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【教えて!】有料老人ホームのシフト表作成の問題点、作り方のコツとは?

有料老人ホームのシフト 作り方のコツ

シフト表また間に合わないかも…
職員の不満にどう対応しよう…
夜勤や残業の回数は大丈夫かな…
 
シフト表の作成って本当に大変ですよね?シフト表作成は、職員の希望や労働基準法など、考えることが非常に多い仕事です。慣れないリーダーだと、多くの時間と労力を費やすことになるでしょう。
本記事は、有料老人ホームで介護リーダーを5年間経験した、現役の介護福祉士が、シフト表の作り方のコツを解説します。
 
記事の中では、
 
・シフト表作成のコツ
・具体的な手順
・シフト表作成の難しさ
・職員からの不満への対処
・不安への対処
・シフト表の失敗談

 
などを紹介しています。シフト表に関するリアルな情報を、網羅的に理解できるでしょう。最後まで読めば、シフト表の作成に対する苦手意識が、今より小さくなります。また、効率よくシフト表を作成できるようになるでしょう。
 
シフト表は完璧を目指してはいけません。なるべく平等なシフトを作ればよいのです。
また最近ではシフト自動作成システムも種類が増えてきています。こうした介護業界向けシフト自動作成システムを活用する方法もおすすめです。システムが公平なシフトを作成してくれます。

目次

有料老人ホームを含め、介護現場ではシフト表が必須

有料老人ホームにおけるシフト表とは、介護職員の

・勤務日
・勤務時間
・休日

を一覧にしたものです。シフト表はスムーズな施設運営と介護職員の労働条件を守るためにあります。

連続勤務日数や夜勤回数などを調整することで、介護職員が健康に働ける環境を整えているのです。

有料老人ホームでは、24時間365日、介護サービスが提供されています。シフト表があることで人員配置がしやすくなり、利用者の安全やサービスの質を維持できるとも言えるでしょう。

また、シフト表が出ないとスタッフは予定を立てられません。不満がたまり、場合によっては退職につながってしまうこともあります。

このように、シフト表は介護現場になくてはならないものです。

有料老人ホームのシフト表を作るときに押さえるコツ5選

シフトを作る介護リーダー

大切なことを理解していれば、 みんなが納得するシフト表を作りやすいです。シフト表を作るとき、具体的には下記の点に気をつけてください。

・個々の職員が希望する働き方を理解する
・労働基準法・就業規則に違反しないか確認する
・希望休申請のルールを決める
・日勤帯は3連勤までにする
・一生懸命つくるけど完璧を目指さない

それぞれ解説します。

個々の職員が希望する働き方を理解する

職員一人ひとりが、どんな風に働きたいか知ることは大切です。シフト表に求めることは、一人ひとり違います。

例えば、ある職員は朝早くから働いて、早めに帰りたいかもしれません。またある職員は、夜勤が得意かもしれません。

一人ひとりの希望やこだわりを把握することで、なるべくみんなが満足するシフト表を作れます。

労働基準法・就業規則に違反しないか確認する

法律やルールを守ることは重要です。どんなに現場が忙しくても、法律違反は許されません。

長時間はたらかせる、休日を与えないなどはもちろんNG。法律やルールを守ることで、職員が安心して働ける環境が保たれます。

休み希望申請のルールを決める

休み希望申請のルールは、職員にしっかり守ってもらいましょう。シフト表をスムーズに作るには、休みをルールどおりに希望しているかが、ポイントになります。

例えば、ルールは各事業所ごとに違いはあると思いますが、

希望休申請のルール

・休み希望は3日間まで
・希望休申請の期限を守る
・夜勤の希望は書かない
・有給を複数使うなら2か月前の申請

など、決めておきましょう。もちろん、労働基準法に違反するルールを独自に作るのはNGです。

しかし「休み希望が少ないほど、シフト表が作りやすくなる」のは事実です。きちんとルールを決めておきましょう。

日中は3連勤までにする

日中の勤務が続くときは、できれば3日連続までにしましょう。4日目になると、疲れを感じる職員が多いです。

そして、連勤が続くなら夜勤を最後に入れてください。日中の5連勤よりも、日中3日+夜勤1日(16時間勤務と想定=2日分)の方が、受け入れてくれる職員が多いでしょう。
ただし、

