【教えて！】介護業務改善・アイデア出しのポイントを解説！ICT化で解決できる課題も紹介

介護現場で業務改善が求められる背景

介護現場において、業務改善・効率化が強く求められています。その理由は、主に以下の2つです。

それぞれについて解説します。

理由1：介護業界の人手不足

1つ目の理由は、介護業界の人手不足が深刻化していることです。

そもそも介護業界に入職する人が少ない、もしくは介護業界に入職しても人間関係や身体的・精神的負担から離職してしまうケースが多く見られます。

2024年（令和6年）7月に厚生労働省が公表した『第９期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について』では、下図のように介護職員が不足すると試算されているのです。

出典：厚生労働省『別紙１　第９期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について』

2026年（令和8年）度には約25万人、2040年（令和22年度）には約57万人不足するといわれています。そのため、介護施設・事業所においては「入職したいと思える職場」と「働きやすい職場」を同時に取り組む必要があるのです。

介護現場で業務改善に取り組むことは、働きやすい職場作りの大切な要素となります。

理由2：高齢化による介護の需要増加

2つ目の理由は、高齢化により介護の需要が増加していることです。

介護保険が開始された2000年（平成12年）と比較すると、2022年（令和4年）末時点で、要支援・要介護認定者はおよそ2.7倍となっています。

出典：厚生労働省『 令和４年度　介護保険事業状況報告』

介護の働き手は不足しているにもかかわらず、年々介護ニーズは高まってきているのが現状です。「人がいないからできない」ではなく、少ない人員でもサービスの質を落とさず、効率的に業務を行うことが求められているのです。

介護業務改善・アイデア出しのポイント

介護現場における具体的な業務改善・アイデア出しのポイントは、以下6つのステップです。

それぞれのステップを確認し、一歩ずつ進めていきましょう。

業務改善チームを作る（担当者を決める）

まず、施設・事業所全体の業務を改善するために、業務改善チームを作ります。主なメンバーは、以下のような役職の方々です。

もちろん、業務改善・効率化に向けて、現場で働く職員から協力を得る必要があります。ただし、すべての介護職員が参画してしまうと意見が多くなりすぎてしまい、収拾がつかなくなることも考えられます。

そのため、全体的な業務改善の方針決定は経営層や施設長レベルで行い、現場レベルでの具体的な改善案の計画・実行はリーダーを中心とすることが重要です。

業務の棚卸をする

チームが結成されたら、業務の棚卸を行いましょう。業務の棚卸における流れは、以下のとおりです。

介護現場では、ご利用者への介助といった直接的なケアを中心にタイムスケジュールを組む必要があります。しかし、間接的な業務が積み重なった状態だと、直接的なケアができない・減らさないといけない状況となってしまい、介護サービスの質が低下しかねません。

まずは現場の中で「ムダだ」「もう少し負担が減ればいい」という業務を挙げてもらうことが重要です。

介護業務の課題を洗い出す

業務の棚卸が完了したら、それぞれの業務の課題を洗い出しましょう。

課題を洗い出すとき、「3M」を意識した業務フローの見直しが大切です。「3M」とは、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つを見つけることであり、それらを解消していくことが求められます。

出典：厚生労働省老健局 『より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）』P.13

これら3つの視点は、現場業務をこなしながらでは、なかなか気づけないことが多くあります。とくに、勤務年数が長い職員だと「もともとこうしていた」「自分もやってるから」などの気持ちが出てきてしまい、改善の余地をなくしてしまいます。

今行っている業務を「なぜ？」「どうして？」という視点で見つめ直し、改めて課題を洗い出しましょう。

介護業務改善のアイデア出しをする

業務課題の洗い出しが終わったら、具体的に改善のためにアイデアをどんどん出していきましょう。

アイデア出し方法の具体例は、以下のとおりです。

アイデア出しを行うとき、時間・期限を設定してから行うようにしましょう。なかなかみんなの前で意見が出せない・言えない職員がいる場合は、匿名でのアンケートを活用するなど、極力施設・事業所にかかわる職員の意見を募集することが重要です。

