【令和6年度標準様式対応】勤務形態一覧表の書き方と間違えやすいポイント

勤務形態一覧表とは

ここでは、「勤務形態一覧表」の基礎知識として、以下4点を解説します。

まずは、勤務形態一覧表の基礎知識を学びましょう。

勤務表（シフト表）との違い

勤務形態一覧表とシフト表は、名前が似ていますが主な目的が異なります。指定申請時に混同しやすいため、下表を踏まえ区別しておきましょう。

シフト表は、事業所内で「誰が」「いつ」勤務しているかを管理する表です。一方の勤務形態一覧表は、事業所の人員配置を自治体に報告するための表です。

なお、必要項目を満たしていれば、シフト表等で代替することもできます。

提出が必要になる場面

勤務形態一覧表の提出が必要になる主な場面は、下表のとおりです。

すべての人員変更で提出が必要になるわけではないため、変更届の対象や添付書類は自治体の案内を確認しましょう。勤務形態一覧表では、事業所運営において適切に人員が配置されているかをチェックします。

毎月の勤務予定と実績を把握し、勤務表等を保存しておき、自治体から求められた際、速やかに提出・提示できるよう準備しておきましょう。

令和6年度からの標準様式の位置づけ

介護保険法施行規則の改正等により、2024年（令和6年）4月から、指定申請などで使用する様式が定められました。申請書や付表などの「厚生労働大臣が定める様式」は、変更を加えずに使用することとされています。

勤務形態一覧表などの添付書類の「標準様式」も、原則として変更を加えずに活用することとされています。各申請を行う際は、申請先の自治体の提出案内や記入方法を確認するようにしましょう。

参考：厚生労働省「介護保険法施行規則の規定に基づき厚生労働大臣が定める様式について」（令和5年12月19日 事務連絡）

参考：厚生労働省「介護保険法施行規則の規定に基づき厚生労働大臣が定める様式について」（令和6年3月25日 事務連絡）

様式（テンプレート）の入手先と確認すべきこと

勤務形態一覧表を作成するにあたり、その入手先と確認するポイントは、以下のとおりです。

まずは、事業所の自治体で勤務形態一覧表の様式を確認し、記載方法やルールに不明点があれば自治体に聞くようにしましょう。

また、「勤務形態一覧表での必要項目を満たしていれば、シフト表等で代替しても差し支えない」と注記されています。事業者で使っているシフト表でも代替してよいかどうかは、事前に自治体へ確認しましょう。

参考：厚生労働省「（標準様式1）従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表」

勤務形態一覧表の書き方【例：グループホーム】

出典：厚生労働省「（標準様式1）従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表」

では、実際の勤務形態一覧表の書き方として、認知症対応型共同生活介護（以下、グループホーム）を例に、以下3つのポイントに沿って解説します。

グループホーム用の様式・記入方法は、以下の資料の11〜13ページで確認できます。

参考：厚生労働省「（標準様式1）従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表」

複数のユニットがある場合はユニットごとに作成し、対象期間は「4週」または「暦月」を選択します。自分の事業所と照らし合わせながら、ゆっくり作成していきましょう。

職種と勤務形態の区分

グループホームの人員基準では、管理者・計画作成担当者・介護従業者などの職種が必須です。さらに、それぞれの職種が兼務しているケースも多く見られます。

職種と勤務形態の記載が正確でないと、人員基準を満たしているかの判定ができなくなるため、正確に記入することが大切です。

管理者が計画作成担当者や介護従業者を兼務する場合は、勤務形態欄に該当する区分（常勤兼務の場合は「B」）を選び、「兼務状況」欄に兼務内容の詳細を明記しましょう。

なお、常勤・非常勤は、正社員・パートなどの雇用形態ではなく、事業所で常勤職員が勤務すべき時間数を満たしているかで判断します。

勤務時間の記載

自治体は、事業所に必要な人員が必要な時間勤務しているかを確認します。グループホーム用の標準様式では、シフト記号表で設定した記号を選択・入力し、自動計算された合計勤務時間が正しいか確認することが大切です。シフト記号表もあわせて提出します。

