【教えて！】短期入所生活介護（ショートステイ）のシフト表作成の問題点、作り方のコツを解説！

ショートステイのシフト作成・勤務表作成が難しい理由

ショートステイにおいて、シフト作成・勤務表作成が難しい理由として特有のものを2点挙げます。

コミュニケーションの課題

ショートステイでは、職員間、職員と利用者、職員と家族とのコミュニケーション（人間関係）が非常に重要です。ですが、その間に摩擦が起きることもしばしばみられます。

そういった場合は摩擦が起きないよう、シフト管理者が職員の配置を工夫する必要があります。

利用者のニーズの多様性

ショートステイの利用者は、短期間で頻繁に入れ替わるためそのニーズも非常に多様です。短期間でのケアプランの立案とその実施、個々の利用者に対応したケアの提供を行う必要があります。

また緊急時にはケアプランができる前にショートステイを利用することもあります。これらの理由から、特定のスキルや資格を持った職員の配置が必要となることがあり、シフト作成の難易度が上がります。

この2つはショートステイ特有のものといって良いでしょう。また他にも人員不足や公平性の確保、ストレスケアの観点など介護施設全般におけるシフト作成の難しい点なども考慮しなければなりません。

それらの要因も、ショートステイのシフト作成の難易度を上げる要因となっています。

複数ユニットのシフト作成の難しさ

複数ユニットでシフト作成をするショートステイも多いと思います。ユニット型のメリットに「顔馴染みの職員と利用者で安心感を得られる」というものがありますが、シフト作成に置いては裏目に出ることもあります。

とあるユニットで人員不足になったので他ユニットからヘルプを要請する場合、以下の点に注意しなければなりません。そのため、シフト作成の難易度が上がることが多いのです。

ユニットごとのサービス特性に合わせた職員配置

各ユニットが提供するサービスの種類に応じて、専門スキルや知識、利用者の情報を持つ職員を配置する必要があります。

職員のスキルと勤務可能時間のマッチング

職員が複数ユニットで勤務する場合、勤務希望、勤務可能時間を考慮する必要があります。

職員のストレスケア

複数ユニットでの勤務は職員の経験値を高めることができますが、同時に過剰な負担を生じさせる可能性もあります。職員の勤務状況や、コミュニケーションをとることでストレスケアを考えたシフト作成が求められます。

ショートステイの仕事内容

ショートステイの仕事内容は以下の通りです。

この中でも入所、退所の準備はショートステイ特有のものです。入所準備は、まず前日に部屋の掃除と入居予定者に合わせたセッティングをします。

当日には荷物チェックと呼ばれる、持ってこられた荷物の確認をします。

退所準備は、まず前日にご家族への手紙を書きます。当日には荷物チェックを再度し、忘れ物がないようにします。

これらは入居者を快く迎え入れ、そして安全におかえりいただくために必要な仕事です。

ショートステイのシフト例

ショートステイのシフトの例を以下にあげてみます。これはあくまで一例で、時間は施設ごとに異なりますが参考にしてみて下さい。

2交代制

2交代制の場合のシフトです。

3交代制

3交代制の場合のシフトです。

ショートステイの介護職員の一日の流れ

施設によって異なると思いますので、一例として私が勤務していたショートステイの介護職員の一日の流れを挙げます。

ショートステイのシフト作成、勤務表の作り方のコツ

ここからはショートステイのシフト作成について、私の作成経験をもとに順を追って解説していきます。合間にシフト作成のコツも紹介していきますので、参考にしてみて下さい。

事前準備

ここでいう事前準備とは、シフト作成に当たって必要な情報をまとめておくことです。一例も合わせて以下に紹介します。

これらはシフト作成する上でのルールとなりますので常に心がけておきましょう。

シフト作成の手順

次からは、実際にシフト作成の手順を解説します。なお、勤務作成上のルールは上記の「シフト作成の基本的なルール」に則って行います。

①希望休に目印をつける

希望休は職員にとって大切な予定の入っている日です。間違えてしまうとシフト再作成の手間に加えて、職員からの信頼を失う恐れがあるので間違えないようにしましょう。

丸で囲んだり、赤で書くなどで十分です。

②夜勤のシフト作成

まず最初に組むのは夜勤です。なぜなら夜勤は、夜勤入りと夜勤明け、そして次の日が休みになっており、それだけで三日分のシフトが決まってしまうからです。

もし夜勤の配置に間違いがあればシフト全体に大きな変更が必要になるでしょう。また夜勤の回数は、夜勤専従をのぞいてなるべく平等になるように配置しましょう。

夜勤に対しての考え方は人それぞれで、しんどいから少ない方がいい、と考える人もいれば、手当がついているからもっとやりたい、という人もいます。全ての職員の意見を汲み取ることは出来なくても、夜勤の回数を平等にすることで不満を抑えることは出来ます。