・感じ方の個人差
・年齢
・家庭の事情

などもあるため、一概には言えません。それでも「なるべく日中は3連勤までにする」と頭に入れておきましょう。

一生懸命つくるけど完璧を目指さない

元も子もないことを言いますが、完璧なシフトを作ることは不可能です。どんなシフトを作っても、必ず不満を感じる人はいます。

要するに、完璧なシフトではなく、なるべく平等で納得しやすいシフトを作ればよいのです。職員も、ある程度シフトを作る大変さは理解しています。

それでも、ガマンできない部分があるときに、不満を感じるのです。「完璧ではないけど一生懸命、なるべく平等に作った」と自負できるのであれば、それほど難しく考える必要はありません。

有料老人ホームにおけるシフト表の作り方・組み方の例

シフト表には作る順番があります。順番を間違えると、最悪の場合、つくり直しとなることもあるため注意しましょう。

筆者の場合、シフト作成の具体的な順番は下記のとおりです。

有料老人ホームにおけるシフト表の作り方

1.希望休・研修などの「確定要素」から組む
2.前月からのつながりを確認する
3.夜勤を組む
4.常勤職員で日勤帯の人員を組む
5.時間外勤務を組む
6.アルバイト・パートを組む
7.有給休暇を組む
8.最終チェックする

それぞれ解説します。

希望休・研修などの「確定要素」から組む

シフト表は、変更できない確定要素から組んでいきましょう。効率的にシフト表を組めます。

シフト表が完成したあとに希望休や研修などの組み忘れに気づいた場合、修正が大変です。必ず、最初に確定要素から入力してください。

前月からのつながりを確認する

前月からのつながりとは、前月末が

・休日か?
・日勤帯か?
・夜勤入りか?
・夜勤明けか?
・何連勤目か?

を確認するということです。

前月からのつながりを意識せずに作ると「6連勤になってしまった」ということが起こり得ます。必ず前月末を確認する習慣をつけましょう。

夜勤を組む

夜勤入りを組んでいきましょう。なるべく夜勤回数が平等になるように組んでください。

また、2人で夜勤をする職場なら、職員同士の相性を考えることが重要です。相性がよい職員同士を配置することで、協力し合いながら効率的に業務を進められます。

ただでさえ、長時間勤務で生活リズムが崩れがちな夜勤です。ストレスを軽くするためにも、同僚との相性に気を配りましょう。

常勤職員で日勤帯の人員を組む

次に、日勤帯ではたらく常勤職員を組みましょう。

・早番
・日勤
・遅番

を割り当ててください。施設によっては、日勤がいなかったり、早番がいなかったりすることがあります。

1日をイメージして、過不足なく人員を配置しましょう。

時間外勤務を組む

日勤帯の人員を組んだら、残業の必要な日が明確になります。なるべく平等になるように、残業をつけましょう。

最終的に調整するため、今の時点ではそれほど難しく考えずに残業をつけてください。

アルバイト・パートを組む

常勤の残業を組んだら、アルバイトとパートを勤務に組み込んでください。出勤する曜日が決まっているなら、何も考えずにシフト表に加えてOKです。

曜日が決まっていないなら、人員が少ない日に組み込めばよいでしょう。常勤が手薄な日を、アルバイト・パートで補完するイメージで作成してください。

有給休暇を組む

有給休暇を、なるべくシフト表に組み込みましょう。慢性的に人員不足の施設だと「有給は申し訳なくて使えない」と感じている職員がいます。

シフト作成者である介護リーダーが、率先して有給を使用すれば、周りの職員も取得しやすくなるのです。ただし、ほとんどの職員は喜びますが、まれに「勝手に有給を使わないでください」という人もいます。

事前に、リーダー判断で有給を組み込むんでもよいか、職員に確認しておきましょう。
トラブルを防げます。

最終チェックする

シフト表が埋まったら、最終チェックしましょう。最終チェックで確認すべきポイントは、ここまで入力したすべてです。

下記にチェック項目を記します。

チェック項目

 
・希望休・研修などの日付を間違えていないか?
・前月からのつながりは確認しているか?
・夜勤の数は平等で相性を考えているか?
・日勤帯の人員に過不足はないか?
・残業時間はなるべく平等か?
・全員の公休数を満たしているか?
・なるべく有給を使用しているか?

