施設として積極的に取り組むことが必要だといえるのではないでしょうか。

この記事の執筆者	シフトライフ編集部 主に介護業界で働く方向けに、少しでも日々の業務に役立つ情報を提供したい、と情報発信をしています。