【もう限界…】介護のシフト作成、エクセルや手作業が面倒な原因と解決策を解説

介護のシフト作成で「エクセルが面倒」「手作業はもう限界」と感じている方は多い

介護施設でシフト作成を担当するリーダーや主任の方から、「エクセルでの作成が面倒」「手作業にもう限界を感じている」という声は数多く聞かれます。以下のような状況に、心当たりはないでしょうか。

どれか1つでも当てはまるなら、それは珍しいことではありません。介護現場のシフト作成は、人員配置基準や常勤換算、加算要件、夜勤回数の調整など、他業種と比べても考慮すべき条件が格段に多い業務です。エクセルや手書きといったアナログな方法でこれらをすべて管理しようとすれば、担当者に大きな負担がかかるのは当然のことでしょう。

大切なのは、「自分のやり方が悪いのでは」と一人で抱え込まないことです。シフト作成が大変なのは、介護業界の構造的な複雑さに原因があります。次の章では、エクセルや手作業が限界に達する具体的な原因を6つに整理して解説します。

介護のシフト作成でエクセル・手作業が限界に達する6つの原因

介護のシフト作成でエクセルや手作業に限界を感じるのは、単に「慣れていないから」「要領が悪いから」ではありません。介護業界には、他業種にはない複雑なルールや制約が数多く存在します。

人手不足という前提条件に加え、人員配置基準・常勤換算・加算要件・夜勤回数・希望休など、シフト1つに反映しなければならない条件が非常に多いことが、根本的な原因です。ここでは、エクセルや手作業によるシフト作成が限界に達する代表的な6つの原因を整理します。

そもそも介護現場は人手不足で限られた人員でシフトを組まなければならない

介護業界のシフト作成が難しい最大の背景は、慢性的な人手不足です。

介護労働安定センターが公表した令和6年度「介護労働実態調査」によると、従業員について「不足感がある」（「大いに不足」「不足」「やや不足」の合計）と回答した事業所は65.2%にのぼり、前年度の64.7%からさらに上昇しています。
参照:「令和6年度 介護労働実態調査 結果の概要について」

参照:「介護労働安定センター 介護労働実態調査」

人員にゆとりがない中でシフトを組むということは、パズルのピースがそもそも足りない状態で完成させようとしているようなものです。1人の欠勤や退職がシフト全体に波及し、組み直しが何度も発生します。

エクセルや手作業であっても、人員が十分にいれば調整はそこまで難しくありません。しかし、ギリギリの人数で回している現場では、ちょっとした変更が全体のバランスを崩してしまいます。人手不足が解消されない限り、シフト作成の負担は構造的に重くなり続けるのです。

通常業務が忙しくシフト作成に集中する時間が取れない

シフト作成を担当するリーダーや主任は、シフト作成だけが仕事ではありません。日中はご利用者のケアに入り、合間に記録を書き、会議に出席し、スタッフからの相談にも対応する…。こうした通常業務の合間を縫って、ようやくシフト作成に取りかかれるというのが実情ではないでしょうか。

まとまった時間を確保できないまま作業を進めると、確認漏れやミスが起きやすくなります。結果として、勤務時間内に完成できず、自宅に持ち帰ったり休日に作業したりすることになりがちです。

エクセルや手作業のシフト作成は、条件を頭の中で整理しながら1つひとつ手入力する必要があるため、集中できる時間がまとまって取れないと作業効率が大幅に下がります。

「やっと取りかかれたのに、呼ばれて中断」「再開したら、どこまで入力したかわからない」。このような経験が積み重なると、シフト作成そのものが精神的な重荷になっていきます。

介護特有の人員配置基準・常勤換算が複雑すぎる

介護施設のシフト作成が他業種と比べて格段に難しいのは、法令で定められた人員配置基準を満たす必要があるためです。

たとえば、介護老人福祉施設（特養）では、介護職員と看護職員の総数を「常勤換算方法で、入所者の数が三又はその端数を増すごとに一以上」配置することが定められています。
参照:「指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第39号）」