何度もチェックして、なるべく精度の高いシフト表ができるようにしましょう。

今回紹介した作り方は、筆者が勤める有料老人ホームにおけるシフト表の作成方法です。もちろん、施設ごとにシフト表の作り方や項目の違いはあるでしょう。

ただし、本記事のやり方を身につけておけば、大体のものに応用できると思います。

初めてのシフト表作成における不安への対処法2選

シフト作成に悩む管理者

新人リーダーにとって、初めてのシフト表作成は大きなストレスです。公平なシフト配分、職員への気遣い、効率的な現場運営などを考える必要があり、不安を感じるのです。

そこで、おすすめの不安対処法を2つ解説します。

職員にシフト表作りが不安であることを伝える

リーダーだからといって強がる必要はありません。シフト表作りに不安があるなら、正直に周囲の職員に伝えましょう。

「でも、不安なことを伝えると職員も不安になるんじゃない?」と感じるかもしれませんが逆です。

「自分は未熟で初めての経験だから、協力してほしい」というスタンスでいれば、職員はあなたを助けてくれます。

たとえ、ミスの多いシフト表になったとしても許してくれるでしょう。リーダーは、1人でがんばるものではないのです。

1人で作らず上司に頼る

シフト表は、上司と一緒に作りましょう。職場によって呼び名は変わりますが、主任やマネージャーなど、リーダーより上の役職者がいるはずです。

多くはシフト表作成に慣れているため、相談するとよいでしょう。シフト表に限ったことではありませんが、リーダーを継続するには、上司へのまめな相談は必須です。

有料老人ホームのシフト表作成の難しさ6選

シフト表作成の難しい点はある程度、共通しています。誰もが悩む部分を知り、シフト表作成に活かしましょう。

具体的には下記の6つです。

・職員が不足しているため作るのが難しい
・シフト作成の時間確保が大変
・シフト表を作るなら夜勤か自宅という現実
・完璧なシフト表を作るのが難しい
・シフト表の作成は慣れた人しかできない
・急に上司から人員配置の変更を言われる

それぞれ解説します。

職員が不足しているため作るのが難しい

職員が不足していると、シフト表が作りにくいです。人員不足だからといって、公休日数は減らせないからです。

シフト表は「職員数が充実していて休み希望が少ない」ほど、簡単に作れます。しかし、全国的に介護施設は、慢性的な人員不足となっています。

ぎりぎりの人員の中で作るシフトほど、難しいものはありません。

シフト作成の時間確保が大変

リーダーはシフト表作成の時間確保にも苦労します。リーダーの仕事内容は、シフト表作成だけではないからです。

・クレーム対応
・事務業務
・カンファレンス

など、やるべきことがたくさんあります。限られた時間の中でシフト表を作成するのは、ストレスになり得ます。

シフト表を作るなら夜勤か自宅という現実

シフト表は、夜勤中に作りましょう。「日勤帯で働いている時間に作れば?」と思うかもしれませんが、難しいです。なぜなら、周りの目があるから。

リーダーは管理する一方、いち現場職員として働くことがほとんど。「仕事中に机でゆっくりシフト表作成」という時間は、少ないのが現実です。

忙しいのにシフト表を作っていると、職員から白い目で見られることになるでしょう。一方、夜勤中は利用者が眠っていれば、シフト表を作成する時間を確保できます。

それでも作るのが難しければ、自宅に持ち帰ることになります。自宅でのシフト表作成はサービス残業となり、手当がつく職場は少ないでしょう。

ただし、世の中のシフト表作成者は、自宅で作っている人も実際のところ多いです。

完璧なシフト表を作るのが難しい

文句のつけどころのない、完璧なシフト表は作れません。完璧を求めると、いつまでたってもシフト表作成が進まないです。

完璧ではなく、なるべく公平に作る意識を強く持ちましょう。また、不公平な部分があるなら「なぜここは不公平になっているのか?」を説明できるようにしておくことをオススメします。

理由がはっきりしていれば、必要以上に文句を言う職員は少ないです。完璧なシフトではなく、なるべく公平なものを作りましょう。

シフト表の作成は慣れた人しかできない

スムーズにシフト表を作るには、慣れが必要です。いくらベテラン介護士でも、シフト表を作ったことがなければ、苦戦するでしょう。

だからこそ、上司などの経験豊富な人によるサポートが必要です。慣れるまでは、1人で頑張らないようにしてください。

急に上司から人員配置の変更を言われる

ときには、シフト表の作成中や作成後にもかかわらず、職員の配置転換を上司から言われることがあります。人間関係のトラブルや急な退職などで、上司は全体の調整をしないといけないのです。