管理者や計画作成担当者などの職種においては、兼務の取扱いを確認し、その職務に係る勤務時間を記載します。また、夜勤時間帯の記載方法にも注意が必要です。

たとえば、16時から翌8時までは16時間ですが、休憩が1時間ある場合の実働時間は15時間です。休憩時間を除いた勤務時間を、日中と夜間・深夜に区分して確認します。

記載方法に迷う場合は事前に自治体に確認するとともに、勤務時間の整合性がとれているかチェックするようにしましょう。

人員基準・常勤換算数の確認

グループホーム用の標準様式には、常勤換算後の人数や人員基準の充足状況を記入する専用欄はありません。勤務時間を記載したうえで、以下の点を確認しましょう。

この項目では、常勤換算数を正しく確認することが大切です。日中は、原則として利用者3人またはその端数ごとに、常勤換算方法で1人以上の介護従業者が必要です。

夜間・深夜は、原則としてユニットごとに1人以上の介護従業者による夜勤が必要で、宿直は含められません。

算出した常勤換算数は、小数点第2位以下を切り捨てる取扱いです。常勤換算の対象時間数や端数処理など、判断に迷う場合は事前に自治体に確認しましょう。

人員基準を満たしていない場合は、理由の記載だけで済ませず、勤務体制の見直しや自治体への相談を行うことが大切です。

参考：厚生労働省「指定地域密着型サービスの事業の人員、設備及び運営に関する基準」第90条・第91条

勤務形態一覧表の書き方で間違えやすい3つのポイント

ここでは、勤務形態一覧表の書き方で間違えやすいポイントを、以下3点紹介します。

勤務形態一覧表を作成する際に、ぜひ目を通しておきましょう。

兼務している職員の書き方

1人の職員が複数職種を兼務している場合、その職種と兼務状況がわかるように記載することが大切です。グループホームの例だと、計画作成担当者が介護従業者も兼務しているケースなどが多く見られます。

このとき、兼務できる条件や勤務時間の扱いは職種によって異なるため、下表のように兼務内容を明確にすることが重要です。

兼務している職員の勤務時間を、一律に職種ごとに按分するわけではありません。按分が必要な場合は、その内容やルールを説明できるようにしておきましょう。

なお、併設する小規模多機能型居宅介護との兼務には、双方の人員基準を満たす職員を配置していることなどの条件があります。グループホームを例とした人員基準の概要や計算方法については、以下の記事をご覧ください。

「予定」と「実績」の使い分け

勤務形態一覧表を作成する際、標準様式だと右上に「予定」「実績」「予定・実績」を選択する項目があります。下表のように、提出タイミングによって使い分けましょう。

管理者の交代など、法令で届出の対象とされている変更については、変更後10日以内に変更届を提出します。事前相談が必要な場合もあるため、相談の時期や手続きは自治体の案内を確認しましょう。

参考：厚生労働省 法令等データベース「介護保険法」第78条の5

実務の場合、職員の急な欠勤やシフト変更で予定と実績がずれるケースも多くあります。そのときは、実際の勤務状況を反映し、必要に応じて予定との差を「兼務状況」欄などに記録しておきましょう。

ただし、一時的な人員不足であっても、理由を記載するだけで人員基準違反や減算の対象から外れるわけではないため、注意が必要です。実際の配置が基準を下回った場合は、速やかに配置の是正を図り、自治体への報告や減算等の要否を確認しましょう。

人員基準欠如減算の適用要件や対応策について知りたい方は、以下の記事もあわせてチェックしてください。

有給休暇・産休・時短勤務の扱い

有給休暇や産休を取得している職員、時短勤務の職員などがいる場合、勤務形態一覧表で細かく状況を記載するとよいでしょう。このとき、常勤や非常勤などの勤務形態によって取り扱いが異なるため、注意が必要です。

たとえば、常勤職員が有給休暇などで休んだ場合、休暇の期間が暦月で1か月を超えない限り、常勤として勤務したものとして扱います。一方で、非常勤職員の休暇は、常勤換算の勤務時間に含めません。

常勤配置が求められる職員が産休・育休等を取得する場合は、資質を有する複数の非常勤職員を常勤換算して代替する取扱いもあります。適用条件や職種ごとの要件を確認しましょう。

また、育児・介護休業法等に基づく所定の短時間勤務制度を利用する職員は、利用者の処遇に支障がない体制を整え、週30時間以上勤務するなどの条件を満たせば、常勤として扱えます。2024年度からは、所定のガイドラインに沿って事業者が設ける「治療と仕事の両立」のための短時間勤務制度等も対象に加わりました。