つまり、単純に「職員が何人いるか」ではなく、パートや時短勤務の職員の勤務時間をすべて合計し、常勤職員が勤務すべき時間数（週32時間を下回る場合は32時間が基本）で割って、常勤の何人分にあたるかを算出する必要があります。
参照:「人員配置基準等（介護人材の確保と介護現場の生産性の向上）」

この常勤換算をエクセルで管理しようとすると、セルに複雑な関数を組み込んだり、手作業で電卓をたたいたりする場面が出てきます。条件を1つ変更するだけで連動して複数のセルを修正しなければならないこともあり、ミスが起きやすくなります。

常勤換算の計算を誤ると、運営指導で指摘を受けるリスクもあるため、慎重にならざるを得ません。こうした正確性へのプレッシャーも、シフト作成担当者の負担を大きくしている要因の1つです。

加算要件や夜勤・希望休など考慮すべき事項が多岐にわたる

人員配置基準を満たすだけでも大変ですが、実際のシフト作成で考慮すべき条件はそれだけではありません。

たとえば、サービス提供体制強化加算や夜勤職員配置加算など、施設が算定している加算にはそれぞれ固有の人員要件があります。加算の要件を満たせなければ、その月の加算が算定できず、施設の収益に直接影響します。

さらに、夜勤回数の上限やスタッフごとの希望休、有給休暇の消化状況、連勤の制限など、1人ひとりに対して確認しなければならない項目は多岐にわたります。これらの条件をすべて頭に入れながら、エクセルの表に1セルずつ入力していく作業を想像してみてください。

条件が増えるほど「どこかを直すと、シフトの別のところも修正しなければならない」という連鎖が起きやすくなります。手作業でこれらすべてを同時に管理するのは、どれほど経験を積んだリーダーであっても容易ではありません。

急な欠勤・希望変更への柔軟な対応が手作業では追いつかない

せっかく苦労して完成させたシフトも、急な欠勤や希望変更が入れば組み直しが必要になります。介護現場では体調不良による当日欠勤や、ご家族の事情による急な休み希望は珍しくありません。

エクセルや手作業の場合、欠勤者の穴を埋めるために別のスタッフを探し、そのスタッフの勤務時間や夜勤回数に問題がないかを確認し、さらに人員配置基準を満たしているかまでチェックし直す必要があります。

この作業を通常業務の合間に行わなければならないため、対応が後手に回りやすくなります。変更が重なると「もう一から作り直したほうが早い」という状況に追い込まれることもあるでしょう。急な変更への対応力の低さは、エクセルや手作業によるシフト作成の大きな弱点です。

作成者の属人化により引き継ぎ・ミスのリスクが高まる

エクセルでシフトを作成している施設では、関数やマクロの仕組みを理解しているのがシフト作成者本人だけ、というケースが少なくありません。いわゆる「属人化」の状態です。

属人化が進むと、担当者が異動や退職をしたときに引き継ぎが非常に困難になります。後任者は、複雑に組まれた関数の意味を一から解読しなければならず、引き継ぎ期間中にミスや抜け漏れが発生するリスクも高まります。

また、担当者本人にとっても属人化はプレッシャーの原因になります。「自分が休んだら誰もシフトを触れない」「体調を崩しても休みにくい」という状況は、精神的にも大きな負担です。

シフト作成の手順やルールが担当者の頭の中だけにある状態は、施設運営にとってもリスクといえます。属人化を解消し、誰でも対応できる仕組みに変えていくことが、現場全体の安定につながるのではないでしょうか。

シフト作成の負担は国も認識する介護現場の構造的課題

介護現場のシフト作成に関する負担は、個人や施設だけの問題ではなく、国もその深刻さを認識しています。

厚生労働省が公表している「介護サービス事業における生産性向上に資するガイドライン」では、シフト作成の負担を軽減する手段として自動作成ソフトの活用などが挙げられており、業務改善の対象として位置づけられています。
参照:「厚生労働省 介護サービス事業における生産性向上に資するガイドライン 改訂版」