そうしたことがあると、場合によってはシフト表を一から作り直すことになりかねません。ただ、作り直しを防ぐ方法はあります。

急な人員配置の変更をするときは、シフト表を上司に作ってもらうのです。もしくは「配置転換するなら、いついつまでに」と、日にちを決めてもらいましょう。

何でも受け入れていたら「断らない人間」と認識され、都合よくあつかわれてしまいます。原則、シフト表の作り直しは「あり得ない」という感覚でいることが大切です。

少ない人員の中で、シフト表を作ることが多いです。シフト表作成は、リーダー手当てに含まれ、自宅に持ち帰ると残業代がつかない可能性があります。

ですが、慣れるまでは大変でも、コツをつかめばいずれはできるようになります。前向きに取り組みましょう。

シフト表に対する職員からの不満で多いもの5選

シフトに不満がある介護職

「シフト表は、職員から必ず不満をもたれるもの」と認識しておきましょう。また、職員が不満に感じることは共通しています。

よくある不満は5つあり、下記のとおりです。

シフトに対するよくある不満

 
・シフト表の完成が遅いという不満
・遅番の翌日に早番という不満
・あの人と組みたくないという不満
・残業が多いという不満
・逆に残業が少なく稼げないという不満

それぞれ解説します。

シフト表の完成が遅いという不満

シフト表を期限ギリギリに作成し展開すると、職員が不満を持ちやすいです。職員が、プライベートの予定を立てられないからです。職員の立場としては、シフトが出るのが早ければ早いほどいいのです。

リーダーによって、早い人、ギリギリまで考えてベストなシフト表を作りたい人、どちらもいます。しかし、どちらにしても、期限までに出せば問題はありません。

シフト表作成は自分のペースを守りましょう。

遅番の翌日に早番という不満

人員不足だと、遅番の翌日に早番勤務となりやすいです。作る側も、どうすることもできないことがあるのです。

解決するには、人手不足を解消するしかありません。常勤の補充が無理なら、早番の時間だけパートを入れるか、他部署から応援に来てもらいましょう。

職員にていねいに説明しながら、できることをやるしかありません。

あの人と組みたくないという不満

「苦手な同僚と勤務が重ならないようにしてほしい」と不満を訴えることがあります。介護は、コミュニケーションをマメにとる仕事であるため、気の合わない職員がいると仕事がやりにくいのです。

特に2人で夜勤をする場合「組み合わせを考えてほしい」という希望はよくあります。ただし「日勤帯も避けてほしい」という要望はすんなり受け入れないようにしましょう。シフト表作成が極めて困難になるからです。

もし「いっさい関わらないようにしてほしい」と希望を言われたら、話し合いや上司へ相談しましょう。配置転換した方がよい可能性があります。

組みたくない相手がいるときは、どこまで対応するかがポイントです。

残業が多いという不満

残業の多さに不満をもつ職員がいます。人手不足が深刻な業界であるため、仕方ないのです。

人員不足は介護リーダーの責任とは言えませんが「どうにかしてほしい」と職員は訴えます。大切なことは、介護リーダーとして「人員不足をどうとらえているか?」です。

例えば、

・上司に相談している
・業務を見直すことを考えている
・他の部署から応援をお願いしている

など、具体的な対応を職員に伝えることができればよいのです。現状を何とかしようと考えていることが周りに伝われば、協力・応援してくれるでしょう。

逆に残業が少なく稼げないという不満

まれに「もっと残業したい」人もいます。お金を稼ぎたいのです。

のぞんで残業するのであれば、お願いしましょう。ただし、感謝の気持ちを持つことと、労働基準法は守ってください。

心身の健康を守りながら働いてもらうのも、リーダーの役割です。シフト表に不満はつきものです。しかし、ある程度の不満は共通しており、対策方法もあります。

慣れてくると、作りながら「ここは不満に感じるだろうな」という点が分かってきます。シフト表ができたときに「ここはこうするしかなかったんだ。ごめんね」と一言あれば、大体は乗り切れるでしょう。

要は慣れです。

シフト表作成での実際の失敗事例と教訓

筆者が実際に体験した、シフト表に関する体験談を紹介します。参考にしてください。

自分中心のシフト表を作ってしまった

リーダーになりたての頃の話です。私は、日々のリーダー業務に追われ、苦労していました。

とくにシフト表を作るのが、とても苦痛だったのです。

休みが欲しいと感じた私は、翌月のシフトで、自身に有給をつけて、残業も少なくしました。すると、おつぼね職員から「何でリーダーの方が残業すくないの?リーダーなんだから率先して残業して!」と、嫌味を言われたのです。

リーダー自身がどんな勤務を組んでいるか、職員はしっかり見ているんだと学びました。シフト表は平等に、何ならリーダーが率先して嫌なことを引き受けるくらいでないと、人は納得しないのです。

ただ、このままではリーダーを続けられないと感じた私は、サブリーダーという役職を作ってもらうよう上司にお願いしました。業務を分散し、心身の負担を少なくできたため、5年継続できました。

