介護の常勤換算 有給の扱いは？常勤者・非常勤での違いを解説！

介護における常勤と非常勤の違いとは

介護における常勤と非常勤は、以下の違いがあります。

所定労働時間とは、事業所・施設において就業規則や雇用契約書で定められた労働時間のことです。例えば、始業時間が9:00で、終業時間が18:00の場合、休憩時間1時間を引いた8時間が所定労働時間です。

事業所によって所定労働時間の規定は異なりますが、定められた時間数を働いた人を常勤、それ以外を非常勤といいます。

ここで注意なのは、パートやアルバイトはすべて非常勤というわけではない点です。パートやアルバイトの方でも、所定労働時間に従事していれば常勤となります。

例えば、8時間勤務で週5日働くパートと、6時間勤務で週3日働くパートでは、前者が常勤で後者が非常勤という扱いです。

雇用形態ではなく、事業所が規定している時間をフルで働いているかそうでないかに違いがあります。

常勤換算とは

常勤換算とは、事業所で働いている人が平均して何人いるのかを算出します。常勤・非常勤の違いにもあるように、所定労働時間分働く職員もいれば、短時間のみ働く職員もいます。

施設では常勤職員何人分の人たちが働いているのか、常勤・非常勤の人たちをすべて合わせて計算する必要があるのです。

常勤換算はどう求める？計算式について

常勤換算は、以下の計算式で求められます。

所定労働時間が週40時間の施設にて、以下の例で考えてみましょう。

 
※小数点第二位以下は切り捨てとする

AさんとBさんは、週の労働時間＝所定労働時間のため、常勤換算は1とカウントします。Bさんの雇用形態はパートですが、所定労働時間を満たしているため常勤となります。

一方、CさんとDさんは所定労働時間を満たしていません。それぞれの計算は、

と算出されます。つまり、シフトでは4名の職員が在籍しているのですが、常勤換算では2.7名となります。

介護施設・事業所では、フルタイムで働く常勤職員だけではなく、短時間労働のパートやアルバイトの方も多くいらっしゃいます。この常勤換算の数字をみることで、適切に人員が配置されているかを判断することができます。

常勤換算について、より詳しく知りたい方はぜひ以下の記事をご参照ください。

常勤換算 有給や出張の扱いはどうなる？

有給休暇（有給）や出張についての取り扱い方法は、常勤・非常勤によって計算方法が変わります。特に、有給については2019年（平成31年/令和元年）4月より、年間5日以上の取得義務が設けられました。

参考：厚生労働省 年５日の年次有給休暇の確実な取得

シフトや勤怠を管理する管理者や施設経営者の方は、従業員に有給を取得させるだけではなく、常勤換算における有給や出張の扱いについて確認しておきましょう。

常勤職員の場合

常勤職員の場合、有給や出張は勤務時間に含まれます。つまり、常勤職員が有給や出張で実際には現場にいなくとも、常勤換算上ではカウントできます。

ただし、休暇の期間が暦月で1か月を超える場合は該当しないので注意が必要です。

非常勤職員の場合

非常勤職員の場合は、常勤職員とは違い常勤換算には含まれません。非常勤職員の休暇や出張は、サービス提供に従事する時間だとはいえない、とされているからです。

参考：厚生労働省 常勤換算方法により算定される従業者の休暇等の取扱い

常勤・非常勤で有給や出張の扱いが異なるため、シフト作成時に注意しておきましょう。

常勤換算に有給休暇を含んでよいか？厚労省Q&Aでの考え方

有給休暇を常勤換算に含んでよいかどうかは、その職員が常勤か非常勤かで判断が分かれます。

常勤職員なら含めてよく、非常勤職員は含められません。この扱いは、厚生労働省の「運営基準等に係るQ&A」で示されています。

判断の分かれ目になるのが、常勤換算で使う「勤務延時間数」の定義です。

これは勤務表の上で、サービス提供に従事する時間、またはその準備等を行う時間として明確に位置づけられている時間の合計を指します。非常勤職員が有給を取った日は、勤務表の上でサービス提供に従事していません。だから合計に足せない、という考え方です。

一方、常勤職員には別の取り扱いが定められています。同Q&Aには「その期間が暦月で１月を超えるものでない限り、常勤の従業者として勤務したものとして取り扱うものとする。」と記載があります。有給で数日休んでも、常勤として1のままカウントできるということです。

参考：厚生労働省 常勤換算方法により算定される従業者の休暇等の取扱い

 
注意したいのは、常勤職員であっても、休暇の期間が暦月で1か月を超えると対象から外れる点です。

産前産後休業や育児休業のような長期の休みは、常勤としてカウントし続けることはできません。年に数日の有給と、数か月にわたる休業とでは、扱いがまったく違うと覚えておくと迷いにくくなります。