改善したい業務課題に優先順位をつける

アイデアが集まったら、改善したい業務課題に優先順位をつけます。

いろいろなアイデアが集まったのはよいものの、何から手をつけていいのかわからなくなってしまいます。また、アイデアの集計で時間がかかり、実行までに多くの時間をかけてしまう可能性もあります。

実行される様子が見られないと、職員が「あれだけアンケートやミーティングしたのに、何も業務改善の話が進まない」と不信感を持つ危険性が考えられます。そうなると後日、実際に業務改善に取り組むときに協力を得にくくなってくるかもしれません。

優先順位をつけるときには、以下のポイントをおさえておきましょう。

優先順位をつけるときでも、様々なことを考えてしまい進まないこともあります。まずは、優先順位をつけて「やってみる」という意識をもつことが重要です。

取り組みを行う際には、継続しやすい改善策を優先するようにしましょう。たとえば、「介護職員の配置を増やす」といった改善策だと、新しい職員が入職→指導→独り立ちまでかなりの時間を要します。

現在の業務を見直す、ということを意識しながら優先順位をつけていくことが大切です。

また、優先順位をつけた理由を文字にしておくことも必要です。職員の中には、

と、感じる職員もいる可能性があります。業務改善チームの中でも優先順位をつけた理由を明確にし、軸をぶらさないためにも明文化しておくことが重要です。

実行計画を立て業務改善を実行・評価する

優先順位をつけたら、実際に業務改善方法を実行しましょう。

主にチームのリーダー・主任が中心となり、取り組みながら試行錯誤していくことになります。成功のポイントは、まずは小さな成功を積み重ね、少しずつ大きな改善につながっていくような計画を立てることです。こうすることにより、職場全体が業務改善の効果を実感し、より取り組みに積極的になっていくでしょう。

また、計画を立てる段階で、評価軸を具体的にしておきましょう。うまくいった点や失敗した点を整理できるようにすると、計画の練り直し・改善策をスムーズに行えます。

介護業務改善の主な方法

介護業務の改善方法は、主に以下4つの環境や様式を整備・工夫する必要があります。

それぞれについて解説します。

職場環境の整備

1つ目は、現場職員が安全に、そして効率的に業務を行えるよう職場環境を整えることです。職場環境の整備を達成するためには、「5S」の徹底・繰り返しが求められます。

出典：厚生労働省老健局 『より良い職場・サービスのために今日からできること（業務改善の手引き）』P.12

整理整頓や清潔保持を習慣化することで、ご利用者の安全性が確保されるだけでなく、職員の働きやすい環境作りに役立ちます。

記録・報告様式の工夫

2つ目は、記録や報告様式を工夫する方法です。記録・報告様式を工夫することで、ご利用者への直接的ケアへより多くの時間を使えます。

たとえば、介護現場では具体的に以下のような記録の「ムダ」が見られます。

とくに、記録や報告書の様式が一律になっていないと、記入する職員が混乱してしまうだけでなく、その書類をチェック・管理するリーダーや管理職の負担も増えてしまうのです。

後述する「情報共有の工夫」や「ICTツールの導入・デジタル化」を踏まえ、記録の電子化も検討しましょう。介護記録ソフトの重要性や必要性については、以下の記事もあわせてご覧ください。

情報共有の工夫

3つ目は、情報共有方法を工夫することです。誰に、いつ、どのように情報を共有するかが重要であることはもちろん、多くの情報をリアルタイムに職員と共有できることで、ご利用者のケアへと還元されます。

これまで口頭や書面といった「オフライン」での共有がメインでしたが、現在注目されているのはチャットツールなどの「オンライン」での情報共有方法です。その場にいなくても写真や動画を送ることで、状況がわかり事故防止や安全確保につながります。

オンライン会議やチャットツールのメリット・デメリット、主な種類については、以下の記事もチェックしてください。

ICTツールの導入・デジタル化

4つ目は、ICTツールやデジタル機器の導入・利活用を推進することです。先述した記録や情報共有において、ICTツールの導入・利活用は、人材不足の手助けとなるだけでなく業務効率化などのメリットにつながります。

