【介護施設向け】シフト作成を効率化する方法とシステム導入のメリット

介護現場のシフト作成に時間がかかる理由

介護のシフト作成に時間がかかる背景には、いくつもの要因が重なっています。満たすべき条件の多さ、職員一人ひとりの希望をやりとりする手間、そして組み終えたあとにも残る入力作業。完成したと思った矢先に休みの相談が入ったり、夜勤者が足りないことに気づいたりして、組み直すこともあるでしょう。

効率化を目指すなら、まずはどの工程に時間がかかっているのかをはっきりさせることが大切です。ここでは、介護現場で起こりやすい3つの理由をみていきましょう。

夜勤や人員配置基準など、同時に満たす条件が多い

介護のシフト作成が大変な理由のひとつは、勤務表のなかで同時に成立させなければならない条件が多いことです。

施設や現場ごとに必要とされる人員を確認しながら、早番・日勤・遅番・夜勤といった勤務区分を日ごとに割り振っていきます。その際、サービス種別ごとの人員配置基準や、職員配置に関わる加算の要件を確認し、必要に応じて職員の資格や経験のバランス、組み合わせにも配慮します。夜勤のある施設では、夜勤帯に必要な人数が確保できているかも確かめなければなりません。

やっかいなのは、これらの条件が互いに絡み合っている点でしょう。1か所を直すと別の日の人数が足りなくなり、そこを埋めると今度は誰かの連勤が長くなる、といった具合に影響が広がっていきます。

人員配置体制への満足度が低いことを示す調査結果もあります。令和6年度の介護労働実態調査では、仕事の満足度を示す指標（「満足」「やや満足」の割合から「不満足」「やや不満足」の割合を差し引いた指標）のうち、「人員配置体制」が▲21.3と、調査項目のなかで最もマイナス幅が大きくなっていました。
参照:「令和6年度『介護労働実態調査』結果の概要について」

条件の全体像が特定の担当者の頭のなかにしかなく、その人でなければ組めない状態（属人化）になっている現場もあるのではないでしょうか。

希望休の収集と調整に手間がかかる

シフト作成に時間がかかるもうひとつの要因が、希望休のやりとりです。

申請の方法が決まっていないと、集めるだけでもひと苦労でしょう。紙に書く人、口頭で伝える人、メッセージアプリで送る人が混在していると、まず一覧にまとめるところから始めることになります。

事務室にカレンダーや用紙を貼り出して集めている現場もありますが、この方法にも難しさがあります。土日や連休など希望が集まりやすい日は、先に誰かの名前が書かれていると遠慮して書き込めず、シフト作成者に直接相談が持ち込まれることがあります。誰にお願いするかの判断まで引き受けることになり、こうした気づかいの積み重ねが精神的な負担になっていきます。

期日までに全員分がそろわないこともあります。数人分が遅れて届くだけでも着手が後ろにずれ、作成に使える日数が削られてしまいます。

調整が難しくなる背景には、そもそも人数にゆとりがないという事情があります。令和6年度の介護労働実態調査で労働条件や仕事の負担についての悩みをたずねたところ、「人手が足りない」が49.1%と最も高くなっていました。
参照:「令和6年度『介護労働実態調査』結果の概要について」

ひとりの希望をかなえると別の誰かに負担が寄る構図になりやすく、担当者が板挟みになってしまいます。

作ったシフトを勤怠システムに入力し直している

シフト作成の負担を考えるとき、勤務表が完成した時点をゴールと捉えてしまいがちです。ただ実際には、そこから先にも入力作業が控えています。

職員向けの勤務表とは別に、指定申請や運営指導などで用いる勤務形態一覧表を手作業で作成している施設では、シフトと重複する勤務情報をあらためて入力することがあります。勤怠管理システムを使っている場合も、シフトのデータをそのまま取り込めなければ、予定をひとつずつ登録し直すことになるでしょう。

こうした転記が生じるのは、職員向けのシフト表、勤務形態一覧表、勤怠管理システムがそれぞれ別に管理されているためです。シフトを組む作業だけでなく、その前後にどれだけ手作業が残っているか。効率化を考えるときは、ここまで含めて見渡してみてください。