その他、常勤換算について

常勤換算の計算方法については、有給や出張の取り扱いの他に、育児や介護で時短勤務になる場合での取り扱いも注意が必要です。

次に、常勤職員が育児・介護で時短勤務になった場合の取り扱いについて解説します。

常勤職員が育児や介護で時短勤務になる場合

育児・介護休業法において、短時間勤務制度があります。この制度は、育児や介護を行う従業者が希望すれば、1日6時間以下の労働に短縮できるものです。

参考：厚生労働省 育児・介護休業法のあらまし

例えば、所定労働時間を週40時間と定めている事業所だと、

1日6時間労働×5日＝30時間/週

と、常勤として取り扱うことができなくなってしまいます。

ですが、令和3年度介護報酬改定において、育児・介護による短時間勤務制度を利用する場合、30時間以上の勤務であっても常勤として算定可能です。

参考：厚生労働省老健局 令和３年度介護報酬改定に関するＱ＆Ａ（Vol.１）（令和３年３月１９日）

育児・介護などで就業を続けられなくなることは、その職員だけではなく事業所にとっても大きな影響を及ぼします。

管理者や施設経営者が育児・介護における就業について理解することで、職員がより安心して仕事を続けられることでしょう。

時短勤務制度に関して詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

常勤換算の有給の扱いを間違えるとどうなる？

有給の扱いを取り違えると、常勤換算数そのものがズレてしまいます。実際に働いている人数は変わらないのに、書類上の数字だけが動く。これが厄介なところです。

常勤換算数は、人員配置基準を満たしているかどうかの判定にそのまま使われます。数字がズレれば、基準を満たしているつもりで満たしていなかった、という事態が起こり得ます。そして人員基準違反となれば、事業所には罰則が科されます。

常勤換算を正しく把握することは、単なる事務作業ではありません。ご利用者の生活と、現場で働く職員を守ることにつながります。

この章では、有給の扱いを誤ると数字がどう動くのか、違反した場合にどのような罰則があるのか、そして日々の業務のなかで正しく把握し続けるにはどうすればよいのかを順に見ていきます。

有給の扱いを誤ると常勤換算数がズレる

有給の扱いを誤ると、常勤換算数は実態より大きくも小さくもなります。方向を決めるのは、その職員が常勤か非
常勤かです。

多いのは、非常勤職員の有給を勤務時間に足してしまうケースです。先ほどの例に登場したCさん（パート・週20時間）で考えてみましょう。所定労働時間が週40時間の事業所なので、本来の常勤換算は0.5です。

ところが、Cさんが有給を1日取得した週に、有給分の8時間を加えて28時間として計算するとどうなるか。

0.5だったはずの数字が0.7に膨らみます。職員1人でこの差です。非常勤の方が複数いる事業所なら、ズレは積み上がっていきます。書類上は基準を満たしているのに、実際の現場は人手が足りていない。そんな状態が生まれてしまいます。

逆のパターンもあります。常勤職員の有給を「休んだ日だから」と勤務時間から除いてしまうと、本来1とカウントできるはずの数字が0.8などに下がります。こちらは基準を満たしているのに満たしていないように見えてしまうため、必要のない人員補充を検討することにもなりかねません。

常勤は含める、非常勤は含めない。この原則を勤務形態一覧表に反映できているか、月に一度は見直しておくと安心です。

人員基準に違反しているとどういう罰則があるのか？

非常勤職員の有給を勤務時間に含めて計算していた。その結果、常勤換算数が実態より大きく出ていて、気づかないうちに人員配置基準を割っていた。こうしたケースでは、事業所に罰則が科されます。

人員基準に違反した場合、以下の罰則があります。

怖いのは、違反していること自体に気づけない点です。有給の扱いを誤った計算表を毎月そのまま提出していれば、書類上はずっと基準を満たしているように見えます。運営指導で指摘されて初めて発覚し、遡って介護報酬の返還を求められる。最悪の場合は指定取消にまで至ります。

知らなかった、気づかなかったでは済まされません。有給や出張の扱いを含めて、常勤換算の考え方を正しく押さえておきましょう。

常勤換算を正しく把握するためには？

では、日々の業務のなかで常勤換算を正しく把握し続けるには、どうすればよいのでしょうか。方法としては、以下の2つが挙げられます。

1つ目は、常勤・非常勤職員の勤務状況をExcelで管理し、それぞれの常勤換算を計算する方法です。事業所の人員配置基準に合わせて自身でシートを作成するほか、厚生労働省が公開している常勤換算シートを使う手もあります。

参考：厚生労働省 常勤換算シート（ファイルへの直リンク）

ただし、有給や出張が発生するたびに、常勤か非常勤かを見ながら手作業で入力し直す必要があります。職員数が増えるほど、入力漏れや計算ミスのリスクは高まります。

2つ目は、自動シフト作成ソフトを活用する方法です。職種や人数、常勤・非常勤の情報管理が簡単に行えるだけでなく、自動でシフトを作成してくれたり、運営指導で必要な勤務形態一覧表をすぐに作成できたりする機能が備わっているソフトもあります。

有給の扱いに毎月頭を悩ませることなく、数字を確認できる。シフト作成の負担軽減とあわせて、常勤換算を正しく把握するうえでも有用な選択肢です。

介護業界向けシフト管理ソフトやアプリについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

まとめ

介護における常勤換算の計算方法や、有給や出張での常勤・非常勤の取り扱い方法について解説しました。

初めて介護事業所の管理者になった人にとって、常勤換算はなかなか聞きなれない言葉です。しかし、常勤換算を正しく把握し、有給や出張などの取り扱いを正しく理解しておかなければ、適切な事業所運営ができません。

ただし、管理者や施設運営をされている皆さんは、他の業務にも取り組まなければなりません。今回ご紹介した介護業界向け自動シフト作成ソフトなどを活用し、少しでも負担を減らしましょう。

この記事を読んで、より効率良く事業所を運営する一助になれば幸いです。