もちろん介護ロボットなど大がかりな機器の導入には、費用面でのコストや使い方の指導の時間コストもかかります。たとえば、以下のような機器活用もICT化のひとつです。

介護施設におけるICT化の概要や導入メリット・デメリットについてさらに知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

ICT化で介護業務改善できる例

介護現場の業務改善には、ICT機器の導入・利活用といったデジタル化はかかせません。しかし、具体的にどのような機器を導入すればよいかわからない施設や事業所は多くあります。

次に、以下5つのICT機器の導入効果や業務改善例について解説します。

施設・事業所の悩みや課題とあわせて、機器導入を検討しましょう。

介護記録アプリ・ソフト導入による改善例

介護記録アプリ・ソフトは、記録業務をより効率的に管理しやすくするICT機器です。記録に関する悩み・課題やソフト導入による主な効果は、下表のとおりです。

よくある悩み・現場における課題	期待できる効果
・記録業務に時間がかかる ・職員により記録の質が異なる ・紙媒体により管理が煩雑	・記録業務の時間的コストが軽減される ・記録の質が向上・一定になる ・データや写真で管理しやすい

 

介護記録ソフトによるメリット・デメリット、導入におけるポイントについて詳しく知りたい方は、以下の記事もチェックしてください。

インカム導入による改善例

介護施設におけるインカムは、離れていても職員同士ですぐに情報共有できる通信機器です。情報共有に関する悩み・課題やインカム導入による主な効果は、下表のとおりです。

よくある悩み・現場における課題	期待できる効果
・担当者やリーダーに報告するときに、探し回っている ・フロアにいる職員全員へすぐ指示したいが、タイムラグが発生する ・他職種が別のところにいて、すぐ連携できない	・1対複数人での情報共有が可能 ・ご利用者の緊急対応時、すぐ連携できる ・（機器によって）ハンズフリーでの通話が可能なため、他業務を行いながらの情報共有ができる

 

介護施設におけるインカム導入のメリット・デメリットや、導入時の補助金について知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

見守りセンサー導入による改善例

見守りセンサーとは、ご利用者の動きを検知し介護者が遠隔で確認できる機器のことをいいます。主に夜間での見守りなどに関する悩み・課題やセンサー導入による主な効果は、下表のとおりです。

よくある悩み・現場における課題	期待できる効果
・夜間巡視に多くの時間をとられている ・訪室したことでご利用者を起こしてしまい、対応しなければならなくなった ・ご利用者が転倒していたが、発見に時間がかかった	・訪室しなくてもご利用者の状態がわかる ・各部屋へ行き来する時間を減らし、介護職員（夜勤職員）の負担を軽減する ・異常があった場合検知するため、転倒防止や早期発見につながる

 

見守りセンサー・眠りスキャンの特徴や負担軽減効果について詳しく知りたい方は、以下の記事もチェックしてください。

シフト作成ソフト導入による改善例

シフト作成ソフトとは、介護職員の状況にあわせて自動でシフトを作成してくれるソフトです。

シフト作成に関する悩み・課題やセンサー導入による主な効果は、下表のとおりです。

よくある悩み・現場における課題	期待できる効果
・シフト作成にかなりの時間が必要 ・人員配置基準も考慮して組まなければならない ・シフト作成者の負担が大きい	・シフト作成時間を大幅に減らせる ・人員配置のミスを防止できる ・シフト作成者のさまざまな負担を軽減できる

 

シフト作成ソフトの導入メリットや、選ぶときのポイントについて知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

勤怠管理・給与計算システム導入による改善例

勤怠管理・給与計算システムとは、介護職員の複雑な勤怠や給与を管理するシステムのことをいいます。勤怠管理や給与計算に関する悩み・課題やシステム導入による主な効果は、下表のとおりです。

よくある悩み・現場における課題	期待できる効果
・タイムカードや出勤簿の管理・集計が大変 ・常勤や非常勤など、多種多様な勤務形態があり、給与計算が煩雑	・タイムカードにおける不正や打刻ミスを防止できる ・多様な勤務形態も簡単に管理できる ・事務作業やそれに伴う人件費を軽減できる