希望休の反映漏れがあって大幅な変更を強いられた

数年前のできごとです。いつも通りシフト表を完成させました。しかし、まもなくして、職員から「休み希望出したんですけど…」と言われたため確認。

何と、すべての職員の休み希望を入力し忘れていたのです。休み希望は最初に入力すべき項目です。あとから修正することはできませんでした。

結局、もう一度シフト表を作成することに…。車の運転と同じで、シフト表の作成も慣れてきたころが一番危ないと学びました。それからはチェックリストを作り、基本に忠実に作りました。

良質なシフト表は職員のモチベーション維持につながる

良いシフト表は職員のモチベーションに直結します。バランスのとれたシフト表だと「来月も何とかがんばれそうだな」と感じるものです。

一方で、

・日ごとに職員の数がバラバラ
・夜勤や残業の回数が不公平
・入力ミスが多い

というシフト表では、やる気がおきません。それほどシフト表は重要なものと自覚しましょう。職員のモチベーションはシフトで決まります。

シフト自動作成ソフト「シンクロシフト」導入でシフト表作成の自動化を!

正直なところ、シフト管理者になってから毎月のシフト表作成が苦痛ではありませんか?

スタッフの希望と適切なサービス提供を満たす、バランスのとれたシフト表作成に、全国の医療・介護現場は悩んでいます。
シフト表作成は大変な時間と労力がかかるため、リーダーや管理者は毎月、ヘトヘトになるのです。

介護リーダーを5年経験した筆者も、シフト表を作るときには、少し憂うつな気持ちになっていました。
クタクタになって自宅に帰ってきて、眠たい目をこすりながら「あーでもないこーでもない」と頭をフル回転させる時間。
全力で作ったシフト表なのに、文句を言われたり、ときには作り直しになったりと、やるせない思いをしたことは何度もあります。

介護事業所の中でもDXやICT化に積極的なところも増えてきていますが、そうした事業所ではシフト作成の負担軽減、公平なシフト作成といった観点から、自動シフト作成ソフトを取り入れるところも増えてきています。

平等・公平なシフトを作成しやすくなる

シフトライフの運営元が開発・販売する「シンクロシフト」は夜勤業務などの大変な業務も特定スタッフに偏らないように均等に配置し、シフトの平等性や公平性を保ってくれます。

シフト管理者がいくら公平に作ったと思っていても、人が作ったシフトに対しては不満がなくなることはない、といって良いでしょう。

それに対して「シンクロシフト」はシステムが自動で公平なシフトを作成してくれますので、介護職員も納得してくれやすく、シフト管理者が精神的に楽になりやすいです。

スタッフは希望休をスマホから申請でき、他の人の申請状況を気にする必要がありません。またシフトもスマホからすぐに確認することができるので、出勤して張り出されているシフトを確認したり、紙で配られるのを待ったりする必要もありません。

頭を悩ますシフト表作成から解放される、シフト表自動作成ソフト「シンクロシフト」の詳細については、以下のページで確認することができます。

介護・医療(看護師)業界向け自動シフト作成ソフト【シンクロシフト】

「シンクロシフト」を使えば、シフト表作成の問題を根本から解決できます。無料のお試し期間もあるので、その間に使い勝手を確かめることも可能です。

シフト表作成の新しい可能性を体験してみてください。

まとめ

本記事では「有料老人ホームにおけるシフト表作成のコツ」について解説しました。有料老人ホームのシフト表作成は、職員の働き方や法律をふまえて、公平で納得できるものを目指しましょう。

シフト表作成をするとき、完璧なシフト表にこだわらないことが大切です。

また、新人リーダーは、上司と相談しながらシフト表を作ることで不安を軽減できます。慣れが必要ですが、取り組み続ければ、職員が納得しやすいシフト表を作ることは可能です。

ただし、シフト表作成には、時間と労力が今後もかかり続けることは事実。そこで、シフト自動作成ソフト「シンクロシフト」が開発されました。

シンクロシフトを利用することでシフト表にかかる時間を大幅に削減することで管理者や介護リーダーに時間的な余裕ができ、他の仕事をしたり、ご利用者さんと接する時間を増やしたりすることができるでしょう。

無料お試し期間もあるので、ぜひ使ってみてください。

この記事の執筆者
あっきー

保有資格: 介護福祉士・レクリエーション介護士2級・認知症ケア指導管理士

介護付き有料老人ホームに10年以上勤務。介護リーダーを5年半経験しています。
現在は長い現場経験と介護リーダー経験を生かして介護特化ライターとしても活動中。

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