シフト作成を効率化する方法（まず手元でできる工夫）

シフト作成の効率化というと、システムの導入をまず思い浮かべるかもしれません。ただ、その前に進め方を見直すだけでも、作成時間を短くできることがあります。

シフトを埋める順番を決めておく、勤務パターンの型を用意しておく、希望休の集め方をルール化して周知しておく。こうした工夫が積み重なると、どこから手をつけるか迷う時間が減り、途中での手戻りも減らしやすくなります。まだ取り入れていないものがあれば、できそうなところから始めてみましょう。

希望休や夜勤を埋めてから残りの調整を行う

シフトを組むときは、希望休や夜勤から埋めていくと進めやすくなります。

前提として、サービス種別ごとの人員配置基準や、職員配置に関わる加算の要件を確認し、日ごとに必要な職種と人数を整理しておきましょう。夜勤帯に何人置くかもここで押さえておくと、あとの判断が速くなります。そのうえで、次の順番で進めてみるのがおすすめです。

最初に希望休を置くのは、職員の生活に直結する部分だからです。あとになって「やはりこの日は出勤してほしい」と伝えるのは気が重いですし、相談のやりとりが増えるほど時間もかかります。

次に夜勤を埋めるのは、夜勤に入れる職員が限られるうえ、夜勤後の勤務間隔や公休の配置にも影響するためです。回数が特定の職員に偏らないよう、早い段階で全体を見ながら配置しておきましょう。

早番や遅番から先に埋めると、あとから希望休や夜勤を入れる段階で調整が難しくなる場合があります。動かしにくいものから順に置いていくだけでも、やり直しの回数は変わってくるでしょう。

勤務パターンの「型」をベースに、ゼロから作らない

毎月シフトを白紙から組み立てていると、そのたびに同じ検討を繰り返すことになります。あらかじめ「型」を用意しておけば、効率化につながるでしょう。

例えば、次のような要素を決めておきます。

型を決めるときは、職員の体調面にも目を向けておきたいところです。体力的に厳しい並びが続くと、この仕事を続けられるだろうかと感じてしまう職員が出てくるかもしれません。

そこで参考になるのが、正循環という考え方です。日を追うごとに早番から日勤、日勤から遅番というように、勤務の開始時刻を後ろへずらしていくもので、勤務と勤務の間隔を確保しやすくなります。

ベースとなる型が決まっていれば、毎月ゼロから配置を考えるよりも短い時間で仕上げやすくなります。Excelなら型をテンプレートとしてファイルに残し、毎月シートを複製して使うとよいでしょう。ただし、職員の増減やご利用者の状況が変われば合わなくなる部分も出てきますので、必要に応じて見直してみてください。

とはいえExcelを使う場合も、条件の入力や変更後の確認など、人の手に残る作業はあります。

希望休の申請を毎月同じ段取りと締切で回す

希望休の集め方が毎月違っていると、そのたびに声かけの手間が発生します。段取りと締切を固定すれば、毎月の流れを定着させやすくなるでしょう。

決めておきたいのは、次の3つです。

大切なのは、毎月同じ日付で回すことです。「20日締切」と決まっていれば、職員も自分の予定と照らし合わせて動けるようになります。月ごとにずれると、そのたびに確認が入り、担当者の手間も増えていきます。

締切から公開までの流れも固定しておきましょう。締切の翌日から作成に入り、何日までに公開する、というところまで決めておけば、職員も見通しを持って待てます。ただし、公開日を早めに設定しすぎると作成の時間が足りなくなりますので、無理のない期間を見込んでおくことが大切です。

もうひとつ重要なのが、申請方法を原則としてひとつにまとめることです。紙、口頭、メッセージアプリと入口が分かれていると、集約するだけで手間が発生してしまいます。あわせて、スマートフォンの操作が苦手な職員のために、代替手段や代理入力のルールも決めておくと安心でしょう。

