【教えて！】特別養護老人ホームのシフト作成・勤務表作成のコツとは？仕事内容や1日の流れ・パターンも解説

特別養護老人ホームのシフト作成・勤務表作成が難しい理由

特別養護老人ホームにおいて、シフト作成・勤務表作成が難しい理由として3点挙げられます。

介護職員の人手不足

1点目は介護職の人手不足です。日本の総人口は令和3年10月1日現在、1億2,550万人となっています。日本社会の高齢化が進み65歳以上人口は、3,621万人となり、総人口に占める割合（高齢化率）も28.9％となります。
参考文献：「令和4年版高齢社会白書（全体版）」（内閣府）

高齢者が増加し、介護がますます必要になっています。それに伴い、介護サービスや施設の需要が増加し、介護業界では人手不足が深刻な問題になっています。2040年度には約280万人の介護職を確保する必要があるとされています。
参考文献：「介護人材確保に向けた取組」（厚生労働省）

既に人手不足により最低限の人員しか確保できていない介護施設も多いでしょう。そこに突発的なスタッフの休み、勤務変更などがあるとシフト作成が非常に困難になってしまいます。人手不足はシフト作成を難しくする大きな要因です。

シフト作成に集中できる時間が無い

2点目はシフト管理者は日常の介護業務を行いながら、シフト表・勤務表を作成しなければならないという点です。介護業務の多様性な事から、日々の対応が予測困難で、常に柔軟な対応が求められます。

この状況下で、決まった時間を確保してシフト表や勤務表を作成するのは難しく、シフト作成者の悩みの種となっています。

公平なシフトを作成することが難しい

3点目ですが公平なシフトを作成することの難しさがあります。介護スタッフの休日・勤務希望やスタッフ間で生じる介護技術の考慮、急な勤務変更への対応、コミュニケーションなど、多くの要因を考慮しながら、公平で効率的なシフトを組む必要があるためです。

夜勤や早番、遅番などの勤務回数、連勤日数なども考慮する必要があるでしょう。シフト作成はスタッフの希望を考慮し、考えれば考えるほど難しくなります。

こうした理由からシフト作成者にとっては負担が大きく、しかし公平なシフトを作成することが難しいのです。シフト作成者自身が大きなストレスを抱えてしまうケースもあります。

正社員のシフト作成が難しい理由

介護職は日勤と夜勤の両方の勤務スケジュールがあり、体力と精神面への負担が大きい仕事で、健康状態の管理が難しいです。しかし、正社員は出勤数と休日数が決まっているため、これらを考慮し連勤による過重を避け、バランスよく振り分ける必要があります。

特別養護老人ホームでは配置基準があり、夜勤者も必ず配置する必要があります。その際、各スタッフのご利用者様への対応力、急変時の緊急対応経験も考慮して、夜勤者を適切に配置する必要があります。

体力的な負担の軽減を考えれば、正循環シフトが望ましいですが、他の介護スタッフの勤務状況により、どうしても負担のかかるシフト勤務にならざるを得ないこともあります。

パートのシフト作成が難しい理由

パートタイムのスタッフはフルタイムで働ける方もいれば、「平日のみ」「午前中のみ」「子供の帰る時間まで」といった曜日や勤務時間に制約がある方もいます。これらの条件を考慮してシフトや勤務表を作成する必要があります。

さらに、スタッフごとに異なる勤務日数があり、経験や技術の差も考慮しながらフロア配置やスケジュールを調整する必要があります。

特別養護老人ホームの介護職員の仕事内容

特別養護老人ホームで働く介護職員の主な仕事内容を紹介します。

入居者の日常生活の支援全般を行います。

上記のような介護技術が必要な業務を担当します。また、健康管理も特養で働く介護職員の重要な業務です。ほか、イベントやレクリエーションの企画や実施も行います。

特別養護老人ホームの介護職員の人員配置基準

介護老人福祉施設（特別養護老人ホーム）においてサービスを提供するために必要な職員の人員配置基準は以下の通りとなります。

　
参考文献：「介護老人福祉施設（特別養護老人ホーム）」（厚生労働省）

特別養護老人ホームのシフト例

特別養護老人ホームでは、各施設ごとに独自のシフトと勤務時間が設定されており、変形労働時間の取り決めが行われています。早番・日勤・遅番・夜勤とシフト制で4パターンといった事業所も多いのではないでしょうか。

2交代制

3交代制

変形労働時間

特別養護老人ホームの介護職員の一日の流れ

施設により異なるところもありますが、一般的な特別養護老人ホームの介護職員の一日の流れとしては以下になります。

特別養護老人ホームのシフト作成、勤務表の作り方のコツ

シフト表や勤務表はスタッフの健康や生活にも大きくかかわる大切なものです。シフト表や勤務表を作成するコツとして、以下は筆者のシフト作成手順です。一例としてお読み下さい。

難しい特養のシフト作成を改善する為の方法

シフト作成が難しい…と悩みを抱えている場合には、いくつか見直せるポイントがあります。難しい特養のシフト作成を改善するために、以下の方法を考えてみるとよいでしょう。

これらのアプローチを通じて、スタッフが安心して働ける環境を整え、施設で働く介護スタッフ皆が協力しやすい良好な雰囲気を作り出しましょう。

まとめ

特別養護老人ホームでのシフト表作成や勤務表作成の大切なポイントを解説しました。

シフト作成は特養で働く介護職に関わらず、介護現場で働く介護職にとって大切なものです。職場でのシフトが決まらなければ、プライベートの予定を立てることができません。

スタッフが自分の休み希望（希望休）が反映され、夜勤回数や早番、遅番などの勤務回数が平等に感じられるシフト表を作成することが大切です。

働きやすいシフトが出来ることで、スタッフは仕事とプライベートが円滑に回りやすくなります。それによって働きやすさを感じ、健康を維持しやすく、働くモチベーションが向上します。

介護スタッフが充実感を持って働くことで、スタッフ同士が円滑にコミュニケーションをとりやすくなり、これがお互いに良い影響を与え、ご利用者様へのサービスも向上することが期待できます。

介護現場で事故を防ぐには介護職員間の情報共有が欠かせません。スタッフ同士が円滑に連携できれば、情報共有もスムーズに行いやすくなり、ご利用者様一人ひとりに合わせた質の高い、適切な介護・ケアが提供されることにつながります。

シフト作成が苦手で…という管理者や介護リーダーも多いかもしれません。しかし、今はシフト作成ソフトも多く見られるようになってきていますので、そうした介護業界向けの自動シフト作成ソフトを利用する方法も考えてみるとよいでしょう。

特別養護老人ホームの難しいシフト作成を簡単にする方法