前章で紹介した介護労働安定センターの調査でも、従業員の不足感を訴える事業所は65.2%にのぼり、人材確保の厳しさが年々増していることが示されています。こうしたデータからも、シフト作成の大変さは「担当者の工夫が足りない」のではなく、介護業界全体が抱える構造的な問題であることがわかります。

国が生産性向上の一環としてICTやシフト管理ツールの活用を後押ししている今、現場のやり方を見直す環境は整いつつあります。次の章では、エクセルや手作業の限界を超えるための具体的な解決策をご紹介します。

エクセル・手作業の限界を超えるための解決策

エクセルや手作業によるシフト作成の負担を軽減するには、大きく分けて2つのアプローチがあります。

1つは、今の仕組みのまま業務フローを見直す方法です。もう1つは、シフト作成ソフトやシステムに切り替えて、根本的にやり方を変える方法です。どちらにもメリットはありますが、前章で見てきたように、介護現場のシフト作成が複雑な原因は構造的なものです。

部分的な改善だけでは対応しきれないケースも多いため、仕組みそのものを変える選択肢もあわせて検討することをおすすめします。

まずできること：業務フローや希望休回収方法を見直す

シフト作成ソフトの導入がすぐには難しい場合でも、今の業務フローを見直すことで負担を軽減できる部分はあります。

たとえば、希望休の提出フォーマットを統一し、提出期限を明確にするだけでも、回収にかかる手間は減ります。「LINEで個別に送ってくる人」「口頭で伝えてくる人」「紙に書く人」がバラバラに存在する状態を整理するだけで、シフト作成の出発点がスムーズになるでしょう。

また、シフトを組む際の優先順位をあらかじめルール化しておくことも有効です。「まず夜勤を埋める」「次に人員配置基準を確認する」「希望休の調整は最後」といった手順を決めておくと、迷いが減り、作成時間の短縮につながります。

ただし、こうした工夫で改善できるのは「情報収集や手順の効率化」であり、人員配置基準や常勤換算、加算要件の複雑さそのものは解消できません。シフト作成のコツについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。

根本的な解決はシフト作成ソフト・システムへの切り替え

シフト作成の複雑さそのものを解決するには、シフト作成ソフトやシステムへの切り替えが有効です。

シフト作成ソフトには、主に以下のような機能があります。

こうした機能を活用すれば、エクセルや手作業で何日もかかっていたシフト作成を大幅に短縮できます。担当者の頭の中だけにあったルールがシステム上で可視化されるため、属人化の解消にもつながります。

介護施設向けのシフト作成ソフトについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

介護業界に特化したツールを選ぶことが重要

シフト作成ソフトを検討する際に気をつけたいのは、「どの業界向けに作られたツールか」という点です。

飲食業や小売業向けの汎用的なシフトツールでは、介護現場特有の人員配置基準や常勤換算、加算要件への対応ができないことがあります。導入してから「結局、基準を満たしているかは手作業で確認しなければならない」となっては、本末転倒です。

介護業界に特化したツールであれば、配置基準のチェックや加算要件の確認がシステムに組み込まれているため、ツール上でシフトを作成するだけで基準の充足状況を確認できます。ツール選定の段階で「自施設のサービス種別に対応しているか」「算定している加算の要件をチェックできるか」を確認しておくと、導入後のミスマッチを防げるでしょう。

AIを活用したシフト自動作成について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

エクセル・手作業の限界を超えた介護施設の事例

「シフト作成ソフトに切り替えると本当に変わるのか」と感じる方もいるかもしれません。ここでは、実際にエクセルや手作業からシフト管理システムに切り替えた3つの施設の事例をご紹介します。

施設の規模やサービス種別はそれぞれ異なりますが、いずれもシフト作成の工数や心理的な負荷が大きく軽減されています。

事例1：大規模特養・創生園 青葉（シフト作成が平均1〜2日→その日のうちに完了）

220床・11フロア・職員160名を擁する大規模ユニット型特養の創生園 青葉では、紙とエクセルで11フロアのシフトを管理していました。リーダーごとにシフトの作り方が異なる属人化や、100名分の勤怠入力に毎月1〜3日を費やすなど、複数の課題を抱えていたといいます。