システム化でシフト作成を効率化する

ここまでご紹介した工夫を取り入れても、手作業で確認する部分はどうしても残ります。必要な職種と人数が配置されているか、夜勤の並びに無理がないかといった確認は、段取りを整えたところで一つずつ目で追う必要があるからです。公平に組んだつもりでも、仕上がったシフトを見ると特定の職員に勤務が偏っていて、組み直すことになる。そうした場面もあるのではないでしょうか。

シフト管理システムを使うと、こうした確認作業の一部を自動化したり、画面上で確認したりできるようになります。ただし、何をどこまで任せられるかは製品によって幅がありますので、システムが担う部分と手元に残る部分を知っておきましょう。

Excel・手作業では何が限界になるのか

Excelでも、関数やマクロを組めば必要人数や連勤状況を確認することはできます。ただしその仕組みは自分たちで設計し、配置条件や施設内の運用ルールが変わるたびに手直ししていく必要があります。

勤務区分をセルに入力しただけでは、人員配置基準を満たしているかまでは判定されません。数式で人数を数えられるようにしても、設定していない条件は確認の対象から外れます。そのため、手作業で見ている項目が多いほど、1か所を変えるたびに関連する箇所を追うことになります。

急な欠勤が出たときは、この負担がさらに大きくなります。代わりを頼む際には、その職員の連勤や夜勤の回数に加えて、必要な職種や資格を満たせるかまで確かめることになるからです。

もうひとつの壁が、ファイルの引き継ぎにくさです。数式が複雑になっても設定の意図が共有されていなければ、作成者以外には触れにくいファイルになってしまいます。

システム化で自動化・省力化できること

シフト管理システムを使うと、これまで目で追っていた確認作業の一部を自動化したり、画面上で確認したりできるようになります。機能はシステムによって異なりますが、代表的なものは次のとおりです。

特に効いてくるのが、確認作業の自動化でしょう。夜勤帯の人数が足りていない、早番が1人不足しているといった状態を画面上で示してくれる製品もあり、繰り返し数え直す作業を減らしやすくなります。

職員の負担に配慮した条件を設定できる製品もあります。一定日数を超える連勤を避ける、遅番の翌日に早番を入れないといったルールを登録しておけば、自動作成時の条件に反映したり、条件に合わない並びをアラートで示したりできます。シンクロシフトの場合は、こうした勤務記号の組み合わせに加えて、勤務と勤務の間隔や正循環の考え方も踏まえたうえでシフトを組み立てます。

ただし、自動作成した案をそのまま使えるとは限りません。ユニット間の応援や職員の個別事情を踏まえて、最後に管理者が確認して調整する部分は残ると考えておくとよいでしょう。

システムを選ぶときに確認したいポイント

シフト管理システムは数多くありますが、どれを選んでも同じというわけではありません。次のような角度から、自施設に合うかどうかを確かめておきましょう。

まず見ておきたいのが、介護のサービス種別に対応しているかどうかです。飲食業や小売業向けの汎用システムでは、介護特有の人員配置や、職員の資格・配置に関わる確認に対応していないことがあります。

勤務区分をどこまで細かく設定できるかも確認しておきたいところです。早番や遅番の時間帯が複数ある施設や、日勤を業務ごとに分けている施設では、実際の運用に合わせて登録できるかどうかで使い勝手が変わります。

勤務回数の偏りを確認できる機能もあると、職員に説明する際の材料になります。

シフトや職員配置に関わる加算については、製品によって対応の幅があります。算定要件の確認を補助する機能を備えたものもありますが、画面上の表示だけで算定の可否が決まるわけではありませんので、最新の要件とあわせて確認しておきましょう。

そのうえで、無料トライアルやデモを利用できる場合は、シフト作成を担当している方が実際に操作してみてください。

シフト作成システムを導入するメリット

システムを導入すると、実際にどれくらい変わるのでしょうか。

グループホームと小規模多機能ホームを併設するミアヘルサ株式会社「きずなホーム小金井」では、シフト管理システムの導入後、グループホームで合計約8時間かかっていたシフト作成が2時間以内に短縮されました。小規模多機能ホームでも3時間弱から30分以内になっています。

作成時間だけではありません。勤務形態一覧表への転記や勤怠管理システムへの入力といった周辺の作業も減り、シフトの公開時期が早まったことで職員への情報共有もスムーズになったといいます。