 

働き方改革の推進に伴う、勤怠管理システムの機能や導入するメリット・デメリットについて知りたい方は、以下の記事もチェックしてください。

介護業務改善で得られる効果・メリット

介護業務を改善することで、主に4つの効果やメリットが期待できます。

それぞれの効果・メリットについて解説します。

介護職員の負担が減る

まず、業務改善を行うことで、現場で働く介護職員の負担が減らせます。これまでしてきた「ムリ・ムダ・ムラ」のある業務を見直せると、余裕をもって働くことができるのです。

負担のない職場環境は、後述する「コミュニケーションの活性化」や「介護サービスの質向上」につながります。

コミュニケーションが活性化する

介護職員の負担が減ることで、ムダをなくした分、職員間でのコミュニケーションが活性化します。ご利用者にかかわる内容や施設・事業所で働いていて感じることを、時間や心に余裕をもった状態で話せる環境を構築できるのです。

コミュニケーションを活性化させることで、より職場環境・業務の改善につながり、人間関係も良好に保てます。

介護サービスの質向上につながる

業務改善により、間接的業務の負担軽減やコミュニケーションの活性化ができると、直接的な介護サービスの質向上につながります。これまでなかなか携われていなかったケアも、業務改善による時間的・精神的余裕をもてることで、ご利用者に還元されるのです。

さらに、記録ソフトやインカムの利活用により、ご利用者の安全や安心にも役立ちます。業務改善の推進は、現場で働く職員だけでなく、その場で生活しているご利用者へも効果が期待できるでしょう。

職員の定着率向上につながる

ご利用者が過ごしやすい環境、介護職員が働きやすい環境を整備することで、職員の定着率向上につながります。経営・運営側は、人材採用から定着までさまざまなコストを考慮する必要があります。

上記コストは、時間や費用面の負担だけでなく、現場職員の負担にもつながるのです。業務改善により職員の定着率が向上する、つまり離職率が低下すると人材確保にかかわるコストを削減できます。

介護業務改善の目的を施設全体で理解して取り組むことが重要

介護業界における業務改善は、現場・経営層のどちらか一方だけで推進するものではありません。双方のメリットを理解したうえで、施設全体で業務改善の目的を共有し取り組むことが重要です。

業務改善におけるそれぞれの目的は、主に下表のような内容が挙げられます。

	経営層・管理者	リーダー・現場職員
目的・メリット	・人材確保にかかわるコスト削減 ・介護サービスの質向上 ・施設や事業所の稼働率安定、向上	・残業や休日出勤の負担軽減 ・直接的なケアの時間増加 ・余裕をもてる働きやすい職場作り

 

業務改善計画を実行する中で、思うように成果が得られず「本当に改善できるのか」と不安に感じることもあるかもしれません。業務改善に取り組むときは、改めて施設全体で目的を共有していくことが大切です。特に経営層が業務改善にコミットし、現場と対話を続けながら改善に継続して取り組むことが成功には欠かせません。

まとめ

介護業界を取り巻くさまざまな変化により、施設・事業所で業務改善を推進することは急務となっています。人手不足による業務負荷の軽減、職員から選ばれる職場づくりのためにも重要ですし、これからは介護施設のICT化が加算に関しても大きくかかわってくるでしょう。

しかし、やみくもに業務改善を行おうとすると、かえって職員の負担が増えてしまったり、現場の混乱を招いたりすることがあるのです。まずは介護現場における課題を明確にし、少しずつアイデアを出しながら一歩ずつ着実に進めていきましょう。

この記事の執筆者	しょーそん 保有資格：介護福祉士　認知症実践者研修 修了　認知症管理者研修 修了　認知症実践リーダー研修 修了 グループホームに11年勤務し、リーダーや管理者を経験。 現場業務をしながら職員教育・請求業務、現場の記録システム管理などを行う。 現在は介護事務の仕事をしながら介護・福祉系ライターとしても活動中。