シフト管理システム導入後、シフト作成時間は平均1〜2日からその日のうちに完了するレベルに短縮されました。勤怠入力も1時間未満に大幅削減され、コア業務に時間を充てられるようになっています。さらに、「AIが作ったシフトだから」と説明できることで職場の公平感が高まり、シフト作成者の精神的な負担も軽くなったとのことです。

事例2：ミアヘルサ株式会社（グループホームのシフト作成合計8時間→2時間以内に短縮）

介護事業部で49事業所を展開するミアヘルサ株式会社では、事業所ごとにエクセルの運用方法が異なり、異動のたびに新しいやり方を覚え直す必要がありました。夜勤の組み合わせ確認を手作業で行うことによるミスや、勤務形態一覧表への二重転記といった負担も課題になっていたといいます。

シフト管理システム導入後、グループホームではシフト作成時間が合計約8時間から2時間以内に短縮されました。小規模多機能ホームでも3時間弱から30分以内に短縮されています。全事業所で同じシステムを使うことで運用が統一され、本部からの状況把握や職員の異動時の習熟負担も軽減されました。

事例3：株式会社MC（シフト作成時間を最大4日削減、属人化を解消）

神経難病や人工呼吸器を必要とする入居者を支える有料老人ホームを2施設運営する株式会社MCでは、シフト作成を各部署の管理者が一人で担っており、完成まで最大1週間を要することもありました。シフト作成のノウハウが特定の担当者に集中し、ブラックボックス化していたことが課題となっていました。

「この負担を次の担当者にそのまま引き継がせたくない」という思いからシフト管理システムの導入を決断した結果、シフト作成時間は最大4日削減されました。シフト管理がシステムに置き換わったことで、担当者が変わっても引き継ぎやすい体制が整いつつあるとのことです。

介護現場のシフト作成負担を減らすなら「シンクロシフト」

ここまで見てきたように、エクセルや手作業によるシフト作成の限界を解決するには、介護業界に特化したシフト管理システムの活用が有効です。

シンクロシフトは、介護事業者が開発した介護業界特化のシフト管理システムです。介護現場ならではの複雑なルールに対応しており、毎月のシフト作成にかかる工数と心理的な負荷を軽減できます。

シンクロシフトの主な特長は以下のとおりです。

前章でご紹介した3施設の事例でも、シフト作成時間の大幅な短縮に加え、「AIが作ったシフトだから」と説明できることで気持ちが楽になったという声が共通して挙がっていました。

シンクロシフトの詳細や無料トライアルについては、以下のページをご覧ください。

→ 介護業界向けシフト管理システム「シンクロシフト」の詳細はこちら

まとめ

介護のシフト作成でエクセルや手作業に限界を感じるのは、担当者の能力の問題ではなく、介護業界が抱える構造的な複雑さに原因があります。

人手不足の中で限られた人員をやりくりしながら、人員配置基準・常勤換算・加算要件・夜勤回数・希望休といった多くの条件を同時に満たすシフトを組むのは、どれだけ経験を積んだリーダーや主任であっても簡単ではありません。国もこうした現場の負担を認識しており、ICTやテクノロジーを活用した業務改善を推進しています。

エクセルや手作業でのシフト作成に限界を感じているなら、それは「やり方を変える」タイミングが来ているのかもしれません。業務フローの見直しで改善できる部分もありますが、介護現場特有の複雑さを根本から解決するには、介護業界に特化したシフト管理システムの活用が有効です。

シフト作成の負担を軽くすることで、リーダーや主任がご利用者と向き合う時間や、スタッフのマネジメントに充てる時間を増やすことができます。この記事が、今のやり方を見直すきっかけになれば幸いです。

→ 介護業界向けシフト管理システム「シンクロシフト」の詳細はこちら

この記事の執筆者	Shift Life編集部 介護現場での実務経験を持つライターと、介護報酬・制度に精通した編集スタッフが連携し、現場で役立つ情報をお届けしています。 制度・加算に関する情報は、厚生労働省・自治体などの公的機関が発行する一次情報を優先的に参照し、掲載前にファクトチェックを実施しています。