時短勤務では「週〇日・1日〇時間勤務」と記載し、実際の勤務状況と整合性を確認しておくことが大切です。

参考：厚生労働省「介護サービス関係Q&A集」全サービス共通 連番1・6

参考：WAM NET「人員配置基準における両立支援」

参考：厚生労働省「指定地域密着型サービス及び指定地域密着型介護予防サービスに関する基準について」

運営指導で確認しておきたい点

運営指導の準備や当日の調査において、確認しておきたい点は以下のとおりです。

これらを防ぐには、勤務形態一覧表を作成・確認し、勤務実績と照合する体制が重要です。

実務の場合、毎月の勤務予定・実績の管理は煩雑なため、必要項目を満たすシフト表を活用したり自動シフト作成ソフトを使用したりすることで、業務負担の軽減が期待できます。自動シフト作成ソフトの中には、毎月のシフト作成だけではなく、勤務形態一覧表までカバーできるシステムもあります。

導入時は、自事業所のサービス区分や提出様式に対応しているか確認しましょう。

出典：シンクロシフト

毎月のシフトや勤務形態一覧表の作成が面倒だと感じている方は、ぜひ活用してみましょう。

勤務形態一覧表に関するよくある質問

ここでは、勤務形態一覧表の作成や提出に関するよくある質問を4つ紹介します。

同じような疑問をお持ちの方は、ぜひチェックしてみてください。

「参考様式」と「標準様式」は何が違いますか

勤務形態一覧表における「参考様式」とは、厚生労働省が従来示していたひな形で、その様式を使用するかどうかは各自治体の判断に委ねられていました。

そのため、自治体ごとに独自の様式が使われることもあり、複数の自治体で事業所を運営する法人の場合、それぞれ異なる様式で書類を作成する必要があったのです。

2024年（令和6年）度からは、勤務形態一覧表などの添付書類は「標準様式」として、原則として変更を加えずに活用することが示されています。記載項目を全国で合わせておくことで、業務負担の軽減が図られています。

様式を入手するときは、自治体の提出案内や記入方法を確認しましょう。

勤務形態一覧表は毎月自治体に提出する必要がありますか

勤務形態一覧表は毎月必ず自治体に提出する必要はありません。提出が必要なのは、指定申請時や指定更新時、運営指導時などといった自治体から提出を求められたタイミングです。

ただし、月ごとの勤務体制や実績を確認できるよう、勤務形態一覧表や必要項目を満たすシフト表などは事業所内に保管し、いつでも提示できる体制を整えておくようにしましょう。

常勤換算数が人員基準を下回っていた場合はどうなりますか

人員基準を下回っていた場合、適用要件に応じて減算の対象となる場合があります。改善が必要な場合には自治体から指導・勧告等が行われ、改善されなければ命令等につながることもあります。

人員基準だけではなく、加算等の取得要件に関わるケースも多く、加算を算定できなくなったり、支払われた介護報酬の返還を求められたりする場合もあるため注意が必要です。

事業所運営にも大きく影響を及ぼすため、人員基準や要件を下回っていないか毎月確認するようにしましょう。

提出後に記載の誤りに気づいた場合はどうすればよいですか

もし、自治体への提出後に記載の誤りに気づいたら、速やかに担当窓口に連絡しましょう。差し替えや正誤表の提出方法は自治体によって異なるため、事前に確認が必要です。

訂正時に「修正日」「修正理由」を記録しておくと、修正内容を確認しやすくなります。

まとめ

勤務形態一覧表は、介護施設・事業所が人員基準を満たしているかを確認する重要な書類です。2024年（令和6年）度から、原則として変更を加えずに活用する「標準様式」として整理されました。

入手前・申請前に自治体の提出案内や記入方法を確認するようにしましょう。

また、実務においては、勤務している職員の職種・勤務形態・勤務時間を正確に記載するとともに、兼務職員の時間按分が必要かどうかなども確認が必要です。整合性が取れていないと、運営指導で指摘される場合があります。

人員基準違反による減算や改善命令のリスクを軽減するためにも、勤務形態一覧表や必要項目を満たすシフト表を毎月作成しておき、出勤簿・タイムカードとの整合性を確認する体制を整えておきましょう。

Shift Lifeでは介護運営や実務で役立つ記事を多数掲載しています。生産性向上や業務改善などさまざまな情報を知りたい方は、以下の記事をぜひご覧ください。