③休日を組む

次にシフトを組むのは休日です。先に夜勤を組んだので半分くらいはすでに埋まっていると思いますが、大体でいいので残りの休日を組みます。

考え方としてはあまり休みが重ならないようにすることと、長い連勤にならないようにすることがポイントです。

④日勤帯のシフト作成

最後にするのは日勤帯のシフトを組むことです。ここまで来ればそこまで難しくはないと思いますが、もし組めなかったりした場合は③で作成した休日をずらすこともできます。

長い連勤にならないよう組んでいきましょう。

⑤確認、その他

一通りシフトが作成できたら、以下の点を確認をしましょう。

また、次に行う他ユニットとのすり合わせのために、余白に一日の人員の過不足を書いておくといいでしょう。

他ユニットとのすり合わせ

各ユニットの勤務が出来上がったら、すり合わせを行います。まず一日から順番にみていき、職員が不足している日があればどこか入れる職員が他ユニットにいないか探していきます。

そのように確認を行っていき、どうしても職員の配置が埋まらないところは管理者などが現場に入り回していきます。出来上がった勤務表に、できれば複数人で最後の確認を行って完成となります。

どうしてもシフトが上手く組めない時

シフト作成をしていると、どうしてもシフトが上手く組めないこともあるでしょう。そうした場合には、どうしたらよいでしょうか。

シフトに対して不満が出る場合

まず、その不満が正当なものかどうかを判断するために、しっかりと職員の話を聞きましょう。もし不満が正しいものなら、必要に応じて修正するしかありません。また、職員がそのシフトに了承してくれるなら反省して次回以降の作成に生かすしかありません。

もし正当でないなら、きちんと「基本的なルール」に則っていることを説明し、皆がこのルールのもとで平等に働いていることを伝えていきましょう。

残念ながら、どれだけ公平にシフトを作ったとしても、不満を漏らす人というのはいます。ですがきちんとシフト作成をしたのであれば、胸を張ってこのシフトで問題はないと言いましょう。

基本的なルールを逸脱してしまう場合

どうしても六連勤になってしまう、夜勤明けの次の日は出勤にせざるをえない、といった場合はなるべく早めに、それこそシフトが完成する前にでも該当する職員に説明をした方がいいでしょう。

同じ状況でも「勤務表もらって初めて知った」のと「事前に説明してくれた」では、職員からの印象は大きく変わります。またその際に、なぜそのような組み方になってしまったのかも説明すると説得力が増します。

自動シフト作成ソフトを利用する

シフト作成がどうしても苦手、上手く勤務表を組むことが出来ない・・・といったシフト管理者は少なくありません。

シフト作成を担当した職員に話を聞くと、「大変だった」「辛かった」といった感想を聞くことが多いです。

過去であれば紙ベースで作るしかなかった介護現場のシフト表ですが、今はシフトを自動作成できるソフトがあります。

シフト作成が苦手な場合や、シフト作成にかかる工数を削減したい場合には、こうしたシフト自動作成ソフトを利用する方法がおすすめです。

自動シフト作成ソフト【シンクロシフト】なら、各スタッフの勤務が公平で手直しの少ない高精度なシフトを短時間で自動作成することができます。
 
シフト作成が管理者やリーダーの大きな負担になっている…といった介護施設も多いでしょう。シフト作成をもっと楽に、公平に作りたい、といった方はぜひご覧ください。
 

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まとめ

短期入所生活介護（ショートステイ）のシフト表作成の問題点、作り方のコツを、私の経験を元に解説いたしました。本記事の内容をまとめると、以下のようになります。
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介護の現場は、ショートステイに限らず、過酷なものです。私自身、現場での経験からその厳しさを身にしみて理解しています。

リーダーとしてその重荷を少しでも軽減できないかと常に考え、もちろんシフト作成においても職員の負担を減らす組み方を心がけてきました。この記事が、シフト作成の際の一助となり、読んでくださった方の職場環境改善に少しでも寄与できれば幸いです。

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