※同施設での導入事例であり、短縮できる幅は職員数や運用条件によって異なります。

ここでは、システム導入で得られる4つのメリットをみていきましょう。

作成時間と負担を減らしやすくなる

システム導入によって期待できる効果のひとつが、シフト作成にかかる時間の短縮です。

時間が縮まる理由は、大きく2つあります。ひとつは、あらかじめ登録した条件に沿ってシフト案が作られるため、一つひとつの勤務を手作業で割り当てずに済むこと。もうひとつは、人数が足りているかを数え直す作業が減ることです。必要人数の過不足を画面で確認できる製品であれば、作業を中断したあとに一から数え直す手間も減らしやすくなります。

変わるのは作業の量だけではありません。設定した条件に沿ってシステムが作成した案として示せるため、勤務の割り振りについて職員に説明する際の材料にもなります。結果として、作成者の精神的な負担が軽くなることもあります。

シフト作成は、必要な人員を配置し、適切なサービス提供を支える大切な業務です。ただ、確認や組み直しに必要以上の時間をかけ続ける必要はありません。任せられる部分を仕組みに預けることで、生まれた時間をケアや職員への支援に振り向けやすくなります。

転記ミスや配置条件の見落としを減らせる

手作業でシフトを組んでいると、どれだけ気をつけていても見落としは起こります。夜勤の人数が足りていない、ある職員の連勤が長くなっている。こうしたことに、シフトを公開してから気づくケースもあるでしょう。

そこで役に立つのが、あらかじめ設定した条件を満たしていない箇所を示してくれる機能です。製品によっては、必要な人数に届いていない日や、登録したルールから外れた並びを色やアラートで知らせてくれます。勤務形態一覧表を出力できる製品であれば、シフトのデータをあらためて入力する作業を省けるため、転記ミスも減らしやすくなります。

もっとも、最初の設定が実際の運用と食い違っていれば、その内容がそのまま案に反映されます。職員体制や運用ルールが変わったときには、設定が実態に合っているかを見直しましょう。見落としをゼロにはできませんが、気づける仕組みがあるかどうかで、確認にかかる負担は変わってきます。

勤怠連携で二重入力の手間を減らせる

記事の前半で、シフトを組み終えたあとにも入力作業が残っているという話に触れました。ここを軽くできるのも、システム化の効果のひとつです。

作成したシフトのデータを勤怠管理システムへ取り込めれば、勤務予定をひとつずつ登録し直す作業を減らせます。ミアヘルサ株式会社では、シンクロシフトで作成した勤務予定を勤怠管理システムへ渡すだけでなく、勤怠管理システム側の勤務実績をシンクロシフトへ取り込み、勤務形態一覧表に反映する運用も行っています。担当者は、手入力によるミスを心配する負担がなくなったと話しています。

ただし、どの勤怠管理システムと連携できるかは製品ごとに異なります。自動的にデータを受け渡す場合もあれば、CSVなどのファイルに出力して取り込む場合もありますので、いま使っている勤怠管理システムに対応しているかを確認しておくと安心です。

希望に配慮する余力が生まれ、働きやすい職場づくりにつながる

シフト作成が楽になると、その先にも変化が生まれます。

完成させるだけで精一杯だったところに時間の余裕ができると、一人ひとりの事情に目を向けやすくなります。特定の職員に夜勤が偏っていないか、続けて連勤になっている人はいないか。そうした点まで確認したうえで、調整に手をかけられるでしょう。ただし、人員体制や希望日の重なりによっては、すべての希望を反映できるとは限りません。

希望休を申請しやすくなることも、職員にとっては変化のひとつです。ミアヘルサ株式会社の導入事例では、紙で申請していたときにはほかの職員の希望を見て別の日に変えるケースもあったものの、アプリへの変更後は希望を伝えやすくなったということです。

こうした積み重ねは、働き続けられる職場かどうかにも関わってきます。令和6年度の介護労働実態調査で、現在の職場を辞めずに働き続けることに役立っている勤務先の取り組みをたずねたところ、「有給休暇等の各種休暇の取得や勤務日時の変更をしやすい職場づくり」が43.2%と、「人間関係が良好な職場づくり」に次いで高い割合になっていました。
参照:「令和6年度『介護労働実態調査』結果の概要について」

休みやすさはシフトの組み方だけで決まるものではありませんが、希望の収集や勤務の調整にかかる負担を減らすことは、働きやすい職場づくりを支える要素のひとつになります。

介護現場のシフト作成効率化に関するよくある質問

シフト作成の効率化を考えるときに浮かびやすい疑問をまとめました。

シフト作成はいつから始めるとよいか

希望休の締切から逆算して、公開したい日までに余裕を持たせた日程を組むのが基本です。例えば、前月の20日ごろまでに希望休を集め、25日前後の公開を目指すといった進め方があります。

ただし、必要な日数は職員数や勤務区分の多さによって変わります。今のやり方で何日かかっているかを把握したうえで、毎月同じ日程で回せるように決めてみてください。

Excelとシステムのどちらを選ぶべきか

職員数が少なく、勤務区分もシンプルであれば、Excelで十分に回せる場合もあります。一方で、夜勤があり、職員配置に関わる加算など、確認する項目が多い事業所では、そこに時間を取られやすくなります。

作成に何日もかかっている、担当者以外がファイルを触れないといった状態であれば、システム化を検討する段階かもしれません。まずは今どこに時間がかかっているかを見てから判断するとよいでしょう。

小規模事業所でも効率化できるのか

職員数が少ない事業所でも、取り組めることはあります。勤務パターンの型を決めておく、希望休の締切を固定するといった工夫は規模を問わず取り入れられ、作成の負担を軽くすることにつながります。

人数が少ない事業所では、ひとりの勤務変更が全体の配置に及ぼす影響も大きくなりやすいため、あらかじめ手順を決めておく意味は大きいでしょう。システムについても、利用人数に応じた料金体系の製品や、少人数から使えるプランがあります。

効率化と公平性は両立できるのか

条件の設定と確認を適切に行うことで、両立を目指せます。手作業での確認項目が多いと完成させることが優先になり、夜勤や早番の回数まで細かく調整する余力が残りにくくなります。

確認の部分を仕組みに任せられれば、その分を勤務回数の偏りや職員ごとの事情の調整にあてられるでしょう。ただし公平性は勤務回数を均等にするだけで決まるものではなく、希望休や勤務の間隔、資格や経験、家庭の事情なども含めて考える必要があります。

急な欠勤やシフト変更が出たときの調整方法

代わりに入れる職員を早く見つけられる状態にしておくことが第一歩です。誰が勤務可能かをすぐ確認できるようにしておくと、探す手間が減ります。シフト管理システムには、変更した内容をその場で職員に共有できる機能を備えたものもあり、連絡の行き違いを防ぎやすくなります。

なお、確定したシフトを変更する際は、就業規則やあらかじめ定めた変更の手続きを確認しておきましょう。一方的に勤務を変えるのではなく、代わりに勤務する職員へ事情を説明し、本人と合意したうえで進めることが大切です。変更後は、必要な人数だけでなく、職種や資格、連勤、勤務の間隔もあらためて確認してください。

まとめ

シフト作成にかかる時間を減らすには、手元でできる工夫とシステム化という2つの道があります。

手元でできる工夫を行ったうえで、確認作業や勤怠システムへの入力に時間を取られていると感じるなら、システム化を検討する段階かもしれません。介護のサービス種別に対応しているか、実際の運用に合わせて設定できるかを確かめながら、自施設に合うものを探してみましょう。

シフト作成が楽になると、職員一人ひとりの事情に目を向ける余裕も生まれます。毎月の負担を少しずつ軽くしていくことは、働きやすい職場づくりを支える取り組みのひとつになるでしょう。

この記事の執筆者	Shift Life編集部 介護現場での実務経験を持つライターと、介護報酬・制度に精通した編集スタッフが連携し、現場で役立つ情報をお届けしています。 制度・加算に関する情報は、厚生労働省・自治体などの公的機関が発行する一次情報を優先的に参照し、掲載前にファクトチェックを実施しています。